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Gestion des archives à Champigny-sur-Marne
Chaque entreprise est soumise aux mêmes obligations, vis-à-vis des archives. Il ne s’agit pas uniquement d’effectuer une conservation de ces documents parce qu’ils marquent l’évolution de l’entreprise. Certains ont ce que l’on appelle une valeur probatoire. Cela veut dire qu’ils peuvent servir de preuve, dans le cadre juridique, fiscal ou commercial. Mais entre ceux que l’on doit conserver deux ans, ceux qu’il est indispensable de préserver pendant 5 ans et les autres, il peut être difficile de faire la différence. Bien sûr, on peut trouver ces informations sur le net, mais il faut alors procéder document par document et vérifier à chaque fois, pour ne faire aucune erreur. Un travail titanesque, selon la taille de l’entreprise et son nombre d’années de vie. D’autant que peu d’entrepreneurs ont du temps à consacrer au fait de les trier, le moment voulu.
La plupart des entreprises se contentent donc du stockage de ces documents. Soit, les papiers à valeur probatoire seront bien présents, au sein de l’entreprise. Mais certains documents peuvent être demandés, dix ans après leur émission ou leur réception. Comment savoir dans quel carton ils se trouvent si aucun système de classement n’a été mis en place, dès la création de la structure ? Il ne faut pas oublier, sans se focaliser uniquement sur le chef d’entreprise que, faute de soin, d’attention, des personnes travaillant au sein de l’entreprise peuvent les perdre à tout jamais (3% des archives). Les salariés avouent, dans une étude, passer beaucoup de temps à chercher un document égaré (25% de leur temps de travail). Le manque de productivité, à chaque incident peut être important.
Les archives, depuis la mise en place de la transition numérique, ne sont plus à considérer comme une contrainte, mais comme une chance de gagner en efficacité. Le coût qu’il serait possible d’économiser ne serait-ce que sur les factures clients ; serait de l’ordre de presque 50% en comparaison des modes d’envoi traditionnels. Envoyer des documents par voie dématérialisée serait donc une excellente chose pour tous les entrepreneurs. Mais ce qui est valable pour les factures clients le sera sans doute pour d’autres documents inhérents au fonctionnement de l’activité. Il va donc falloir dématérialiser tous les documents, tout en respectant les termes de la loi. Cela n’est pas un problème si l’on passe par une société de stockage d’archives. Documents papier ou documents numériques représentent leur travail quotidien. De quoi songer à externaliser la tâche de l’archivage.
Trouver une entreprise d’archivage à Champigny-sur-Marne (Val de Marne)
Il existe des tiers archiveurs qui se chargent du classement et du stockage des archives des entreprises mais aussi des collectivités. Mais leur travail ne s’arrête pas là ; car le classement des documents papier n’est pas suffisant. Il faut, feuille après feuille, effectuer un dépoussiérage, déterminer la nature du document, vérifier s’il a encore une valeur probatoire. Si c’est le cas, il faut arriver à établir un système de classement clair. Cela est particulièrement important pour le fonctionnement interne. Car la politique d’archivage doit pouvoir être comprise par toutes les personnes qui sont susceptibles d’alimenter, par la suite, les archives.
Comment la société d’archivage procède, quand elle trouve un document arrivé à date de péremption ou encore en doublon ? Elle est tenue (avec l’aval du chef d’entreprise ; ce qui est déterminé en amont, lors du devis) de procéder à la suppression du document. Cela doit être fait en respectant certaines normes, afin que personne ne puisse récupérer, par quelque moyen que ce soit, les donnes qu’il contient. Le tri et le classement des archives papiers ne sont pourtant qu’un pâle exemple de ce que les entreprises de stockage d’archives peuvent proposer aux personnes qui les mandatent.
Bon à savoir sur Champigny-sur-Marne (94)
Située dans le Val de Marne au sud-est de Paris, Champigny-sur-Marne est une commune d’Ile de France. Parmi un de ses trésors : le Musée de la Résistance Nationale. Ce genre de structure a régulièrement besoin de faire récoler ses archives et de les classer. Il n’est en effet pas rare que des étudiants ou des chercheurs aient besoin de documents pour leurs travaux ou études. Le but d’un musée étant de faire véhiculer des informations et des messages sur un thème donné, il est important de pouvoir présenter les documents en temps et en heure à la demande.
Au niveau de l’économie, les entreprises campinoises se portent bien ; notamment grâce à la présence d’un club des entreprises depuis 2016. L’EDC veille en effet à ce que l’aménagement des parcs d’activité se porte au mieux. Que les entreprises veuillent s’implanter à Champigny-sur-Marne est leur objectif premier. Cela passe par un accompagnement qualitatif. Tout cela vise à favoriser le développement économique du territoire. Les petits commerces ne sont pas oubliés avec une appli qui leur permet d’établir une relation en ligne avec les habitants de la commune. Le but ici est d’augmenter la fréquentation. L’augmentation des commandes va générer de nombreux documents papier et numériques ; documents qu’il s’agira d’archiver de façon cohérente. Pour leur venir en aide, ils peuvent compter sur les sociétés d’archivage.
Archivage à Champigny-sur-Marne : obtenir un devis sur mesure
Vous êtes chef d’entreprise ou administrateur du musée campinois ? Vous savez que la gestion administrative des archives doit devenir une priorité, tant pour la transition numérique que pour votre vie entrepreneuriale au quotidien. Cela est autant valable pour Champigny-Sur-Marne, que ça l’est pour Villiers sur Marne, Nogent sur Marne, Joinville le Pont et toutes les communes françaises. Contacter une entreprise d’archivage, vous l’aurez compris peut vous y aider. Un devis sur mesure doit vous être adressé. Mais que pouvez-vous demander à ces tiers archiveurs ?
Le récolement et le classement sont, bien entendu, les premières demandes que vous pouvez formuler. Mais ce ne sont pas les seules. L’externalisation de la numérisation fait partie de leurs prérogatives ainsi que la formation auprès de vos équipes pour pouvoir répondre à la législation en vigueur. Vos archives emplissent totalement une pièce ? Vous perdez beaucoup de place. A moins d’envisager un déménagement, il n’y a apparemment pas de solution. En fait, si.
Il est tout à fait possible d’effectuer leur transfert dans des locaux appartenant à l’entreprise d’archivage. Comme on peut s’en douter, ils bénéficient des meilleures conditions de stockage. Ne vous inquiétez pas alors de l’accès qui peut être le vôtre. Vous avez besoin d’un document en particulier ? Faites-en la demande et recevez-le sous la forme de scan, en des délais très brefs. La visite de vos locaux permet d’établir la nature réelle de vos besoins en termes d’archivage. Estimation de la surface à traiter pour le stockage, transfert d’archives, déménagement de ces dernières en même temps que votre mobilier et matériel informatique, il est possible de leur demander beaucoup de prestations.
L’accompagnement personnalisé, quelle que soit la demande que vous allez leur formuler est un véritable atout pour votre entreprise : gestion administrative et e-gestion de vos documents internes, formation aux procédures, transfert ou déménagement d’archives, tout passe par une relation de confiance que vous allez établir avec votre tiers archiveur.
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