Simple armoire ou salle pleine à craquer, vos archives représentent la vie de votre entreprise. Le nombre de documents n’est forcément pas le même après deux ans d’activités que vingt. Surtout si l’activité a permis l’embauche de salariés. Il faut alors, quand on fait appel à une société d’archives qu’elle procède par étapes. La première consiste en un état des lieux à proprement parler : l’endroit de stockage. L’endroit où vous entreposez vos documents est-il approprié pour leur bonne conservation ? Vous avez tout intérêt, en tant qu’entrepreneur à dédier à vos documents papier un endroit non humide, bien ventilé et qu’aucun insecte ou rongeur ne soit venu polluer de sa présence. Si c’est le cas, il faudrait penser au transfert de vos archives. Cela ne veut pas dire, les changer de pièce ; car c’est rarement possible, mais tout simplement les confier au prestataire d’archivage.

Le récolement des archives peut ensuite commencer. Par récolement, on entend le tri qui est fait pour supprimer les documents périmés pour ne garder que ceux dont la valeur probatoire est encore en cours de validité. Vient alors une autre étape importante : le classement des documents restants. Cela peut être laissé à l’appréciation de la société d’archivage qui ne manquera pas de vous laisser un tableau explicatif ou un autre document expliquant la politique d’archivage qui a été appliquée. Mais il est plus judicieux que ce soit le chef d’entreprise qui décide de l’ordre qui doit être donné à ses documents. Il est essentiel, ensuite, qu’il puisse faire perdurer ce classement pour tous les nouveaux documents.

Si le transfert d’archives a été mis en place, vous bénéficiez d’un gain de place non négligeable. Mais si les conditions sont bonnes, il faut quelquefois penser à changer de local quand l’entreprise se développe bien. Il faut alors envisager le déménagement d’archives. Cela fait partie des services que met en place le tiers archiveur pour garantir le transport de tous ces documents importants et confidentiels, pour certains. Toutes ces prestations vont ont déjà permis de gagner de la place. Il est également possible, en faisant appel aux sociétés d’archivage de faire des économies, voire même de gagner de l’argent. Les économies d’abord : la non-présentation de documents peut vous valoir une amende de 150 euros au minimum, sans compter le reste de la procédure qui peut en découler.

Le fait de trouver un document et de pouvoir répondre rapidement à un prospect peut vous permettre d’augmenter votre taux de transformation. Votre chiffre d’affaires augmente. Enfin, le fait d’avoir une pièce libérée dans le cadre du transfert d’archives peut vous pousser à acheter une nouvelle machine. Conséquence : vous vous développez, vous vendez plus, vous gagnez plus d’argent. Tout cela grâce à des archives dont vous ne vous êtes pas débarrassés, mais qui, au contraire profitent d’un environnement plus propice. Tout cela est sans compter sur les économies qu’est censée représenter la transition numérique. Celle-ci a commencé en exhortant les entrepreneurs à dématérialiser leurs factures à la clientèle. Les coûts seraient déjà réduits de moitié par rapport à un envoi classique, par voie postale. Dématérialiser l’ensemble des documents semble la suite logique. Ce travail ainsi que la mise en place de l’e-administration de tous ces documents peut être entièrement externalisé aux sociétés d’archivage.