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Gestion des archives à Palaiseau
Un entrepreneur est généralement plein d’ambition : il ne ménage pas ses heures, multiplie les
rendez-vous et les contacts, pour que son entreprise se développe. Le soir ou le week-end, il
consacre quelques heures à son administratif. Mais plus l’activité grandit, plus les documents se
multiplient, plus les clients affluent. Il faut alors songer à embaucher ; ce qui a pour conséquence de
voir s’accumuler encore plus de papiers. Dépassé, souvent par l’administratif de plus en plus
complexe, le chef d’entreprise peut se féliciter déjà de payer ses impôts, ses cotisations sociales et
ses salariés en temps et en heure. Tous les documents qui en découlent finissent directement dans
les archives.
Tout entrepreneur sait qu’il doit garder ces documents, même si, la plupart du temps, il en ignore la
raison et le temps de conservation.
Petite explication. La durée est déterminée par la nature d’un
document. Un papier issu de la même famille (documents commerciaux, par exemple) peut être
gardé pendant 2 ans alors qu’un autre devra rester dans la salle de stockage des archives pendant 5
ans. Il faut donc tenir un tableau précis pour pouvoir effectuer le tri de temps en temps. Détruire ou
égarer un document est toujours une mauvaise idée, tant que la durée probatoire est encore valide.
Tous les documents de votre entreprise peuvent vous être demandés par un tiers. Cela peut être un
juge, si vous vous retrouvez dans une situation contentieuse. Un client qui aurait besoin d’un
renseignement ou qui serait mécontent d’un service peut aussi vous demander à voir un document
particulier. Mais cela peut également émaner du fisc. Tous les ans, des entreprises sont choisies par
l’administration fiscale pour un contrôle. La structure reçoit alors un courrier assorti d’une liste de
documents qu’il s’agit de présenter lors du rendez-vous, dans les locaux de l’entreprise.
Tous ces papiers sont bien là, vous le savez, mais où ? Le délai accordé pour les rassembler peut alors
sembler bien court, quand on parcourt des yeux les dizaines de boîtes qui s’amoncellent dans la salle
des archives. Ne laissez pas cette situation vous arriver. Avec des archives bien ordonnées, vous
attendrez le contrôleur fiscal avec sérénité. Tous les documents seront prêts à son arrivée. Quand
c’est le cas, vous faites montre d’un professionnalisme et d’un sérieux qui ne peut que jouer en
votre faveur.
Au quotidien, pouvoir trouver un document rapidement est un vrai point fort pour tous les salariés
qui ne perdent pas de temps en vain, parfois (3% des archives seraient ainsi irrémédiablement
perdues, selon une étude). Si vous n’avez pas le temps (ce qui est souvent le cas), pour ranger et
classer vos archives, faites appel à des professionnels en la matière : les sociétés d’archivage.
Trouver une entreprise d’archivage à Palaiseau (91)
Effectuer le dépoussiérage des archives est un premier pas pour pouvoir les classer correctement.
Leur tri a même un nom qui leur est spécifique : le récolement. Il s’agit, dans ce cadre, de trier tous
les documents, pour enlever ceux qui sont périmés ; c’est-à-dire dont la durée probatoire a expiré. Si
vos archives dorment depuis bon nombre d’années, ce tri peut déjà constituer un bon début pour y
voir plus clair. Quand il ne reste que les documents utiles, il s’agit de leur trouver un système de
classement. Chaque document doit pouvoir être trouvé en quelques minutes. Il en va de l’usage au
quotidien qui en est fait, mais aussi, comme nous l’avons vu, cet ordre est pratique pour répondre à
des injonctions extérieures.
Chaque personne habilitée à mettre des documents dans cette pièce doit en connaitre le
fonctionnement. C’est pour cette raison que les sociétés de stockage et de transferts d’archives
remettent en fin de tâche un tableau, la plupart du temps, qui permet de continuer à ordonner et
classer les archives. Les documents numérisés ; qui ne remplacent en rien les documents papier ;
sont également à traiter. Il est facile de perdre un document dématérialisé, si l’on n’a pas choisi le
bon espace de stockage ou que, faute d’avoir fait le bon choix, on les a multipliés.
Les sociétés d’archivage peuvent vous aider à effectuer la transition numérique dans les meilleures
conditions : compréhension des enjeux de la loi, mise en place, fonctionnement au quotidien. Il peut
sembler opportun de commencer à numériser tous les documents restant dans les archives. Ce
travail colossal peut être externalisé au tiers archiveur. Il pourra alors mettre en place une e-gestion
de tous ces documents. Ces prestations et plus encore peuvent vous être proposées par les sociétés
d’archives. En regardant votre salle d’archives, interrogez-vous : quelles sont vos demandes ? Il est
important de le savoir pour que le tiers archiveur puisse vous faire un devis sur mesure.
Bon à savoir sur Palaiseau (91)
Dans le Département de l’Essonne, en Région Ile de France, ça bouge, au niveau économique ! Ce ne
sont pas les palaisiens qui s’en plaindront. Là où il y a des entreprises, il y a de l’emploi.
Avec 1 500 entreprises bien implantées sur le territoire, ce sont autant de chance de trouver un travail salarié
quand on vient s’installer à Palaiseau. Entre les grands centres de recherche, les start-up et les
commerces de proximité, la ville sait se diversifier. Pourtant toutes ces structures ont des traits en
commun ; dont celui de générer bon nombre d’archives qu’il s’agit ensuite d’ordonner et de classer
de façon méthodique. En l’absence de temps pour le faire, toutes les entreprises palaisiennes
pourront faire venir des sociétés d’archivage pour remédier à cette situation.
Archivage à Palaiseau : obtenir un devis sur mesure
Connaissez-vous les conditions pour bien conserver le papier ? Il est très probable que non. Cette matière fragile mérite néanmoins des soins, pour une bonne conservation. Il est par exemple important de ne pas l’exposer à une lumière trop vive (ne pas dépasser 150 lux). Il est dans ce cadre recommandé de poser des stores sur les fenêtres, si la pièce en est pourvue. Le niveau d’humidité ne doit pas excéder 55% au maximum. Pour des raisons évidentes, il faut éviter de mettre les étagères
sous des conduites d’eau. Une fuite serait une vraie catastrophe pour les documents papier ; les rendant pour beaucoup illisibles. La pièce doit, en outre, jouir d’une bonne ventilation. En lisant ces quelques lignes, sans doute vous rendez-vous compte que vos conditions de stockage
ne sont pas optimales. Pourtant, pas question de vous débarrasser de vos archives.
Encore une fois, les entreprises d’archivage peuvent vous sauver la mise : pensez à demander le transfert de vos
archives. Dans des locaux adaptés (confidentialité, conditions de conservation) ; propriétés du tiers
archiveur, vos archives seront à l’abri et en sécurité. Elles sont en effet surveillées.
Le transfert d’archives n’est pas la même prestation que le déménagement d’archives. Dans ce cas, la société d’archivage se charge d’emporter tous les documents papier d’un local à un autre, pour garantir le transport et l’intégrité des documents. Ces derniers sont mis dans la nouvelle pièce qui leur est dédiée si vous pensez vous agrandir. Entrepreneurs palaisiens, il existe des solutions pour tous vos problèmes d’archivage. N’hésitez pas à contacter une société d’archivage près de chez vous
pour connaitre l’étendue de leurs prestations et demander un devis adapté à vos besoins.
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