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Principe de l’externalisation des archives
La loi Macron relative à transition numérique n’en finit pas de faire trembler les entrepreneurs. S’ils avaient déjà du mal dans la gestion de leurs archives papier, il faut désormais dématérialiser les documents de l’entreprise. Quel est l’objectif de cette loi ? Plus fiable qu’un document papier qui peut être égaré, endommagé, devenir illisible, être modifié par un tiers, le document électronique permet également de gagner du temps de recherche pour optimiser les processus.
Le coût relatif à l’envoi des factures, par voie dématérialisée, serait réduit de moitié. Une estimation qui peut parler à tout bon gestionnaire d’entreprise. Comment expliquer cette estimation surprenante ? Tout simplement en faisant preuve de logique. Envoyer une facture sous enveloppe représente un coût : celui de l’impression, du papier, de l’enveloppe, du timbre. Il faut souvent procéder à des relances qui représentent une somme d’argent significative si on la multiplie par le nombre de clients potentiels. Encore une fois, nous ne donnons que l’exemple de la simple facture…
Ce qui concerne aujourd’hui les factures clients peut rapidement s’envisager sur l’ensemble de vos documents. Car ce n’est pas forcément une facture qu’un juge ou un organisme vous demandera de produire en cas d’audit ou de litige avec un employé, un partenaire ou un client. Il faut alors être en mesure de trouver rapidement un document bien particulier. Compliqué, quand on n’a accordé que peu de temps à l’archivage de ses documents d’entreprise. Remédiez sans attendre à ce problème en demandant à une entité extérieure de le faire pour vous. Une société d’archivage peut répondre à tous vos besoins en la matière.
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Plus qu’une solution concrète et fiable pour votre archivage papier et numérique, vous avez des interlocuteurs qui connaissent les impératifs d’une entreprise. Vous bénéficiez alors d’un accompagnement personnalisé pour faciliter au quotidien cette transition numérique. Ces sociétés d’archivage proposent de concevoir avec vous une solution sur mesure pour vos documents, quelle que soit leur forme. Elles peuvent même se charger du stockage de vos archives papier dans des endroits beaucoup plus adaptés si vous vous rendez compte que les vôtres ne le sont pas.
Ce choix peut aussi se faire suite à la réflexion que la place utilisée pour le stockage peut l’être pour un nouveau projet de développement. Il faut aussi penser à l’accès aux données, tel qu’il est, dans une simple salle d’archives au sein de votre entreprise. Restreindre cet accès avec des mots de passe spécifiques, un cryptage, peut tout à fait s’envisager. Si cela vous intéresse, il sera intéressant d’en discuter pour inclure cette prestation dans le devis gratuit et sans engagement que l’entreprise d’archivage vous fera parvenir. La mise en place d’une telle prestation suppose des formalités, assorties d’une déclaration de dépôt. Ce point devrait finir de rassurer les chefs d’entreprises manceaux encore sceptiques : ne s’improvise pas société d’archivage qui veut. Il faut justifier d’un agrément, contractualiser toutes les demandes qui sont ensuite soumises à l’approbation du Directeur des Archives Départementales.
Quelles solutions pour externaliser au Mans (72) ?
Après avoir envisagé l’internalisation de la gestion de vos archives, vous vous êtes vite rendu compte que l’externalisation était la solution la plus efficace. Aucun de vos collaborateurs, malgré toutes les qualités qui font que vous vous félicitez de sa présence ; ne peut maîtriser rapidement tout ce qu’il y a à savoir pour un archivage efficace. Il faut pouvoir respecter les contraintes réglementaires quant aux formats des documents numérisés, récoler les archives ; c’est-à-dire procéder à leur tri. Il faut pour cela connaître la vocation probatoire de chaque document et la durée de conservation également propre à chacun.
Quand des archives n’ont plus vocation à être conservées, il faut alors trouver une méthode fiable pour les supprimer sans qu’elles puissent être récupérées par un tiers. Vous l’aurez compris. La gestion des données est un sujet plus de sensible et passer des documents à la déchiqueteuse n’est envisageable que pour des documents sans valeur.
En passant par des prestataires extérieurs confirmés, vous avez une traçabilité de ce qui a été décidé pour chaque document : la conservation ou la suppression. Le fonds documentaire gagne à être ainsi épuré : cela évite les doublons et les documents inutiles. L’entreprise augmente en visibilité quand elle recherche un document particulier.
Enfin, il faut trouver un espace de stockage et des possibilités d’accès aux informations qui se calquent aux besoins réels de votre entreprise, et surtout situé à proximité de Le Mans, ou dans ses environs (Sargé Lès Mans, Yvré l’Évêque, Changé, Ruaudin, Mulsanne, Arnage, Allones, Rouillon, Trangé, la Chapelle Saint Aubin). Niveau d’accréditation à déterminer selon la nature du document, tout peut être envisagé, quand on sait s’entourer des bons tiers archiveurs. L’externalisation des archives suppose d’instaurer une relation de confiance. L’entrepreneur remet en effet des documents importants. La réputation de certaines sociétés d’archivage n’est pourtant plus à faire.
Ces experts permettent, grâce à une veille réglementaire et technologique, d’obtenir des solutions toujours innovantes et optimales en termes d’efficacité.
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