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Principe du stockage d’archives
Un particulier doit conserver, par exemple, un avis d’imposition pendant 3 ans. Durant ce laps de temps, l’administration peut revenir sur la déclaration de la personne et réclamer son dû. L’inverse est également vrai. 3 ans est donc la durée de valeur probatoire de ce document. Multipliez cela par des milliers et vous aurez une idée assez nette de ce qui peut reposer dans la salle de stockage d’archives d’une entreprise, au bout de plusieurs années d’activité. On comprend à quel point il peut sembler important de tout classer et tout ordonner, pour pouvoir s’y retrouver, en cas de demande par un organisme tiers. Un récolement régulier permet de supprimer les documents qui n’ont plus de valeur.
Une mauvaise connaissance des durées de conservation peut avoir des conséquences déplaisantes ; sachant qu’en général presque 10% de ces documents sont perdus ou détruits, par inadvertance. Imaginez votre panique si vous vous rendez compte que les documents que le contrôleur fiscal a mis sur sa liste manquent à l’appel. Encore faut-il que vous puissiez déjà les retrouver dans le désordre anarchique qui règne peut-être dans votre salle d’archives à Lille.
D’ailleurs, la dernière fois que vous êtes entré dans cette pièce n’avez-vous pas senti cette odeur si caractéristique de l’humidité ? Celle-ci ne fait pas bon ménage avec vos documents professionnels. Ce n’est pourtant rien en comparaison d’une invasion de cafards et autres insectes friands de papiers. Ne serait-ce que pour savoir si la conservation de vos papiers est compromise, il est conseillé de se rapprocher d’une société d’archivage. Mais cela n’est rien en comparaison de toutes les prestations qu’elle peut mettre en place pour que vous retrouviez pleinement la maîtrise de vos archives.
Obtenir un devis de stockage gratuit à Lille (59)
Pourquoi ne pas demander un devis personnalisé pour vos archives ? Le prix du mètre carré revient cher aux entrepreneurs lillois. Le déménagement n’est pas toujours possible à envisager. Si cela était pourtant le cas, les archivistes pourraient de charger de transporter tous vos documents professionnels. Sans aller jusque-là, si vous souhaitez rester dans vos locaux, une solution toute trouvée pourrait vous permettre d’offrir des conditions de stockage optimales à vos archives, tout en récupérant de la place. Cette prestation s’appelle le transfert d’archives et ; vous l’aurez compris ; elle est proposée par les tiers archiveurs. Ceux-ci possèdent des locaux ventilés ; préservés des nuisibles où ils peuvent stocker vos papiers. Ils sont en plus surveillés. Vous avez besoin d’un papier : un appel, un mail et vous recevez très rapidement un scan de votre document. Pour ces prestations, les sociétés d’archivage possèdent un agrément spécifique. Vous n’avez donc rien à craindre en leur confiant tous vos documents sensibles. Elles comprennent tout à fait l’importance de la confidentialité et de la sécurité en entreprise.
Mais après le récolement (tri) de vos papiers et leur classement, sans doute penserez-vous qu’il serait judicieux d’externaliser aussi la numérisation de tous ces documents. Vous venez de comprendre tout le potentiel qui s’offre à vous, en contactant un prestataire d’archivage. Échangez avec la société d’archivage sur les besoins de votre entreprise lilloise. Cela ne peut concerner que le transfert d’archives, mais aussi la numérisation ou encore le récolement. Un devis sur mesure est dans ce cas tout indiqué pour voir vos attentes en la matière satisfaites.
Stocker et transférer ses archives à Lille
Etudier, vivre, travailler, la ville de Lille est vraiment plaisante. Tous ceux qui la connaissent ne peuvent que vanter l’abondance des événements culturels, l’offre en termes d’emploi et la possibilité qui est donnée aux futurs entrepreneurs d’y trouver un terreau fertile. Ainsi que ce soit en plein centre ou dans des villes limitrophes comme Roubaix, chaque entrepreneur en devenir peut espérer rejoindre les plus de 40 000 structures déjà existantes. La région des Hauts-de-France sait à quel point Lille est bien située géographiquement. La proximité de la Belgique, de l’Angleterre ou même de Paris, via les réseaux routiers et ferroviaires est un vrai plus. Elle souhaite que des entrepreneurs viennent encore grossir cette formidable dynamique. Mais ce qu’elle ne peut pas, c’est faire que les journées soient plus longues. Sinon, cela permettrait sans doute aux chefs d’entreprises d’accorder un peu plus de temps à l’archivage de leurs papiers.
L’externalisation à des entreprises d’archivage ne peut être qu’une bonne idée. La transition numérique a été adoptée à Lille comme partout ailleurs sur le territoire français, par le monde entrepreneurial. Mais ce qui est fait sur la facturation clientèle, êtes-vous prêt à le reproduire pour l’ensemble de vos documents ? Assurément non, si ces document sont ceux qui s’amoncellent, sans ordre précis dans votre salle d’archives. Après un bon récolement et un classement drastique, cela pourrait être envisagé, d’autant que cela fait partie ; entre autres ; des prestations proposées par les entreprises d’archivage.
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