Fonds d’archives : c’est quoi ?
Un fonds d’archives est un ensemble de documents qu’un organisme public, une entreprise, ou une organisation produit ou reçoit dans le cadre de son activité et qu’elle stocke et conserve sur un support physique ou numérique. Le fonds documentaire est caractérisé par deux éléments. Les documents ont une origine commune et font preuve d’un classement et d’un archivage soigné et strict. L’archivage est une tâche chronophage qui peut être confiée à un expert dans le domaine. Les entreprises spécialisées dans la gestion des archives permettent de disposer d’une bonne organisation documentaire de la structure. De même, elles veillent au respect de la législation et des normes d’archivage.

Méthode de construction et d’organisation d’un fonds d’archives
Le fonds d’archives se construit seul et de manière naturelle. Sa méthode de construction se fait par le stockage régulier des documents. Néanmoins, il faut procéder à un récolement pour la structurer et l’organiser efficacement. Pour construire et organiser un fonds documentaire, quelques étapes sont à respecter :
- Évaluer les documents pour déterminer leur pertinence (obligation ou non de les garder pour une utilisation future ou pour le respect de la durée légale de conservation des documents, élimination des documents en doublon, des documents inutiles, etc.) ;
- Trier les documents par sujet ou par catégorie après leur conservation ;
- Indexer les documents au fonds en suivant des règles archivistes et des conditions de nommage. Les métadonnées doivent être claires et précises pour cet ensemble de documents produits ou reçus (titre, noms des individus concernés, date de création du document, sujet et autres) ;
- Classer les documents par contexte et contenu ;
- Conserver les documents du fonds d’archives dans un endroit sûr, sécurisé et accessible. Il ne faut pas que les documents archivés soient détériorés et altérés par l’eau, le feu, les nuisibles et le temps. Une conservation à l’abri du vol et des pertes est nécessaire également ;
- Donner une accessibilité des documents aux utilisateurs qui en ont besoin. L’accès ne doit être donné qu’aux personnes autorisées. L’entreprise, l’organisme public ou l’association doit disposer d’un système de gestion des archives capable de prendre en charge l’autorisation des accès ;
- Mettre à jour le fonds d’archives en respectant les règles de classement. Un fond d’archive fait référence à un écosystème qui bouge en permanence, celui-ci ne reste jamais figé. En effet, certains documents sont éliminés au fil du temps, alors que d’autres archives sont créées régulièrement.
Pourquoi est-il important de disposer d’un fonds documentaire ?
Il est important de disposer d’un fonds documentaire pour plusieurs raisons. Le fond documentaire est essentiel pour les entreprises, les associations et les organismes publics pour des questions juridiques, organisationnelles et historiques. Étant donné que de nombreux documents doivent être conservés au format original pendant 1 an à 10 ans, avoir un fonds bien structuré est essentiel pour être conforme aux obligations légales. Un fonds d’archives présente l’avantage de pouvoir retrouver un documentaire plus facilement et rapidement lorsque l’on en a besoin. Par conséquent, cela permet à la structure d’être mieux gérée, que ce soit en termes stratégiques ou financiers. Enfin, de nombreuses archives ont une importance patrimoniale. Ce type de document est à conserver à vie. De ce fait, la structure doit les conserver de manière optimale dans le fonds d’archives. Posséder un local d’archives adapté est nécessaire, tout comme un personnel formé à la gestion documentaire et des outils spécifiques. Pour externaliser son fonds documentaire, la meilleure solution est de confier cette tâche à un tiers archiveur. Ce professionnel est la personne la plus apte à gérer l’ensemble des documents reçus ou produits par une structure.
Fonds privés, fonds publics, fonds associés, fonds clos et fonds ouverts : les différents types de fonds documentaires
Plusieurs types de fonds documentaires existent. Les fonds que l’on distingue sont les suivants :
- Fonds privés : fonds qui appartiennent aux structures privées (individus, personnes, entreprises, associations, syndicats, partis politiques) ;
- Fonds publics : fonds qui appartiennent aux organismes de droit public ;
- Fonds associés : fonds qui appartiennent aux organismes administratifs (établissements scolaires, municipalités) ;
- Fonds ouverts : fonds qui continue d’augmenter ;
- Fonds clos : fonds qui a arrêté de s’accroître à cause de la disparition de son producteur.
Comment utiliser et accéder aux fonds documentaires ?
Les conditions d’utilisation et d’accès aux fonds documentaires dépendent du type de structure concernée. Par exemple, les fonds d’archives privés sont encadrés par une réglementation sur la communicabilité. Pour utiliser et accéder aux fonds documentaires, il faut donc se référer aux dispositions contractuelles fixées par l’organisme privé, ces dernières pouvant être différentes en fonction des données en lien avec le RGPD ou des droits d’auteur. En revanche, toute personne est autorisée à consulter les archives d’un organisme public, grâce au droit constitutionnel. Toutefois, l’accès au fonds d’archives et ses modalités sont encadrés par la loi.

Fonds d’archives, politique d’archivage et plan de classement
Comme vous avez pu le constater, un fonds d’archives provient d’une accumulation de documents. Ces documents accumulés doivent faire preuve d’une bonne gestion. Il faut gérer ces documents par une politique d’archivage, afin que le plan devienne homogène et organique. Pour y parvenir, un plan de classement qui hiérarchise les documents est nécessaire. Le plan de classement se hiérarchise selon la date du document, son support (physique, papier ou dématérialisé) et sa technique de fabrication.
Quels sont les différents supports d’un fonds documentaire ?
Pour préserver le contenu informationnel des archives conservées, différents types de supports de fonds d’archives existent. Cependant, face aux risques d’incendie et aux atteintes du temps, ces supports peuvent être plus ou moins efficaces pour la conservation des documents accumulés. Les parchemins sont les supports de fonds documentaires les plus anciens de tous. Il s’agit d’un support à manipuler avec soin et qui se conserve difficilement. Nous retrouvons également le support papier, qui est aujourd’hui encore l’un des plus utilisés. Ce support de conservation est toutefois moins résistant que le parchemin. C’est un support d’archives qui présente un faible coût de fabrication. Enfin, il y a aussi le support numérique. Le stockage dématérialisé permet une conservation optimale des fonds d’archives et rend plus simples les transferts de données.
Quelles sont les différences entre fonds d’archives et collection d’archives ?
Il y a quelques différences entre fonds d’archives et collection d’archives. Un fonds de documents concerne l’intégralité des sources sur un thème donné. Pour celui-ci, même s’il n’y a plus de mise à jour du contenu informationnel, la conservation des documents est assurée. En revanche, la collection de documents désigne une sélection qui s’appuie sur un choix. Les documents produits ou reçus sont supprimés du fonds dès qu’on peut les remplacer.
Pourquoi faire appel à un professionnel pour la gestion de son fonds d’archives ?
Faire appel à un professionnel pour la gestion de son fonds d’archives offre une multitude d’avantages. Solliciter les services d’une entreprise spécialisée dans le stockage des archives permet aux entreprises, aux organismes publics et aux associations de se concentrer à 100 % sur leur cœur de métier. Les tiers archivistes disposent d’outils adaptés. Grâce à leurs connaissances, à leurs compétences et à leur savoir-faire, ces derniers peuvent proposer un archivage fiable et de qualité au sein du fonds de documents. De plus, il s’agit d’une solution de sécurité, étant donné que le professionnel est expert en archivage, ce qui signifie qu’il a une parfaite connaissance du délai légal de conservation de chaque type de document. Par conséquent, le spécialiste pourra conserver les documents archivés dans le fonds pendant les bonnes périodes et procéder à leur destruction en temps et en heure. Enfin, les entreprises d’archivage sont en possession d’infrastructures sécurisées (physiques ou numériques), ce qui garantit une conservation optimale du fonds d’archives.
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