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Principe du stockage d’archives
Il ne viendrait à l’idée d’aucun particulier de jeter son avis d’imposition ou encore une facture d’électricité. Il sait que ces documents peuvent lui être demandés ou qu’il doit pouvoir s’y référer en cas de problème. Au bout d’un moment pourtant, ces documents peuvent être supprimés ; car ils n’ont plus de valeur. Le consommateur ne pourrait pas se retourner contre le fournisseur d’énergie par exemple, pour un montant de facture incorrect. Les entreprises doivent procéder exactement de la même manière même si la somme des documents est nettement plus importante. Plus encore qu’une personne lambda ; du fait de la multiplication des devis, des factures et des contrats ; ils peuvent se retrouver dans une situation contentieuse.
Tous ces documents sont en général mis dans un lieu de stockage qui est censé assurer leur conservation : la salle d’archives. Pour ne pas se laisser déborder par ces milliers de documents, il faudrait que l’entreprise fasse ce qu’on appelle un récolement ; ou plus simplement un tri pour ne conserver, à la fin de la tâche, que ceux dont la valeur probatoire est encore en cours. Mais il peut sembler très difficile de faire le distinguo entre deux documents comptables dont la durée de valeur probatoire est différente. L’entrepreneur risque de détruire un document important. Une étude réalisée à ce sujet indique que 8% des documents qui devraient s’y trouver, manquent à l’appel dans la salle de stockage des archives.
La faute n’en incombe pas forcément au chef d’entreprise lui-même. Si plusieurs personnes ont accès à la salle des archives pour y remiser des documents papier, cela multiplie d’autant le risque de ne pas les ranger au bon endroit ou d’estimer, faute de connaissance à ce sujet ; que le document peut être supprimé. Or, les documents ayant une valeur probatoire contiennent souvent des informations à caractère légal, financier ou des données relatives aux clients. Leur suppression ; si elle n’a pas été faite de la bonne manière, n’est pas sécurisée : tous ces éléments peuvent être récupérés par des tiers.
Obtenir un devis de stockage d’archive gratuit à Reims
La gestion de vos archives devient un casse-tête ? Cependant, des solutions existent pour remédier à tous vos problèmes et une seule entité peut vous les proposer : la société d’archivage. Elle peut se charger du dépoussiérage et du récolement de toutes vos archives papier. Si les conditions de préservation de vos documents papier ne sont pas optimales, elle peut les emporter dans un endroit pour lequel elle a reçu un agrément. Un argument contre lequel il est difficile de se battre. Aucun dégât des eaux, départ d’incendie ou nuisible ne pourra venir détériorer vos documents.
Même si vous n’optez pas pour cette solution, le prestataire d’archivage se charge de venir dans votre entreprise rémoise, de trier et classer tous vos documents papiers. Elle peut les numériser et créer une méthode de classement numérique facile à comprendre. Une formation peut être envisagée, auprès de vos équipes. D’autres prestations restent à découvrir comme le déménagement d’archives, si vous devez changer de local professionnel pour vous agrandir. La demande d’un devis gratuit ne peut que vous convaincre que les sociétés d’archivage ont beaucoup à vous offrir.
Stocker et transférer ses archives à Reims
Le département de la Marne et la région Champagne Ardenne sont un environnement propice à l’entrepreneuriat. Boostés, sans doute par le succès de la production de champagne, mais aussi par la Bio économie dont Reims se veut la capitale. Aéronautique, banque, logistique sont autant de domaines d’activité qui trouvent leur place dans la cité rémoise et ses environs comme les villes de Tinqueux ou encore Bezannes. Plus de 23 000 entrepreneurs ont décidé de s’y implanter durablement.
Ayant pour la plupart des salariés, ces entreprises sont en première ligne quand on aborde le problème de l’archivage.
Si la loi de transition numérique est encore restreinte à ce sujet, il semble opportun de penser que la suite impliquerait de numériser et stocker tous les documents reposant au sein des archives.
Peu d’entrepreneurs ont du temps à consacrer à cela, sachant que la politique d’archivage papier ou l’e-gestion doit être faite de façon rigoureuse. Chaque personne habilitée à avoir accès aux archives doit pouvoir le faire de façon intuitive.
Le développement de l’activité met l’entrepreneur face au mur : il n’a pas le temps de s’intéresser à l’administration de ses archives et il manque de place. Ces deux problèmes peuvent trouver leur solution avec une seule prestation d’un service d’archivage : le transfert d’archives. Totalement accessibles sur simple demande, les archives vont dans un autre lieu de stockage, géré par les tiers archiveurs qui en assurent donc l’intégrité, mais aussi la sécurité. La salle des archives peut donc être utilisée à d’autres fins ; le gain de place est tout trouvé et ce, sans devoir penser à un déménagement.
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