Quels sont les documents bancaires à conserver ?
La connaissance de la réglementation concernant la conservation des documents bancaires dans un contexte de gestion des finances personnelles et professionnelles est indispensable. Ces règles s’appliquent à toute personne ou entreprise qui dispose d’un compte bancaire. Les documents de la banque, comme les relevés de compte, ont une durée de vie fixée par la loi, ils doivent donc être conservés pendant une certaine période. Il s’agit d’une obligation légale. Toutefois, avant d’entrer dans le vif du sujet sur la durée légale de conservation des documents bancaires, les principaux types doivent être identifiés. Les documents bancaires à conserver sont les suivants :
- Justificatifs de domiciliation bancaire ;
- Relevés de compte en banque ;
- Documentation d’information tarifaire ;
- Contrats ;
- Conditions générales ;
- Documents sur les moyens de paiement ;

1. Justificatifs de domiciliation bancaire
Les justificatifs de domiciliation bancaire sont des documents à conserver impérativement. Ces derniers prouvent que le titulaire du compte est domicilié chez la banque. Ce type de document doit être conservé, car il peut être demandé pour certaines démarches administratives.
2. Relevés de compte en banque
La conservation des relevés de compte en banque est importante. De tels documents permettent de récapituler les différentes opérations réalisées sur le compte bancaire au cours de chaque mois. De même, ils sont utiles pour le suivi et la vérification des entrées et des sorties d’argent sur le compte.
3. Documents d’information tarifaire
Les documents d’information tarifaire sont conçus pour la récapitulation des frais bancaires que le client paie à l’organisme. Il s’agit des frais que la banque facture à ses clients et qui sont directement prélevés sur le compte. Au sein de ces documents bancaires, nous retrouvons également les conditions en ce qui concerne les services et produits souscrits par le titulaire.
4. Documents sur les moyens de paiement
Les documents sur les moyens de paiement sont les bordereaux de remise de chèques, les chèques émis, les ordres de virement, les autorisations de prélèvement automatique et autres.
5. Contrats et conditions générales des comptes
Les contrats et les conditions générales des comptes font référence aux documents contractuels que le titulaire conclut avec l’organisme bancaire. Ces documents concernent la souscription d’un produit d’épargne, l’ouverture et la clôture d’un compte en banque, etc.) Leur conservation est importante pour certaines démarches administratives.
Quelle est la durée légale de conservation des documents bancaires pour les particuliers ?
La durée légale de conservation des documents bancaires pour les particuliers est influencée par leur nature, mais également par les dispositions comptables et fiscales. Le particulier doit conserver tout type de document bancaire pour justifier ses dépenses et ses revenus auprès des autorités compétentes lors d’un litige ou d’un contrôle. Pour chaque type de document, les durées de conservation varient entre 1 an et 5 ans. Il est conseillé de conserver les contrats et les conditions générales pendant toute la durée de la relation contractuelle ou pendant 5 ans, c’est-à-dire jusqu’à expiration du délai légal de prescription dans le cas d’un litige. Pour ce qui est des relevés de compte bancaire, la durée légale de conservation des documents est de 5 ans. À l’occasion d’un contrôle fiscal, ce document bancaire n’est plus valable après cette période. Aucune durée de conservation obligatoire n’est imposée pour les documents d’information tarifaire. Néanmoins, il est recommandé de les conserver jusqu’à ce que le client souscrive à un nouveau service ou produit. Cela lui permet d’avoir une meilleure vision des frais que la banque lui facture. Les justificatifs de domiciliation bancaire doivent être conservés le plus longtemps possible, et ce, jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires. Il convient de conserver les documents relatifs aux moyens de paiement entre 1 an et 5 ans. La durée légale de conservation des bordereaux de remise de chèques est de 5 ans. En revanche, il faut conserver les talons de chèque émis pendant 1 an. Enfin, concernant les documents liés à un prêt (souscription de crédit immobilier, de crédit consommation, de crédit voiture, etc.), ces derniers sont à conserver pendant toute la durée du remboursement. Ensuite, lorsque le prêt est soldé, le particulier doit garder ce document bancaire encore 2 ans. Cela lui donne la possibilité d’avoir un justificatif en cas de litige ou de réclamation de l’établissement financier. Les durées de conservation de ces documents bancaires sont des minimums à respecter. Les particuliers peuvent conserver leurs documents relatifs à la banque plus longtemps s’ils le souhaitent.
Tableau de la durée de conservation des documents bancaires personnels
Type de document | Durée légale de conservation des documents bancaires |
Justificatifs de frais professionnels | 3 ans |
Contrats de crédits | Pendant toute la durée de remboursement du crédit + 2 ans |
Talons de chèque | 5 ans |
Avis de débit | 5 ans |
Relevés d’opérations bancaires | 5 ans |
Contrats d’assurance | Jusqu’à la fin du contrat + 2 ans |
Lettres d’information | 5 ans |
Factures | 6 ans |
Avis de crédit | 5 ans |
Relevés de compte | 5 ans |
Quelle est la durée obligatoire de conservation des documents d’entreprise ?
La législation commerciale, comptable et fiscale encadre la durée de conservation des documents bancaires d’entreprise. La durée de conservation se situe entre 1 an et 10 ans pour les documents sur les moyens de paiement. Cette durée dépend du type de document (bordereau de remise de chèque, talon de chèque, etc.). Il faut conserver au moins 5 ans les relevés de compte bancaire. Enfin, les contrats et conditions générales bancaires ou CCGB doivent être conservés 5 ans minimum. C’est à partir de la date de signature du contrat que cette durée prend effet. De ce fait, il faut que le professionnel conserve ce document bancaire 5 ans après la clôture de son compte. La conservation est nécessaire en cas de litige avec la banque. L’entreprise est tenue respecter la durée légale des documents de banque pour éviter des sanctions.
Tableau de la durée de conservation des documents bancaires d’entreprise
Type de document | Durée légale de conservation des documents bancaires |
Lettres d’informations | 5 ans |
Factures | 6 ans |
Avis de crédit | 5 ans |
Relevés de compte | 5 ans |
Talons de chèque | 4 ans |
Avis de débit | 5 ans |
Relevés d’opérations | 5 ans |
Pourquoi est-il important de conserver ses documents bancaires et relevés de compte ?
Comme vous avez pu le constater, la durée de conservation des documents de banque varie de 1 an à 10 ans et dépend de leur nature. Conserver ses documents bancaires et relevés de compte est important pour diverses raisons. Tout d’abord, en conservant les documents bancaires, le particulier ou le professionnel peut se prémunir des litiges. De plus, cela lui donne la possibilité d’être en règle et de répondre à ses obligations légales.
Comment bien archiver ses documents bancaires pour une meilleure conservation ?
Maintenant que vous connaissez la durée des documents bancaires, voyons quelle est la meilleure solution d’archivage. Bien archiver ses documents bancaires permet une meilleure conservation de ces derniers. De nos jours, la majorité des documents liés à la banque sont transmis par voie électronique. Il s’agit d’une dématérialisation pour un archivage plus pratique, plus simple et moins encombrant qu’une gestion d’archives papier. Toutefois, le particulier ou l’entreprise peut conserver ses documents au format papier également. L’archivage est essentiel pour que le particulier ou le professionnel puisse retrouver un document facilement dès qu’il en a besoin. Pour la conservation et l’archivage des documents bancaires, la meilleure solution est de faire appel à un professionnel expérimenté. Il est possible de passer par une entreprise spécialisée dans la gestion de l’archivage documentaire. Vous savez tout ce qu’il faut sur la durée légale de conservation des documents bancaires. Pour obtenir davantage d’informations, il ne faut pas hésiter à contacter les professionnels du secteur, comme les tiers archivistes.
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