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Gestion des archives à Lille
Beaucoup d’entrepreneurs estiment qu’une fois utilisées et remisées dans la salle qui leur sert de lieu de stockage, les archives n’ont plus de valeur. Au contraire, elles sont à considérer avec respect car elles permettent de fluidifier l’activité au quotidien. Dans certaines situations, elles peuvent même contribuer à aider l’entrepreneur à se sortir d’une situation difficile. Que vous en soyez convaincu ou non, vous êtes tenu en tant que chef d’entreprise de conserver vos archives. Cela relève d’une contrainte légale. Bien sûr, tous ces papiers ne sont pas égaux devant la loi. Aucune cour ou aucun contrôleur fiscal ne demandera, a priori, à consulter des documents marketing. Par contre, il est courant qu’on s’attende à voir des documents administratifs, commerciaux ou encore fiscaux.
Chacun de ses documents alors, selon sa nature, doit être conservé pendant un certain laps de temps au bout duquel, il n’a plus ce que l’on appelle de valeur probatoire. Il faut alors penser à les supprimer. Mais comment supprimer des documents dont on n’a jamais le temps de s’occuper et comment connaitre la durée probatoire de chacun ? En outre, personne, malheureusement, n’est à l’abri d’un dégât des eaux ou d’un incendie. Si l’on ne déplore souvent que des dégâts matériels, ceux-ci peuvent avoir des répercussions sur l’activité et la productivité, comme on peut bien le comprendre.
Avoir pensé à numériser tous les documents de la salle de stockage des archives est un excellent moyen de pouvoir reprendre l’activité ; de répondre aux clients et aux fournisseurs, sans délai. La loi sur la transition numérique a commencé à instaurer une nouvelle façon de penser avec la facturation clientèle électronique. Mais où en êtes-vous, entrepreneur lillois, concernant le reste de vos documents professionnels ? Vous l’avez compris, l’archivage n’est pas une action anodine dans la gestion de votre entreprise. Pourtant, même avec la meilleure volonté du monde, vous n’arrivez pas à dégager du temps pour vous en charger. Aucun de vos collaborateurs, en outre, ne possède les compétences pour le faire. Connaissez-vous l’externalisation de l’archivage ?
Trouver une entreprise d’archivage à Lille (59)
Lille est une ville très dynamique. C’est notamment pour cette raison qu’occupé à rester concurrentiel, vous ne pouvez pas échoir un temps pour vous occuper de vos archives. Pourquoi ne pas externaliser ce travail à une entreprise d’archivage. L’externalisation est devenue une pratique courante pour ne pas perdre de temps, tout en pouvant être certain qu’une tâche sera exécutée par des professionnels. Cela revient également moins cher qu’embaucher une personne, puisque l’on ne paie que la prestation. N’attendez pas qu’un contrôle fiscal vous mette devant l’ampleur de votre négligence et déléguez sans attendre le récolement et le classement de vos archives.
Une étude met en avant le fait alarmant que 8% des archives qui pourraient être demandées par des instances juridiques ou fiscales sont portées disparues. La raison ? Un mauvais classement, une suppression un peu hâtive. Or, ces documents ne peuvent pas, pour nombre d’entre eux, être reproduits. La non-présentation de documents justifie souvent l’attribution d’une amende. Si payer 150 euros n’est jamais agréable, que penser du fait qu’un contrôleur puisse aller plus loin et demander un redressement fiscal ? Avoir votre salle des archives inventoriée peut être une des missions que vous pouvez demander au prestataire d’archivage.
Mais ce n’est certainement pas la seule chose que vous pouvez attendre de lui. Les entreprises d’archivage suivent l’évolution du monde entrepreneurial et se calquent sur lui. Toujours à l’écoute des besoins des clients, polyvalentes, comme vous allez pouvoir le voir ci-après.
Bon à savoir sur Lille (59)
Lille trouve sa place dans le nord de la France, dans la Région des Hauts-de-France dont elle est la capitale. Si elle conserve certaines influences flamandes (elle est limitrophe de la Belgique), notamment à cause d’un passé tourné essentiellement sur le commerce, elle est souvent considérée désormais comme une ville jeune et estudiantine, riche d’événements culturels en tous genres.
Agréable à vivre, Lille séduit par ses vieilles maisons de briques rouges et ses nombreuses rues commerçantes pavées ; qui lui confèrent un aspect un peu suranné. Pourtant, ne vous y trompez pas. Si Lille ; tout comme Roubaix ; sait respecter son passé, elle est tournée depuis bien des années vers son avenir. Si plus de 45 000 entreprises s’y sont implantées, ce n’est certes pas un hasard. Elle fait partie des villes les plus dynamiques d’Europe, car elle se situe à un carrefour géographique qui la rend particulièrement intéressante.
Cosmopolite, vivante, vibrante, les entrepreneurs lillois auraient fort à dire sur leur ville. Il est essentiel d’être compétitif dans l’âme. Sans avoir une seule minute à consacrer à leurs archives. Passer par une société d’archivage leur offre cette chance de pouvoir tout mener de front, sans renoncer à la performance.
Archivage à Lille : obtenir un devis sur mesure
Lille vous a séduit et vous avez décidé d’y installer votre structure. Une excellente idée. Mais les vieux murs de la cité du Nord de la France offrent-ils un bon lieu de conservation pour vos archives ? C’est ce que le tiers archiveur va vérifier en tout premier lieu. Sans doute que oui, si vous connaissez la fragilité de cette matière. Mais on doit souvent composer avec la nature de ses locaux. Qu’à cela ne tienne, si vos archives papier sont en péril. Le transfert des archives peut leur sauver la mise. Voir vos archives papier transportées ailleurs, vous permet aussi de faire un gain de place. Quel entrepreneur s’en plaindrait ?
Après cette première vérification d’usage et ce premier service proposé, le tiers archiveur va procéder au récolement de vos papiers. Il est essentiel de ne garder que les documents dont la validité est encore en cours et de supprimer les autres de façon sécurisée. Ces deux prestations sont encore proposées par la société d’archivage. Il ne faudrait pas, en effet, que des personnes mal intentionnées profitent de ce dépoussiérage pour récupérer vos vieux papiers qui contiennent des informations importantes ; voire sensibles. Quand vient le moment du classement, il peut sembler judicieux de coupler cette étape avec la numérisation des documents restants. La mise en place d’une administration dématérialisée peut sembler difficile à mettre en place ; surtout si vos archives papier vous donnaient déjà du fil à retordre.
Vous allez constater que l’ordre et le rangement que les archivistes vont réaliser au sein de votre entreprise vont vous donner envie de continuer sur cette belle lancée. D’autant qu’ils proposent (pour vous et vos salariés) une formation pour vous aider à comprendre les mécanismes et les process de la numérisation des documents. Tous ces services peuvent faire l’objet d’un devis personnalisé. Sans doute voulez-vous une prestation complète pour repartir sur des bases saines avec vos archives ; qu’elles soient papier ou numériques. Sachez pourtant que ce n’est pas tout.
Avec les prestations de récolement, de classement, de transfert d’archives, les tiers archiveurs peuvent aussi se charger d’acheminer vos archives papier si vous pensez devoir déménager. Comment transporter des milliers de feuilles, voilà qui peut sembler une gageure. C’est pourtant une des spécialités des sociétés d’archives qui organisent de A à Z le déménagement de vos archives de votre ancien à votre nouveau local. Pensez à leur en parler quand vous demanderez un devis sur mesure.
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