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Principe de l’externalisation des archives
Plus une entreprise se développe, plus elle est susceptible de générer des archives ; c’est-à-dire des documents qui ont trait à son fonctionnement usuel. On peut, dans ce sens parler des factures, des bulletins de salaire, des impôts et autres registres. Devant cet amoncellement de documents, il ne faut pourtant pas céder à l’envie de s’en débarrasser. Ce stockage de documents est une part active de la vie de l’entreprise. En fonction de leur nature, certains documents doivent être conservés 2 ans, d’autres 10. D’autres encore doivent pouvoir être produits tout au long de la durée de l’activité.
En l’absence d’un système de classement, il peut alors, au bout de quelques temps, devenir difficile de retrouver un document particulier parmi des milliers d’autres. On imagine l’impressionnant tas de documents que peuvent représenter des archives d’hôpitaux, par exemple ou encore les archives publiques. Manipulés, froissés, ils s’abîment. La gestion des archives papier devient difficile. Demandée à toutes les entreprises, la digitalisation des archives consiste à numériser, stocker tous ces documents de façon durable. Devant l’ampleur de la tâche, les entrepreneurs n’hésitent plus à procéder à l’externalisation des archives ; qu’ils exercent en profession libérale ou dans des grands groupes comme en recense la ville de Chartres.
Quelles solutions pour externaliser ses archives à Chartres (28) ?
La Métropole de Chartres comprend plus de 6 000 entreprises actives. Ce chiffre tend, chaque année à augmenter, vu le positionnement géographique stratégique de cette ville d’Eure-et-Loir et l’accueil qui est réservé à l’implantation de nouvelles activités ; quel que soit leur domaine d’activité. L’externalisation des archives par un tiers archiveur semble la solution la plus opportune pour pouvoir se consacrer à son cœur de métier, tout en répondant aux injonctions législatives. Il ne s’agit en effet plus de faire seulement un stockage papier de ses archives comptables. Il est obligatoire désormais de procéder à la digitalisation des données présentes, passées et futures. Passer par une société d’archivage permet de le faire dans les meilleures conditions. Rouées à ce type de prestations, les entreprises d’archivage spécialisées proposent des formules protéiformes pour cadrer avec toutes les demandes.
Cela peut passer par le fait de stocker toutes les archives papier et ce, dans l’optique d’un gain de place évident, tout en leur assurant un tri et une gestion efficace. En effet, certains documents, au bout d’un certain temps, n’ont plus besoin d’être conservés. Il ne faut pourtant pas se contenter de les froisser et de les mettre à la poubelle. Ils peuvent contenir des données sensibles, relatives à vos bilans comptables ou les coordonnées de vos clients et partenaires. La destruction en toute sécurité, après le dépoussiérage des archives est donc un vrai plus à ne pas négliger. Que ce soit pour vos archives papiers ou tous ces documents préalablement numérisés, catalogués, répertoriés, vous pouvez compter sur un gain de temps très important, si vous étiez amené à devoir les produire.
La législation a reconnu qu’un document numérisé dans de bonnes conditions avait la même valeur juridique qu’un document papier. Paradoxalement, en tant que chef d’entreprise, on peut vous demander de produire les deux exemplaires. Trouver ces deux documents rapidement vous permet de gagner en sérénité. C’est une des raisons qui poussent les chefs d’entreprises à faire confiance à des prestataires d’archivage.
Archivage à Chartres : obtenir un devis sur mesure
Vous êtes un chef d’entreprise chartrain et vous voulez confier la gestion de vos archives à une société d’archivage ? Il est tout à fait possible d’obtenir un devis gratuit. Que l’on exerce son activité dans la comme du Chartres (région Centre-Val de Loire), dans ses environs (Lucé, Le Coudray, Luisant, Lèves, Champol ou encore Nogent le Phaye) ou partout ailleurs en France, chaque entreprise a des besoins et des attentes très spécifiques quant au stockage de ses documents administratifs et comptables. Cela peut passer par l’envie de faire un stockage sécurisé pour tous les documents dématérialisés. Mais cela peut prendre la forme du besoin de transporter les archives papier, pour les conserver dans de bonnes conditions.
Les sociétés d’archivage bénéficient en effet d’un agrément et répondent à des normes drastiques, pour effectuer leur tâche. Vos documents doivent être préservés de plusieurs manières. Il faut garantir une protection efficace contre les incendies, les nuisibles ou encore les dégâts des eaux, entre autres. Cette conservation optimale passe par le fait d’être collectés, triés, supprimés, au besoin, numérisés, et qu’ils puissent être pourtant accessibles, en cas de besoin, à tout moment.
C’est parce que chaque demande répond à un besoin précis qu’il est important de demander un devis personnalisé. Le gain de temps, quand on sollicite un prestataire extérieur est inestimable, pour une entreprise qui doit conserver à l’esprit qu’elle doit toujours gagner en compétitivité, tout en répondant à ses diverses obligations. Ne pas oublier l’intérêt de la sécurisation et de la confidentialité des données contenues dans tous les documents d’entreprise est un signe de professionnalisme.
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