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Principe du dépoussiérage et récolement des archives
Le récolement consiste en le fait de trier les documents qui sont contenues dans les archives. En effet, au bout d’un certain laps de temps, il n’est plus pertinent de les garder, car ils n’ont plus de valeur juridique par exemple. Certains peuvent également se trouver en doublon. Tous les documents arriérés peuvent donc être supprimés. Il n’est pas rare non plus que la salle des archives n’ait pas bénéficié, dès sa mise en place, d’une méthode de classement efficace. Il devient alors très difficile de retrouver des papiers importants, ce qui représente une perte de temps, mais aussi une source d’angoisse. Quand le document doit être présenté et qu’il est égaré, la structure perd inévitablement en crédibilité ; ce qu’il faut à toutes fins éviter.
Le dépoussiérage des archives permet aussi, après le tri et le rangement, de donner un inventaire précis de tous les documents présents, sous forme de liste et d’indiquer comment les retrouver facilement. La politique d’archivage peut donc faciliter la vie de tous les membres du personnel. Si le récolement d’archives peut intéresser tous les chefs d’entreprises, il s’agit d’une obligation légale pour les archives municipales. Elle intervient ainsi à chaque mandat. Pour les archives départementales, le récolement doit être effectué à chaque changement de directeur. Les communautés d’Agglomération y sont également soumises. Une intervention est également organisée dans tous les autres établissements publics comme les lycées, par exemple.
Les musées sont bien entendu concernés, à plus d’un titre, par le récolement des archives, même si le récolement, dans ce cas, n’est obligatoire que tous les 10 ans. Il faut pourtant prendre en compte le nombre de nouveaux documents qui sont venus s’ajouter aux anciens. Ces documents peuvent être consultés par des étudiants, conservateurs de musées et autres chercheurs. Leur classement relève donc de la priorité, pour pouvoir répondre à toute sollicitation extérieure.
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En tant que commune mancelle ou faisant partie de Le Mans Métropole (Sargé Lès Mans, Yvré l’Évêque, Changé, Ruaudin, Mulsanne, Arnage, Allones, Rouillon, Trangé, la Chapelle Saint Aubin, Champagné, Coulaines, Arnage, Saint Georges du Bois, Pruillé le Chétif, Fay, Chaufour Notre Dame, La Milesse, Aigné, Saint Saturnin), vous êtes concernées par le récolement des archives. Le Mans, ville de patrimoine et d’histoire compte 4 musées. Chacun d’entre eux, doit penser périodiquement à effectuer le dépoussiérage de ses archives. N’hésitez pas à contacter une société d’archivage reconnue pour effectuer cette mission délicate. Plus que quiconque, vous connaissez l’importance que revêtent les archives.
Les communes y stockent des renseignements inhérents au fonctionnement interne, à la vie des citoyens. Ces derniers peuvent y trouver de précieuses informations notamment relatives à leur propriété ou encore en lien avec leur arbre généalogique. Il est donc important que chaque document puisse être produit à la demande. Afin d’améliorer la qualité de vos services, peut-être souhaitez-vous passer à la numérisation de tous ces documents. Cette manœuvre ne s’improvise pas et relève de certaines obligations, quant au format choisi ou même à l’endroit de stockage. Parlez-en avec le tiers archiveur, quand il viendra pour l’établissement du devis.
Quelles solutions de dépoussiérage et récolement au Mans (72)
On pourrait penser qu’il serait plus simple de dédier du personnel à cette tâche. Concrètement, cette solution peut être difficile à mettre en place. Chaque organisme est sous le joug de circulaires qui leur sont propres. Il faut procéder souvent par un examen et un tri feuille par feuille, ce qui peut représenter un travail titanesque. La moindre erreur peut avoir des conséquences, surtout quand le document est détruit. C’est pourquoi l’alternative la plus efficace consiste en le fait de passer par une société d’archivage ; ce que l’on appelle un tiers archiveur. Des archivistes diplômées ou des personnes ayant toutes les compétences pour effectuer ce travail, se rendent donc sur place pour estimer le temps de travail et proposer un devis adapté.
Le récolement des archives ; qui représente déjà un travail ardu ; n’est pourtant pas la seule tâche qu’ils peuvent proposer aux établissements publics et aux entreprises. Ces derniers peuvent bénéficier de conseils et préconisations relatifs à la conservation des fonds.
Les conditions sont-elles optimales pour la préservation des documents papier ? Ils s’assurent dans un premier temps de l’exposition à la lumière qui peut endommager des documents sensibles, si la pièce qui est dédiée à ce service possède la bonne ventilation. Enfin, lors du récolement, ils regardent si les documents n’ont pas été la proie de nuisibles. En effet, certains insectes et rongeurs, trouvent en les archives papier des mets délicieux.
Tous ces services, on le comprend, trouvent également toute leur utilité dans les entreprises mancelles ; les archives d’entreprises représentant, au fil du temps ; des milliers de documents, voire plus.
Après le récolement, se pose la question de la numérisation de tous ces documents. Elle répond à des injonctions précises. Il faut donc pouvoir avoir la capacité de créer une e-administration efficace et simple d’utilisation.
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