Obligation est faite à toutes les entreprises de conserver les archives relatives à leur activité. Le délai légal de conservation des documents selon leur nature varie de 3 à 30 ans. La grande majorité des sociétés ont recours à de l’archivage interne. Très peu nombreuses sont celles qui évaluent les coûts de gestion des archives internalisées, et se posent la question du recours à l’externalisation de l’archivage.

Au fait combien ça coûte la gestion des archives en interne ? Notre outil de calcul vous permet de faire le point.

Les coûts relatifs au stockage des archives

Que vous soyez locataire ou propriétaires de vos locaux professionnels, il convient de prendre en compte les frais engendrés par l’espace dévolu aux archives. Ce coût prend en compte bien entendu le prix au mètre carré, en incluant le volume nécessaire à l’augmentation du volume de documents années après années. A cela il faut également ajouter les autres dépenses de fonctionnement et de structure tels que électricité, assurance, gardiennage éventuel, frais d’entretien et de nettoyage…). Quoi qu’il en soit, les études s’accordent pour déterminer le coût du seul stockage des archives dans une fourchette de 10 à 25% du coût total de gestion des archives en interne.

Coûts matériels

Aux frais de conservation et de stockage physique des archives, il faut ajouter les dépenses en matériel. Entre autres scanners, photocopieurs, broyeurs ou incinérateurs, fournitures d’archivages constituent des coûts additionnels. Pour l’entreposage des archives il faut prévoir des armoires et du matériel de rayonnage dédié.

Les frais et charges de personnel

Ce poste est insuffisamment pris en compte par les entreprises. le coût global de l’archivage interne doit tenir compte du temps passé par les collaborateurs de l’entreprise à classer, chercher et exploiter les archives. Dans nombre de structures il faut additionner le temps perdu et les pertes d’efficacité lorsque le classement et l’indexation n’ont pas été correctement réalisés. Autre facteur de gaspillage, les documents perdus ou les archives dont on ne retrouve pas de trace suite au départ d’un collaborateur ou à un emprunt qui n’a pas été suivi de la remise des documents dans la salle d’archives.

Les risques d’internalisation des archives ont aussi un coût

Le risque lié à une gestion défaillante de l’archivage en interne est multiple. La perte de documents dont le caractère légal de conservation est avéré peut engendrer des coûts juridiques, une absence de preuve en cas de litiges commerciaux. La mauvaise gestion du classement des archives fait ainsi peser trois principales menaces :

• un risque matériel consécutif à un accident ou à une catastrophe naturelle, inondation, feu par exemple. A cela il faut rajouter les potentielles pertes de document lors de déménagement ou encore les actions de malveillance
• une menace d’ordre réglementaire pour non fourniture de documents légaux
• un risque vis-à-vis de la relation commerciale avec vos clients par manque de réactivité

Externalisation des archives : Sécurité et Productivité

Longtemps les entreprises se sont montrés réticentes quant à confier leurs archives à des prestataires externe. Depuis le milieu des années 2000 les pratiques ont fortement évoluées. En 2006, Vincent Hochard, directeur commercial chez IBM affirmait dans une conférence de l’Atelier BNP Paribas « Un document coûte 20 euros à classer, 120 euros à retrouver s’il est mal classé tandis que 35% des dossiers ne sont jamais retrouvés… « 

Aujourd’hui à l’heure du RGPD et de la numérisation croissante des documents dans les entreprises, la solution d’Externalisation des Archives permet à offre des avantages déterminant :

• Gain de productivité en dégageant les collaborateurs des tâches de gestion d’archives qui ne servent pas l’activité de l’entreprise
• Minimiser les risques juridiques, physiques liés à la destruction ou perte de documents
• Garantir un stockage sécurisé et confidentiel des archives dans des espaces dédiés adaptés à la conservation des archives
• Optimiser le cycle de l’archivage des entreprises en organisant la destruction des archives conformément à leur durée légale de conservation
• Permettre une consultation rapide et efficace des documents grâce à l’indexation et à la numérisation

Au final le coût de l’externalisation s’avère moindre que celui de gérer ses archives en interne. Si on considère le coût potentiel liés aux risques, passer par un prestataire d’archivage apparaît comme la solution la plus évidente et rationnelle.