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Gestion des archives à Melun
Les archives, les documents professionnels, la mémoire de l’entreprise : comment considérez-vous cette somme de papiers ? Avez-vous veillé, dès votre création, à ordonner tous ces documents et êtes-vous conscient du gain de temps que cela représente, quand vous cherchez l’un d’entre eux ? Si ce n’est pas le cas, sans doute avez-vous une piètre opinion de vos archives. Après tout, ce ne sont que de vieux papiers. En réalité, c’est un peu plus compliqué que cela. Les documents fiscaux, commerciaux, administratifs, liés à l’embauche de vos salariés doivent être conservés pendant un certain temps ; parce qu’ils ont ce que l’on appelle une valeur probatoire.
Cela signifie qu’ils peuvent servir de preuve quand vous êtes confronté à un problème dans le cadre de l’exercice de votre activité. Cela peut être un conflit avec un de vos salariés, de vos clients. Mais cela peut faire suite à une demande d’un organisme de contrôle.
Que ce soit un tribunal ou un contrôleur fiscal, ils ne peuvent juger de votre activité et de votre bonne foi qu’au travers de vos documents papiers. Ils ne peuvent ; et c’est normal ; se baser sur la parole de quiconque ; y compris de la personne avec qui vous avez un litige. Ce sont donc vos documents d’archives qui vont vous permettre de sortir de ce mauvais pas. Dans le cas d’un contrôle fiscal, pouvoir présenter des documents rapidement permet de vivre plus sereinement cette visite que beaucoup d’entrepreneurs appréhendent. Or, dans le cadre d’un contrôle, l’agent peut demander des papiers d’archives vieux de quelques années. Quand on a patiemment ordonné ses documents, cela n’est pas un problème. Il suffit de se référer à l’année demandée et de sortir les documents, les mettre dans une pochette pour la visite du contrôleur fiscal.
Si ce n’est pas le cas, jeter un coup d’œil aux monts de papier peut donner des suées froides : comment trouver tous les documents listés, avant la date de la visite. Si vous venez de vous rendre compte que vous pouvez vous retrouver facilement dans cette situation épineuse, rassurez-vous. A chaque problème, sa solution : quand on n’a pas eu le temps de gérer l’organisation de ses archives, il est possible d’externaliser cette tâche à des sociétés spécialisées dans le stockage, le transfert et le déménagement d’archives. Si vous êtes entrepreneur à Melun ou dans le reste de la région parisienne, sachez que vous pouvez trouver près de votre entreprise des professionnels qui vont pouvoir vous aider à mettre de l’ordre dans tous ces documents.
Trouver une entreprise d’archivage à Melun (77)
Melun est située près de Paris et jouit de son effervescence. Il est donc plus que probable qu’en tant qu’entrepreneur, vous vous soyez focalisé sur le développement de votre activité et c’est tout à fait compréhensible. Tous les chefs d’entreprises le font ; c’est leur raison d’être. Si vous êtes déjà aux prises avec des archives mal organisées, vous savez désormais que c’est un problème qu’il faut résoudre sans tarder. Qui sait si cette année ou l’année prochaine, vous ne ferez pas partie de la liste de l’administration fiscale.
Même si vous n’avez rien à vous reprocher, cette dernière verra d’un mauvais œil le fait de ne pas avoir accès aux documents demandés. Vous en serez quitte, dans le meilleur des cas, pour une amende. Mais cela peut être pire. Au quotidien, également, vous devez souffrir de cette situation, car il est très énervant de ne pas pouvoir mettre la main sur un document, surtout quand on sait qu’il est là, quelque part dans une salle de stockage, enseveli sous quelques milliers d’autres.
Mais il faut aussi mettre en place, au sein de votre entreprise, la transition numérique. Bien entendu, cela est relativement facile, puisqu’il ne s’agit pour l’instant que de la facturation client. Mais qu’adviendra-t-il, s’il faut, dans quelques années, ou moins, faire de même avec tous les documents, y compris ceux qui sont pour l’instant dans vos archives ? Avez-vous le temps de procéder à la numérisation et au stockage sur un support adapté de tous ces papiers ? Faire appel à une société d’archivage semble alors la seule option possible ; sachant que l’internalisation d’une telle tâche se révèle souvent tout à fait inefficace. Appelez ou contactez par mail ces entreprises spécialisées pour qu’elles puissent vous rencontrer et évaluer vos besoins. Ceux-ci dépassent souvent ce que vous pouvez en penser….
Bon à savoir sur Melun (77)
Implanter son entreprise près de Paris apporte sans doute de plus grandes chances de réussite ; si l’on sait s’en donner les moyens.
C’est certainement ce qu’ont pensé les quelques 8 000 entreprises qui s’installent à Melun, mais aussi dans des communes limitrophes comme Savigny-le-Temple, Dammarie-les-Lys ou encore Le Mée-sur-Seine. Il est vrai que le Département de Seine et Marne, située en Région Ile de France offre de belles opportunités. Les domaines d’activités sont variés, à l’image de ce département. S’y côtoient des métiers BTP, liées à l’aéronautique, à la santé ou encore à la construction. Avec 85% de TPE et de PME mélunaises, il est certain que les chefs d’entreprises ont peu de temps à accorder à la gestion administrative de leurs archives. Ils savent désormais à quelles difficultés potentielles ils s’exposent et comment y remédier, grâce aux sociétés d’archivage.
Archivage à Melun : obtenir un devis sur mesure
Premier constat que fera l’entreprise d’archivage : regarder où et comment vous entreposez les archives. Le lieu de stockage est particulièrement important. Il faut avoir des conditions de conservation optimales pour que la matière papier vieillisse bien. Certaines entreprises ont veillé : même si elles ont accordé peu d’attention à la gestion de leurs documents ; à leur trouver en endroit où ils peuvent rester pendant des années. C’est déjà un point très positif. Mais même si ce n’était pas le cas, les sociétés d’archivage ont des solutions. Il est toujours possible d’effectuer un transfert d’archives. Les documents sont emmenés dans des lieux de stockage et de conservation appropriés. Ils sont totalement accessibles. Les modalités sont à voir avec les tiers archiveurs.
Procéder au récolement des archives, tout le monde peut aisément le comprendre, peut prendre un certain temps. Il ne faut pas faire d’erreur, sous peine de perdre définitivement des documents précieux. Il ne s’agit pas de faire un simple dépoussiérage, mais bien de regarder feuille par feuille et de vérifier si la durée probatoire est toujours valide ou non. Auquel cas, il faut procéder à une destruction en bonne et due forme.
Même en cas de déménagement, les sociétés d’archivages ont des solutions clés en main. On peut être tenté de déménager soi-même, quand on est une petite entreprise. Il suffit de louer une fourgonnette et de multiplier les allers et retours. Mais personne, alors, n’est à l’abri d’un carton qui disparait. Tous les documents disparus ne pourront pas être remplacés. Pour veiller à ce que cela n’arrive pas les entreprises de stockage et de transfert d’archives proposent donc le déménagement d’archives, pour être sûr que tous vos documents arrivent à bon port.
Ajoutez à cela toutes les prestations relatives à la transition numérique et vous avez un bon aperçu de ce que les tiers archiveurs peuvent faire pour votre entreprise. Un devis sur mesure est donc tout indiqué en fonction de ce que vous pouvez attendre d’eux.
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