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Gestion des archives à Argentan
Votre entreprise reçoit des documents : factures d’électricité, de téléphone et d’internet, frais postaux, avis d’imposition. Mais elle en émet également : devis, envoi de documents aux organismes fiscaux, courriers marketing etc… Tous ces documents n’ont pas vocation à être conservés. Ils ne répondent pas à une obligation légale. D’autres, au contraire, doivent pouvoir être présentés. Cela peut être des bilans financiers pour maintenir un certain niveau de développement avec votre comptable ou dans l’espoir d’obtenir un prêt. Mais vous pouvez aussi faire l’objet d’un litige avec un client ou même un partenaire.
La présentation d’un document vous mettant hors de cause peut être salutaire. Dans le cas contraire, et ce, même si vous êtes de bonne foi, vous risquez de devoir payer une amende ; ne serait-ce que pour la non-présentation du document. Mais pourquoi ne pourriez-vous pas apporter un document précis ? Sans doute parce qu’il repose au milieu de milliers d’autres, dans une armoire, dans des cartons épars ou sur des étagères dans une salle d’archives. L’importance d’avoir une méthode de classement pour ses archives papier prend alors tout son sens.
Ce que la transition numérique nous promet, c’est un gain de temps et des coûts réduits. Les chefs d’entreprises ne peuvent donc que s’en féliciter. Mais comment arriver à gérer efficacement des documents dématérialisés. Là encore il faut adopter un système de classement. Mais sur quel support et quel format pour la numérisation ? Vous avez clairement besoin d’aide.
Trouver une entreprise d’archivage à Argentan (Orne)
Classer et récoler ses archives peut sembler très ennuyeux. La tâche semble plus rébarbative encore quand des milliers de documents ; vous vous en rendez compte maintenant ; vous attendent. Cela semble insurmontable. Cela ne l’est pourtant pas pour les sociétés d’archivage qui se consacrent à cette tâche auprès des entreprises mais aussi des collectivités. Pour rappel, ces entreprises peuvent assurer le stockage d’archives pour une conservation durable et sécurisées des documents, et notamment le transfert et le déménagement.
Si vous les appelez à cet effet, elles prendront le temps, feuille après feuille, de déterminer la méthode qui est la plus adaptée à votre manière de procéder. Certains papiers n’ont plus de raison d’être dans votre salle d’archives parce que la date probatoire est passée : vous pouvez compter sur les personnes qui interviennent pour les supprimer. On parle alors de dépoussiérage, de récolement des archives.
Attention, elles ne badinent pas avec la sécurité et la confidentialité des données. Elles effectueront cette suppression de façon sécurisée. Indexation des documents restants après le récolement et explications via un tableau récapitulatif vous permettront, à vous, ainsi qu’à tous vos collaborateurs de pouvoir continuer sur cette lancée, à l’avenir.
Bon à savoir sur Argentan (61)
Le département de l’Orne et plus particulièrement la Normandie peut se targuer de sa proximité avec Paris. Les ports normands sont également à moins de deux heures de route, ce qui laisse augurer des partenariats divers, tant avec la France qu’avec le reste de l’Europe. Les professionnels et entreprises travaillant à Argentan ou dans ses alentours (Sarceaux, Moulins sur Orne, Sévigny, Urou et Crennes, Sai…) ne s’y sont pas trompés. Outre un cadre de vie reposant ; avec la présence de forêts, d’espaces verts et de haras, la vie économique bat son plein.
Le territoire, malgré des conditions propices à l’agriculture a souhaité en effet se diversifier et c’est désormais chose faite. Industrie de pointe, agro-alimentaire ou encore transport, sont autant de sociétés qui rayonnent dans et autour d’Argentan. Le territoire d’Argentan souhaite faciliter l’implantation de nouvelles entreprises, sachant que celles qui sont déjà installées jouissent d’une bonne pérennité. 3 zones d’activités sont construites et peuvent accueillir de nouveaux talents. Les professionnels argentanais ont, comme partout ailleurs des besoins relatifs à leurs archives d’entreprise. Passer par des entreprises tiers archiveurs est un vrai plus pour rendre leur activité encore plus productive.
Archivage à Argentan : obtenir un devis sur mesure
Toute entreprise d’archivage digne de ce nom ne vous présentera jamais un devis formaté. Cela est tout à fait impossible, car il y a autant de besoins en archivage qu’il y a d’entreprises. Le fonctionnement interne est propre à chacune et il s’agit donc de trouver une solution sur-mesure pour satisfaire chacune d’entre elles, qu’elle soit argentanaise ou non.
Que recherchez-vous en passant par une société d’archivage ? Avoir des interlocuteurs soucieux de répondre à vos interrogations sur la transition numérique et capables de vous aider à y faire face en vous y formant ?
Cette solution n’est pas la seule à envisager car il est possible d’externaliser complètement cette demande. Si vous êtes plus soucieux de retrouver de l’ordre en apportant un classement méticuleux de vos archives papier, là encore, vous pouvez trouver une réponse en contactant une société d’archivage.
Enfin, le stockage de vos archives& papier dans des locaux appartenant à la société d’archivage peut aussi être envisagé. Le prix de l’immobilier est stable en territoire Argentan, mais vous ne souhaitez pas déménager votre entreprise. Pourtant, votre activité se développe et la pièce que vous dédiez actuellement à tous vos papiers, vous pourriez la récupérer pour y mettre des nouveaux bureaux et donc embaucher du personnel.
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