Gestion des archives à Charenton-le-Pont

Devant votre salle de stockage des archives, les bras vous tombent devant l’ampleur de la tâche. Ce qui n’était, en début d’activité qu’une armoire, s’est transformée au fil des ans en pièce. Cette salle est désormais remplie ; comme l’image que l’on s’en fait ; de cartons débordant de papiers. Dès que les documents n’ont plus été utilisés dans le cadre de l’activité usuelle, vous les avez déposés ici, sans réel ordre précis. Or, beaucoup de vos documents professionnels ont ce que l’on appelle une valeur probatoire.

Ce sont uniquement ces documents que le contrôleur peut vous demander. Comme peut le faire un juge ou encore un client, également, en cas de litige. Cette durée probatoire n’est pas la même pour tous les documents. C’est cette variation qui rend la tâche de l’archivage si compliquée à mettre en place à l’interne. Car il faut arriver à déterminer la nature du document pour savoir s’il doit être conservé deux, cinq ou dix ans. L’entreprise de stockage et gestion des archives, bien entendu, connait la durée probatoire de chaque document et ce, pour les différents corps de métier. Elle a l’habitude de travailler avec des collectivités, mais aussi des musées, par exemple. Le tri qui est alors effectué s’appelle le récolement.

C’est une étape importante, mais pourtant, ce n’est pas forcément ce que va regarder en premier la personne travaillant pour la société d’archivage quand elle viendra dans votre entreprise. En premier lieu, elle voudra s’assurer des conditions de conservation. Tant mieux si vous avez un local qui vous permet d’allouer une pièce saine et aérée à tous vos documents. Ce n’est pourtant pas toujours le cas.

De l’humidité, trop de poussière, une invasion d’insectes ou autres souris et vos documents papier sont en péril.

Il existe pourtant une solution qui n’est pas à confondre avec le déménagement d’archives : le transfert d’archives. Dans le premier cas, l’entreprise d’archives se contente de transporter les documents papier d’un local à un autre. Dans le deuxième ; quand l’intégrité des documents est compromise, elle les met dans un endroit de stockage qui lui appartient et garantit ainsi au chef d’entreprise une bonne préservation et une surveillance.

Maintenant que cette première étape est validée, vient le moment de trier et de classer. Cette politique d’archivage prend tout son sens, quand elle est décidée par le chef d’entreprise. Il vous appartiendra, en effet, de continuer à classer et ranger vos futurs documents de la même façon. La société d’archivage peut vous donner des idées si vous ne savez pas comment faire. Tous les documents périmés seront supprimés et ce, en toute sécurité. La confidentialité fait partie du travail des tiers archiveurs. Enfin, après en avoir fini avec vos documents papiers et vous avoir remis un inventaire exhaustif de tout ce que contient votre salle de stockage d’archives, la société d’archivage peut donc vous aider à mettre en place également une e-politique d’archivage pour vos documents numériques.

S’il faut seulement s’acquitter de la facturation, la loi de transition numérique veut certainement aller plus loin. Etes-vous prêts avec vos équipes ? Avez-vous trouvé le bon support de stockage ? La bonne façon de procéder ? Qui allez-vous désigner pour digitaliser tous les documents papier dans la salle des archives, maintenant que vous savez qu’ils ont tous, encore une valeur probatoire ? Là encore, la société d’archivage peut s’en charger pour vous. Mentionnez-le sans attendre pour qu’elle vous fasse un devis adapté. Pouvoir numériser vos documents pendant le tri et le classement représente un vrai gain de temps pour elle et pour vous.