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Principe du dépoussiérage et du récolement des archives

La région des Hauts-de-France met des moyens à disposition des futurs entrepreneurs qui souhaiteraient s’implanter dans le nord de la France. De quoi avoir envie de s’en donner les moyens et travailler de longues heures. Pourtant, aucun entrepreneur n’a vraiment de temps pour effectuer le dépoussiérage de ses archives. Bien entendu, il ne s’agit pas ici de prendre un plumeau, vous l’aurez compris. Il faut, de temps à autre, procéder au récolement de ses archives professionnelles. Ce terme ; propre au métier d’archiviste ; signifie qu’il est utile de trier les documents.

Toute entreprise est tenue, légalement de conserver ses papiers. Mais au bout d’un certain moment, la valeur probatoire de certains est terminée et il est alors possible de les supprimer en toute sérénité.

En fonction de leur nature, un document peut être gardé à vie, alors qu’un autre, au bout de deux ans seulement, ne pourra plus faire l’objet d’une demande extérieure, pour quelque motif que ce soit. La différence entre plusieurs documents fiscaux ou commerciaux étant subtile, il est possible de faire des erreurs.

Un geste maladroit qui vous mettra en difficulté si un juge, un client ou un agent du fisc vous demande de les produire. Or, c’est prouvé, de nombreux documents disparaissent de la salle des archives. Souvent par méconnaissance des durées de conservation ou par maladresse. Difficilement réalisable à l’interne, car compliqué à mettre en œuvre, le récolement des archives, heureusement, peut être externalisé à des entreprises dont c’est une des tâches quotidiennes : les sociétés d’archivage.

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Obtenir un devis récolement gratuit à Lille (59)

Cela fait des années que vous ne vous êtes pas intéressé à vos archives ? Un récolement semble judicieux pour ne pas numériser inutilement des documents périmés. Ce dépoussiérage va permettre de redonner vie à vos archives. Comme 50 000 autres entreprises, vous pouvez avoir un contrôle fiscal. Demain, ce sera un entrepreneur de Roubaix, dans quelques semaines, peut-être vous. Ne laissez pas la situation dégénérer. Montrer des archives bien ordonnées est un signe de sérieux.

Au-delà de ça, vous allez voir le temps au quotidien que vous allez gagner, quand vous rechercherez une information et ce, quel que soit le support. Avec des papiers bien classés et des archives numériques bien stockées et rangées sur un support adéquat, vous serez parés pour toute éventualité. Si la transition numérique est un souci, n’hésitez pas à en faire part à votre interlocuteur. Il peut mettre une formation en place pour vous expliquer comment procéder pour la suite de vos documents émis ou entrants.

Les entrepreneurs lillois ont de la chance. Non seulement, ils travaillent dans une ville dynamique où les opportunités sont nombreuses mais en plus, ils savent que même avec un gros problème d’archivage, ils vont pouvoir trouver des solutions clés en main. Dépoussiérage, récolement, classement, transfert des archives papier, longue est la liste de ce qu’un tiers archiveur peut mettre en place pour aider votre entreprise dans sa gestion quotidienne.

Quelles solutions de dépoussiérage et récolement à Lille (59) ?

En tant qu’entrepreneur lillois, vous avez certainement dû obéir aux injonctions de la loi sur la transition numérique. Désormais, toutes vos factures clients sont envoyées par voie dématérialisée. Cela, pourtant, ne vous donne pas le droit de détruire vos documents papier. Tous doivent être conservés. Même si légalement, les deux ont la même valeur, on demande souvent le document papier. Les habitudes ont la vie dure, même alors que l’on exhorte les entreprises (et les particuliers) à minimiser les impressions. Il faut donc trouver une méthode qui vous permette de vous organiser au mieux aussi bien au niveau de vos papiers que pour vos documents numérisés. Si cela venait à se généraliser à l’ensemble des documents de l’entreprise ; ce qui est plus qu’envisageable ; cela signifierait qu’il faudrait penser à numériser chaque feuille qui se trouve dans la salle de stockage des archives…

societe gestion archives

Comment faire si aucun tri préalable n’a été effectué ? Il est donc important de signifier vos besoins à l’entreprise d’archivage que vous allez contacter pour qu’elle puisse vous établir un devis cohérent. Quand elle se rendra dans votre salle de stockage d’archives, elle ne manquera pas ; déformation professionnelle oblige ; de regarder si les conditions de conservation de vos documents papier sont bonnes. Comment travailler, en effet, sur des documents qui ont subi l’attaque de rongeurs ou encore ont été victimes d’un dégât des eaux. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander un transfert de vos archives. Cela permet de faire un gain de place, tout en conservant physiquement vos archives papier. Elles sont juste transportées dans un local plus approprié qui a reçu un agrément. Vos documents sont accessibles sur simple demande et vous pouvez ; même sans problème spécifique dans cette pièce, la destiner à autre chose. Parfait si vous souhaitiez vous agrandir. Si cela n’était pas suffisant, la société d’archivage propose également le déménagement sécurisé de vos archives papier.