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Principe du stockage d’archives
Particuliers et entrepreneurs sont tenus légalement de conserver certains documents. Si ces derniers peuvent être rangés dans un simple trieur pour les personnes lambda, il n’en est pas de même pour les entreprises. Plus une structure tend à se développer, plus elle compte de salariés, plus la somme de documents augmente. C’est une situation inévitable. Pourtant, elle peut vite dégénérer. Mal rangés, non classés, les papiers finissent souvent par grossir des monts dans une salle des archives ; une fois leur utilité apparemment passée. Une apparence souvent trompeuse. Quel entrepreneur relit des bilans financiers vieux de plusieurs années ? Il n’a pas de temps à consacrer à cela, tout occupé qu’il est à faire que celui de l’année en cours et les suivantes soient toujours positifs. C’est sa raison d’être.
Pourtant, si un contrôleur fiscal veut avoir une idée du fonctionnement d’une entreprise, il va souvent se baser sur des documents financiers. Et sa demande peut concerner des documents datant de plusieurs années, en tout cas, pendant toute la durée de valeur probatoire de ces papiers… Il est donc primordial d’avoir une gestion drastique de tous ces documents. Une tâche souvent ingrate que l’on relègue au dernier plan, quand il s’agit de hiérarchiser les priorités. Pourtant, des archives jouissant d’un classement intelligent sont la promesse d’un véritable gain de temps pour la marche quotidienne de l’activité.
Au-delà de la simple matière papier, l’heure est désormais au numérique. Même s’il n’est pour l’instant pas question de se débarrasser des archives papiers, il faut composer avec une loi qui impacte positivement les entreprises françaises : celle relative à la transition numérique. Penser à dématérialiser l’ensemble de ses archives peut sembler judicieux et les chefs d’entreprise qui penseront à anticiper sur la suite de la loi ne pourront que se féliciter d’être prêts. Pourtant, toutes ces tâches requièrent un temps qu’aucun chef d’entreprise ne peut leur consacrer. L’idée de l’externalisation est donc opportune quand on souhaite pouvoir se focaliser sur son cœur de métier tout en respectant les lois et en anticipant sur leur développement. Les sociétés d’archivage peuvent être la solution.
Obtenir un devis de stockages d’archives gratuit à Paris
Difficile de trouver du temps pour trier et ordonner ses archives papier. Maintenant que vous savez que l’externalisation de ce travail peut être effectuée par des prestataires d’archivage, pourquoi hésiter ? Il est préférable de leur demander de passer dans vos locaux pour voir votre salle de stockage d’archives. Cette visite peut être l’occasion de vérifier l’état de préservation de vos documents. Mais cela sera aussi le moment de faire part de vos attentes en termes d’archivage.
L’élaboration d’un devis sur mesure est importante dans ce cadre. Entièrement gratuit et ne vous engageant en aucun cas, ce document vous mettra sans doute face à une évidence : vos archives ont été trop longtemps oubliées et il est important d’y remettre bon ordre. A défaut de temps pour le faire vous-même (et de compétences spécifiques en archivage), savoir que vous pouvez compter sur un prestataire extérieur de confiance, soucieux de la sécurité et de la confidentialité de vos données ne peut être qu’un plus, pour votre entreprise.
Stocker ses archives à Paris
Stocker, oui, mais dans quelles conditions ? Souvent à l’étroit du fait du prix des mètres carrés dans la capitale, échoir l’intégralité d’une pièce à des papiers peut agacer un chef d’entreprise, soucieux de développer son activité. Que la pièce permette ou non une bonne conservation de la matière papier, il est possible d’avoir accès à tout moment à ses archives papier, tout en les délocalisant. Comment ? En demandant le transfert d’archives. Une entreprise d’archivage possède des locaux dont la conception même répond aux exigences de préservation de la matière papier. Pas de nuisibles, pas de risque de voir démarrer un feu ou encore de subir un dégât des eaux. La ventilation et le niveau d’hygrométrie sont parfaits. Pour tout cela, les tiers archiveurs reçoivent un agrément, garantissant aux entrepreneurs qui demandent cette prestation, un lieu de stockage de première catégorie. Cela leur permet d’utiliser également la pièce désormais vide pour un autre usage.
Si cette prestation ne les intéresse pas, ils pourront quand même demander le dépoussiérage et le récolement de leurs papiers. Adieu, documents qui n’ont plus de raison d’être. L’heure est aux documents importants qui trouveront, sous les mains des tiers archiveurs, bon ordre. Après le récolement, quand ne subsistent que les documents probants, c’est sans doute le meilleur moment pour demander leur digitalisation et la mise en place d’un système de classement organisé qui sera facile à perpétuer. L’inventaire de tous vos documents vous est livré en fin de tâche. Souvent sous la forme d’un tableau, cela permet, par la suite, de continuer à gérer plus sereinement tous les documents entrants et sortants de votre entreprise.
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