Votre demande de devis en ligne
Gratuite & sans engagement
Certifié ISO
RGPD
100% Sécurisé
Disponibilité 24h/24
Principe du stockage d’archives
Stocker des archives d’entreprises suppose d’avoir de la place pour le faire. Si les grandes entreprises peuvent leur dédier une pièce, les plus modestes se contenteront d’armoires ; qui se rempliront très vite, au fur et à mesure que l’activité se développera. Les entreprises, sensibilisées à l’environnement et à la déforestation, souhaiteraient diminuer l’utilisation du papier. Mais il n’est pas rare qu’on leur demande de produire des documents papier alors qu’elles ont leur pendant numérique. Il faudrait donc tout posséder en double. Elles sont aussi confrontées à d’autres problèmes.
Le simple fait de scanner un document ne suffit pas pour répondre aux réglementations en vigueur. Il faut adopter des formats bien spécifiques. On comprend donc qu’il est primordial de se former à cette nouvelle façon de procéder. Cela peut sembler difficile d’y consacrer du temps et des moyens financiers.
Si le stockage des archives, quelle que soit leur forme, répond à des obligations légales, les entreprises peinent à différencier les différents documents vis-à-vis de leur durée de conservation. Il devient compliqué, dans ce cas, de procéder au récolement ; c’est-à-dire le fait de trier les documents selon leur pertinence, quitte à devoir supprimer les doublons et tous ceux dont la durée de préservation est arrivée à échéance. Cette tâche est pourtant essentielle, sous peine de crouler sous les papiers. Quelle solution ?
Obtenir un devis gratuit
Vous souhaitez bénéficier de conseils de professionnels de l’archivage ? Cela peut être relatif au stockage et transfert d’archives de votre entreprise du Mans. Les tiers archiveurs possèdent des lieux de stockage adaptés à tous les besoins. Même si la somme des documents est très importante, elles se font fort de s’occuper de tout. Vos papiers seront à l’abri de la poussière, des rongeurs, de la lumière et autres éléments qui peuvent nuire à leur bonne préservation. Le tri et le rangement seront faits, feuille à feuille, pour un recensement précis de vos documents d’entreprise.
Vous pouvez aussi solliciter les entreprises d’archivage pour la digitalisation de vos documents, de manière réglementaire et sécuritaire. Le déménagement de vos archives papiers parce que vous changez de locaux fait aussi partie de leurs prérogatives. Ne vous inquiétez alors pas du transport et du remisage. Ce sont eux qui se chargent de tout, sans déléguer ce travail à des prestataires tiers et ce, pour garantir le plus efficacement ce travail et mériter la confiance que vous leur accordez en leur confiant vos documents d’entreprise.
Tous ces besoins et plus encore seront analysés pour vous établir un devis gratuit et sans engagement. Vous apporter une solution clés en main pour que vous puissiez vous concentrer sur votre travail, voilà un des objectifs des entreprises d’archivage.
Stocker et transférer ses archives au Mans (72)
Peu d’entreprises ont les moyens financiers d’embaucher une personne pour procéder au tri, au rangement des documents, établi à partir d’une méthode éprouvée. Il parait encore plus aléatoire de demander à un employé dont ce n’est pas la tâche usuelle d’effectuer ce travail. Le risque d’erreur est grand et il faut ensuite communiquer auprès de toute l’équipe sur la politique d’archivage qui a été choisie. Le but étant qu’à terme, toutes les personnes émettant et recevant des documents importants, puissent utiliser cette méthode pour que l’archivage devienne une habitude de travail. Pourquoi, dans ce cas, ne pas solliciter l’expertise d’une entreprise spécialisée dans l’archivage ?
Voici quelques-unes des prestations que vous pouvez attendre d’un tiers archiveur qualitatif. Si vous souhaitez effectuer un transfert de vos archives, précisez-le. Il faudra alors que le nombre de mètre cubes à déménager soit évalué pour permettre l’émission d’un devis.
Les entreprises du Mans et ses alentours (Sargé Lès Mans, Yvré l’Évêque, Changé, Ruaudin, Mulsanne, Arnage, Allones, Rouillon, Trangé, la Chapelle Saint Aubin) peuvent être en attente d’autres services. En effet, la transition numérique implique d’avoir des connaissances spécifiques et d’opérer une veille constante tant technologique que réglementaire. Il est impératif de proposer des solutions toujours plus innovantes. Dans le monde entrepreneurial actuel, cela relève de la nécessité absolue. Les entreprises doivent être sans cesse dans le mouvement, dans la compétition et le challenge. Un stockage efficient de leurs archives et documents d’entreprises le leur permet, au quotidien.
Non seulement, elles répondent alors à la volonté étatique, mais elles gagnent en compétitivité : la recherche des documents est rapide et simple. Pour cela, il est indispensable de mettre en place, avec la structure d’archivage, une politique cohérente pour le traitement de tous les documents, qu’ils soient sous forme papier ou numérique. L’accès doit pouvoir se faire en illimité, tout en définissant le niveau d’accréditation, selon les personnes. Chaque opération de consultation doit pouvoir être tracée. Pour des raisons pratiques quand l’entreprise ne peut pas accéder aux documents grâce à une connexion dédiée, c’est à la société d’archivage de trouver une solution pour que la requête aboutisse. Il est alors possible d’obtenir un scan du ou des documents demandés et ce, à tout moment.
Avant de rentrer dans le vif du sujet sur l’entreprise d’archivage numérique, commençons par le commencement. Un système d’archivage est une solution qui donne la possibilité de préserver les documents sur le long terme. Celui-ci permet la pérennisation de la valeur légale des informations archivées et assure leur durabilité, leur authenticité et leur sécurité. L’archivage […]
Vous êtes une entreprise ou un particulier et souhaitez connaître les fichiers à conserver 5 ans ? Pour ce qui est des entreprises, ces dernières sont dans l’obligation de conserver tout papier reçu ou émis dans le cadre de leur activité pendant une certaine durée. Il n’est question que de durées minimales de conservation. La […]
Vous êtes une entreprise et souhaitez en savoir plus sur les documents à conserver 10 ans ? Vous êtes au bon endroit. Au cours de son activité professionnelle, une entreprise est dans l’obligation de conserver tous les papiers reçus ou émis pendant une durée minimale. Certains documents d’entreprise doivent être conservés pendant 10 ans, voire […]
Un fonds d’archives est un ensemble de documents qu’un organisme public, une entreprise, ou une organisation produit ou reçoit dans le cadre de son activité et qu’elle stocke et conserve sur un support physique ou numérique. Le fonds documentaire est caractérisé par deux éléments. Les documents ont une origine commune et font preuve d’un classement […]
La connaissance de la réglementation concernant la conservation des documents bancaires dans un contexte de gestion des finances personnelles et professionnelles est indispensable. Ces règles s’appliquent à toute personne ou entreprise qui dispose d’un compte bancaire. Les documents de la banque, comme les relevés de compte, ont une durée de vie fixée par la loi, […]
Un plan de classement fait référence à un système de classification des documents archivés. Ce type de plan permet d’organiser, de structurer et de classer les documents d’archives pour une meilleure connaissance et une meilleure gestion. Le plan de classement permet de classifier et de retrouver facilement les archives courantes et intermédiaires. Pour ce qui […]
Avant de divulguer les solutions pour classer et archiver ses documents, comprendre pourquoi cette pratique est importante est indispensable. Classer et archiver ses documents personnels et professionnels est obligatoire pendant 1 à 10 ans, selon la nature de celui-ci. Archiver des documents officiels dans un espace sécurisé est essentiel, qu’il s’agisse de factures, de papiers […]