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Gestion des archives à Laval
Penser que les archives d’entreprise que sont qu’un ensemble de documents serait une erreur à ne pas commettre. Les documents que vous conservez ; à tort ou à raison ; relèvent déjà d’une contrainte légale. En effet, il est indispensable, en vertu de la nature de certains documents, de les conserver pendant une durée donnée, que l’entrepreneur ou un de ses collaborateurs ; missionné à cet effet ; doit connaitre. Si l’on n’imagine pas des documents liés à la stratégie marketing devoir être produits devant une cour de justice ou encore dans le cadre d’un audit, il n’en est pas de même pour des documents comptables et fiscaux. Une entreprise peut également subir un sinistre qui induit un arrêt temporaire de l’activité. Avoir un système d’archivage efficace papier, mais aussi électronique permet de reprendre le cours de l’activité dans des conditions plus sereines.
La somme de tous ces documents peut être exorbitante. Même si les entreprises veulent agir en faveur de l’environnement, on constate une production de documents papier toujours croissante, d’année en année. Sans doute parce que, malgré l’assertion disant qu’un document numérisé a la même valeur légale qu’un document papier, c’est toujours ce dernier que l’on vous demande de produire. Enfin, l’intangibilité d’un document scanné effraie certains. Il leur faut doubler ce document virtuel par une feuille qu’ils peuvent prendre en main.
En effet, l’archivage ne concerne pas uniquement les documents papiers mais aussi leur pendant numérique. La législation stipule que toute entreprise doit avoir désormais la capacité de dématérialiser en toute sécurité tous ses documents. Sécurité, le mot est lâché. Comment procéder quand on n’a jamais réellement trié ses documents papier, quand on n’a ni les moyens matériels et humains ou même les connaissances, pour faire face à cette demande ? Cette interrogation, les entrepreneurs de Laval, dans la Mayenne se la posent forcément. Heureusement, il existe des solutions.
Trouver une entreprise d’archivage à Laval (53)
Toutes occupées à centrer leurs efforts sur leur cœur de métier et leur développement, les entreprises ont tendance à sous-estimer l’importance d’un archivage efficace. La législation en vigueur leur permet, quelquefois un peu tard, de se rendre compte qu’elles n’y ont pas prêté assez d’attention et qu’il est temps de remédier à cette situation. Mais vers quelle solution se tourner ? Instaurer un archivage à l’interne ? Cela suppose de confier ce travail à une personne qui aura compris tous les enjeux qui s’y rapportent. 8% des documents qu’une entreprise est censée conserver, légalement parlant, seraient égarés selon une étude. Par égarés, on peut comprendre perdus, mais aussi détruits par inadvertance.
Qu’arrive-t-il alors, si une entité de contrôle venait à vous demander de produire ce document ? Il n’est souvent pas possible d’obtenir un duplicata ou les démarches pour le faire sont souvent longues. Le fait de ne pas présenter les papiers demandés peut impacter ne serait-ce que financièrement une entreprise, car il faut alors payer une amende, voire pire. La personne que vous souhaitez voir effectuer ce travail ou que vous comptez embaucher possède-t-elle un esprit assez analytique pour créer une méthode de classement opérationnelle et facilement compréhensible par tous ? Car il est évident que toutes les personnes qui travaillent au sein de l’entreprise doivent pouvoir adopter cette bonne pratique.
Deuxième solution, passer une entreprise de stockage d’archives, est de plus en plus plébiscitée par les chefs d’entreprises, qu’ils exercent à Laval ou dans ses environs comme L’Huisserie, Bonchamp Lès Laval, Changé, Saint-Berthevin ou encore Forcé. Les bénéfices sont nombreux, comme nous allons le voir ci-après.
Bon à savoir sur Laval (53)
Située en région des Pays de la Loire, Laval ne se situe qu’à 300 kilomètres de la Capitale. Forte de cette proximité, les entreprises exerçant au sein de Laval Agglomération bénéficient de services avantageux comme une association qui se veut l’interface entre eux et les élus, pour trouver des solutions à des problèmes liés à leurs entreprises.
On peut compter parmi elles des grands groupes internationaux, mais aussi des entreprises de taille plus modestes comme des TPE et des PME. Toutes ont des spécificités qui font la richesse de l’agglomération riche de 34 communes.
Malheureusement, ils ne peuvent pas mettre à leur disposition les moyens de faire face à l’arrivée de la digitalisation des documents et leur stockage. C’est pour cette raison que les entreprises lavalloises peuvent confier l’externalisation de leur archivage à des entreprises spécialisées pour continuer à faire grandir ce pôle dynamique
Archivage à Laval : obtenir un devis sur mesure
L’archivage, vous l’avez compris revêt une importance particulière au sein de votre entreprise. Ce sont tous ces documents qui expliquent votre cheminement professionnel, votre évolution, vos erreurs, vos forces. Externaliser ses archives, c’est réaliser un gain de place : les sociétés d’archivage peuvent en effet vous proposer une solution d’hébergement de vos archives administratives et comptables. Pouvez-vous rivaliser avec des entreprises qui mettent à disposition des locaux ventilés, à la bonne température, prémunies contre les insectes, les incendies ? La location d’un immeuble professionnel coûte cher, toute place qui peut être libérée pour accueillir un nouveau collaborateur permet d’augmenter la productivité et le développement de l’entreprise.
Pour autant, en mettant vos archives ailleurs, vous êtes assurés qu’elles seront récolées (c’est-à-dire inventoriées, triées, supprimées au besoin) avant d’être soigneusement stockées. L’inventaire et la méthode de classement qui sera mis en place sont transmis à tous les collaborateurs désignés. Il s’agit d’établir une politique d’archivage qui sera propre au fonctionnement habituel de l’entreprise. L’idée ici est de faire gagner un temps précieux. Le tableau de gestion qui est alors remis, permet de comprendre comment les archives sont classées, qui peut y avoir accès et comment, en fonction de leur nature.
Les collaborateurs peuvent donc accéder, de façon sécurisée et rapidement à toutes les informations importantes. En effet, la numérisation fait partie des tâches que vous pouvez demander à un tiers archiveur. Une étude sur les habitudes et la vie d’entreprise souligne qu’un employé passerait 25% de son temps à rechercher une information. Peut-on alors imaginer la perte de productivité que ce temps de recherche suppose ? Enfin, si l’on veut permettre l’accès aux données, celui-ci peut être réservé à certaines personnes en particulier. En effet, même si une entreprise doit communiquer auprès de son personnel sur la santé financière de l’entreprise, les documents fiscaux par exemple, ne sont pas à divulguer.
Passer par un prestataire extérieur d’archivage permet de limiter ces accès en cryptant les données. Ne pourront les consulter alors que des personnes que l’entreprise aura pris soin de lister auprès de l’organisme d’archivage. Il suffit, le plus souvent, de demander une copie numérique ou d’y avoir accès directement, selon la méthode choisie, lors de l’établissement du devis. Le support sur lequel seront stockés les documents numériques sera choisi conjointement par l’entreprise d’archivage et le chef d’entreprise. La première, en fonction des besoins (nombre de documents, nature et origine de ces derniers) sera à même de conseiller au mieux le dirigeant pour trouver la solution la plus adaptée.
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