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Principe de l’externalisation des archives

Toute entreprise tend à se développer. Cela est synonyme de réussite. Ce développement va avoir plusieurs conséquences : l’obligation d’embaucher et la production de beaucoup plus de documents papier. Il faut en effet, imprimer des fiches de paie, faire signer les contrats de travail, sans parler des registres du personnel et tout ce qui a trait au fonctionnement quotidien d’une structure professionnelle. Tous ces documents ; même s’ils se multiplient et prennent de la place utile dans l’entreprise, ne doivent pas être supprimés ; bien au contraire. Le stockage de ces documents fait partie des obligations du chef d’entreprise car il est amené à devoir les produire pendant toute la durée de leur valeur légale (dite également valeur probatoire).

Cela ne concerne que certains documents, mais tous peuvent avoir une durée probatoire différente en vertu de leur nature. Si aucun système de classement n’est trouvé au démarrage de l’activité, il peut sembler difficile, au bout d’un certain temps de pouvoir trouver rapidement un papier. Celui-ci se trouve forcément dans la salle de stockage des archives, mais il est semblable à quelques dizaines de milliers d’autres. S’ajoute désormais à cela l’obligation d’adopter également une politique d’archivage numérique. La loi sur la transition numérique qui s’adresse à toutes les entreprises les oblige à dématérialiser l’envoi de leurs factures clients. La gestion papier et numérique étant devenue un véritable problème, les chefs d’entreprise se sont tournés vers l’externalisation de leurs archives en faisant appel, tout naturellement à des entreprises d’archivage.

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Obtenir un devis gratuit de gestion des archives à Reims

En tant que chef d’entreprise dans la belle ville de Reims, vous savez que le temps n’est plus à la négligence en ce qui concerne vos archives. Vous possédez un trésor dormant que les tiers archiveurs peuvent réveiller pour le mettre à votre service. Les attentes et les besoins en termes d’archivage peuvent être très variés. On peut très bien avoir soigneusement classé ses documents professionnels, mais ne pas avoir le temps de les trier et de les détruire.

Cela peut aussi concerner un déménagement d’archives. Si vous souhaitez vous implanter à Reims, sans doute hésitez-vous à cause de ces dizaines de caisses de papier : et si vous en perdiez ou pire, si quelqu’un profitait de ce moment stressant pour les voler ? Ne prenez aucun risque. Les sociétés d’archivage proposent le déménagement de vos archives papiers. L’agrément qu’elles possèdent et le respect constant des normes auxquelles elles sont soumises sont un gage de sérieux. Vous pouvez leur accorder votre confiance et leur confier sans attendre l’externalisation de vos archives rémoises.

Quelles solutions pour externaliser ses archives à Reims (51) ?

Plus de 23 000 entreprises rythment la vie de Reims et de ses environs. Leur taux de pérennité est bon, vu que la moyenne avoisine les 14 ans. Quatorze années durant lesquelles les entrepreneurs et leurs salariés vont envoyer ou recevoir des documents en tout genre. Si la cité rémoise brille par sa diversité en termes d’entreprises, chacune d’entre elles se veut compétitive. C’est leur raison d’être et elles y consacrent toutes leurs journées. C’est pour cette raison qu’elles seront amenées un jour ou l’autre à passer par un prestataire archiveur pour remédier à ce qu’a causé ce manque de temps.

Ce professionnel de l’archivage pourra ainsi leur permettre de continuer à générer du chiffre d’affaires, tout en respectant les différentes injonctions, tant gouvernementales que légales. Archivage papier mais aussi numérique pourra être réalisé dans les meilleures conditions. Le panel des prestations de ces prestataires d’archivage ne peut que séduire un entrepreneur qui veut faire rimer productivité, efficacité et réduction des coûts. Or, c’est tout ce que promettent des archives bien organisées.

Les services, nous l’avons dit, sont pluriels. Bien entendu, en premier lieu, il faut s’assurer que les conditions de stockage soient bonnes. La matière papier est délicate ; un geste brusque peut la déchirer. Mais la manipulation humaine n’est pourtant pas son pire ennemi. Insectes, rongeurs ou encore humidité peuvent rapidement en venir à bout. Penser alors au transfert d’archives peut sembler alors logique. Interrogez le prestataire d’archivage si vous êtes intrigué. Cette solution permet un gain de place et la sécurisation de vos archives papier.

Le récolement ou tri des archives sera l’objet d’une deuxième étape. Pourtant, un document qui n’a plus de valeur légale contient néanmoins des données sensibles. Il appartient au tiers archiveur de les supprimer de la manière la plus sécurisée. Après le dépoussiérage, vient le moment tant attendu du classement. Celui-ci vous permettra de trouver rapidement un document, même si celui-ci est relativement ancien. Contrôleur fiscal ou demande de prêt professionnel, vous serez prêts à parer à toute situation, en étant capable de produire tous les documents attendus et ce, que vous ayez opté pour les archives papier seulement ou que vous ayez voulu coupler cette prestation avec celle de la digitalisation.

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