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Gestion des archives à Saint-Fargeau-Ponthierry
Pourquoi le stockage de documents est-il si important ?
Du papier, encore du papier… A quoi bon ? Est-ce vraiment utile ? Puis-je me débarrasser de ces papiers encombrants une bonne fois pour toute ?
Voici trois bonnes raisons de ne pas le faire :
Premièrement, vos documents sont utiles au quotidien.
Ne consultez-vous pas quotidiennement un contrat client, une facture fournisseur ou une note concernant un projet ?
Tous ces documents sont issus de vos archives. Non concédons que certains éléments sont plus susceptibles d’être consultés régulièrement. Il est donc important de les identifier et de les gérer efficacement.
Cependant, prendriez-vous le risque de vous séparer des autres documents qui pourraient, un jour, vous permettre de décrocher un nouveau contrat ou de vous sortir d’une impasse judiciaire ?
Si la transition numérique suppose désormais d’envoyer ses factures client par voie électronique, il est de plus en plus courant d’utiliser la dématérialisation pour de nombreux documents d’entreprise. Pourtant, la transition numérique contraint les entrepreneurs, notamment en termes de formats à adopter.
Cela nous amène à notre deuxième point : un document d’archives a pour mission de tracer une action réalisée par l’entreprise depuis à un instant T. Par extension, l’archivage est donc l’ensemble des justificatifs conservés par une entreprise depuis sa création.
Ces documents servent donc de preuves en faveur de l’organisme. Celles-ci peuvent être utilisées lors de procès ou litiges, ou à l’occasion d’un audit. En effet, lors du renouvellement d’une certification, l’auditeur demande à consulter les documents datés et officiels démontrant les actions de votre entreprise concernant une « non-conformité » passée, l’entretien d’une machine ou la visite qualité d’un chantier.
Bien que cela soit vrai dans tous les secteurs d’activités, certaines activités sont particulièrement concernées par l’utilisation d’archives comme preuve. Nous gérons par exemple des archives sensibles et échantillons pour des industriels paramédicaux, hôpitaux, ou documents ministériels.
Parallèlement, la loi oblige les entreprises à conserver des documents officiels pendant une durée déterminée. Par exemple, la durée de conservation légale de dossiers d’avocat est de 5 ans. Notons que pour différentes raisons, l’avocat pourrait avoir l’utilité de conserver ses dossiers pendant une durée plus importante. Nous rappelons que vous avez le droit d’augmenter la durée de conservation des archives. Mais vous devez impérativement respecter à minima la durée légale de conservation.
Enfin, pour certaines entreprises (anciennes etc.), certains documents doivent être conservés car ils ont une valeur. Cette valeur peut être liée à leur ancienneté, à l’événement qu’ils relatent, ou bien même à la qualité du papier ou de la reliure utilisée.
REISSWOLF conserve par exemple des documents anciens (jusqu’à 300 ans) pour le compte de grandes maisons de champagne.

Trouver une entreprise d’archivage à Saint-Fargeau-Ponthierry (77)
Pourquoi les entreprises doivent-elles envisager la possibilité d’externaliser leurs archives ?
En confiant l’archivage de ses documents physiques à un tiers archiveur, l’entreprise se libère de nombreuses contraintes et en tire plusieurs bénéfices :
- Economies et tranquillité d’esprit
L’archivage représente un réel coût pour l’entreprise, en termes de surface et de temps perdus par les employés. Ce coût augmente d’année en année. En tant que professionnel de l’archivage, RESSWOLF assurera la conservation optimisée de tous les documents tout au long de leur cycle de vie, conformément au Règlement général sur la protection des données.
- Développement de l’entreprise
Archiver en interne, cela revient à mobiliser vos espaces et ressources pour un travail qui ne correspond pas à votre cœur de métier. Déchargez vos salariés de l’archivage, et améliorez leur productivité. Videz vos locaux de vos archives, et recrutez de nouveaux agents !
- Sécurité renforcée des données
L’externalisation du stockage des documents permet d’améliorer considérablement la sécurité du stockage des documents, que ce soit physiquement (protection contre les incendies, infiltration d’eau, moisissures et parasites) ou intellectuellement (confidentialité des informations, gestion des accès, traçabilité etc.).
En conclusion, l’archivage de vos documents est essentiel, voir vital pour votre entreprise. En partant de ce constat, il est important de faire le bon choix pour archiver efficacement, et c’est dans ce cadre que REISSWOLF intervient, pour vous conseiller et vous accompagner.
Et cerise sur le gâteau, nous sommes présents à Saint Fargeau Ponthierry !
Bon à savoir sur Saint-Fargeau-Ponthierry (77)
Saint-Fargeau-Ponthierry est une ville de Seine-et-Marne baignée par la Seine, de Ponthierry au hameau de Saint-Fargeau, en région Île-de-France.
Située à la limite du département de l’Essonne, la commune représente une « porte d’accès » au parc naturel régional du Gâtinais français.
Saint-Fargeau-Ponthierry a une population de 14 122 habitants, appelés les Thierrypontains, Thierrypontaines ou les Féréopontains, les Féréopontaines.
Economie de la ville
Quoique d’aspect rural et authentique, les 1 795 entreprises qui ont élu domicile à Saint-Fargeau Ponthierry en font une ville dynamique.
C’est un emplacement idéal pour REISSWOLF car cette ville nous permet de proposer des solutions de proximité aux entreprises du sud de la Seine Marne et de l’Essonne tout en proposant un véritable confort d’accueil ! Venez nous rencontrer et profiter de cette ville très agréable.

Archivage à Saint-Fargeau-Ponthierry : obtenir un devis sur mesure
L’externalisation est une stratégie incomparable qui permet aux entreprises de se consacrer à leurs besoins essentiels et de mieux servir leurs clients. C’est aussi un moyen efficace de construire une culture capable de s’adapter au changement en un instant. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises examinent leurs opérations en profondeur pour comprendre leurs véritables compétences de base et déterminer les processus à externaliser pour devenir plus efficaces.
REISSWOLF Saint-Fargeau Ponthierry propose une solution d’archivage, pour une gestion efficace de vos archives avec des prestations personnalisables selon vos besoins. Cela peut être idéal si votre entreprise est sous pression pour réduire les coûts. Externaliser vos archives, c’est une opportunité de réduire vos coûts et de favoriser votre développement.

Faites confiances à notre équipe, nous nous engageons à préserver vos archives et à garantir leur sécurité.
Nous vous accompagnons vers une gestion moderne, en fonction de vos besoins vous aurez accès à tous nos services : Conseils et audits, numérisation, transfert, dépoussiérage et récolement. De plus, en cas de déménagement d’archives, nous vous garantissons un acheminement d’un point A à un point B, dans les meilleures conditions pour vos documents papier.

Un fonds d’archives est un ensemble de documents qu’un organisme public, une entreprise, ou une organisation produit ou reçoit dans le cadre de son activité et qu’elle stocke et conserve sur un support physique ou numérique. Le fonds documentaire est caractérisé par deux éléments. Les documents ont une origine commune et font preuve d’un classement […]

La connaissance de la réglementation concernant la conservation des documents bancaires dans un contexte de gestion des finances personnelles et professionnelles est indispensable. Ces règles s’appliquent à toute personne ou entreprise qui dispose d’un compte bancaire. Les documents de la banque, comme les relevés de compte, ont une durée de vie fixée par la loi, […]

Un plan de classement fait référence à un système de classification des documents archivés. Ce type de plan permet d’organiser, de structurer et de classer les documents d’archives pour une meilleure connaissance et une meilleure gestion. Le plan de classement permet de classifier et de retrouver facilement les archives courantes et intermédiaires. Pour ce qui […]

Avant de divulguer les solutions pour classer et archiver ses documents, comprendre pourquoi cette pratique est importante est indispensable. Classer et archiver ses documents personnels et professionnels est obligatoire pendant 1 à 10 ans, selon la nature de celui-ci. Archiver des documents officiels dans un espace sécurisé est essentiel, qu’il s’agisse de factures, de papiers […]





