Transfert d’archives
Le transport d’archives
Le prestataire de transport et de déménagement d’archives doit répondre à des critères très strictes. Une attention particulière doit être apportée compte tenu de la fragilité des documents transportés et des contraintes de sécurité et de confidentialité.
Chez REISSWOLF Archivage, nos camions sont munis de suspensions pneumatiques pour le transport des documents fragiles. Nos véhicules sont nettoyés et désinfectés entre chaque déménagement pour éviter toute contamination chimique ou biologique des archives.
Le déménagement d’un dépôt d’archives ne s’improvise pas et nécessite un personnel formé spécifiquement.
REISSWOLF Archivage possède toute l’expérience et les compétences nécessaires afin de transporter vos archives en toute sécurité sur tout le territoire.
Les étapes du déménagement des archives
Que le transfert d’archives soit temporaire ou permanent, REISSSWOLF Archivage met en place une organisation spécifique pour chaque projet qui lui est confié.
Grâce à la connaissance de la gestion des archives de nos équipes, nous sommes en mesure d’anticiper et de préparer spécifiquement chaque mission de transport d’archives qui nous est confiée.
Les étapes d’un transfert d’archives sont
- l’analyse de l’existant, le volume des fonds à transporter, le conditionnement des archives.
- la mise en place des procédures et de la gestion du projet de transfert d’archivage. Ce cahier des charges peut comporter un plan de classement, une procédure de récolement ou d’inventaire.
- la définition des obligations à respecter en termes planning, méthodologie, de confidentialité, de protection physique et d’assurance.
la préparation des archives à transporter en indiquant les emplacements de départs et la localisation d’arrivée des archives.
Les bénéfices d’un transfert d’archives bien préparé
Faire appel à REISSWOLF Archivage, c’est l’assurance d’un transfert d’archive et toute sécurité. Et au delà de la sécurité, un déménagement bien permet de bénéficier d’effets vertueux sur la gestion des archives à venir :
- Une meilleure visibilité et une meilleure connaissance des fonds d’archives grâce au travail préparatoire et à l’inventaire préalable.
- Une optimisation dans les procédures de recherches d’archives, un gain de temps induit par le nouveau plan de classement.
- Un gain d’espace consécutif à l’optimisation du stockage mis en place et de l’élimination des documents obsolètes. Combiné avec le gain de temps, il en résulte un gisement d’économie sur la gestion globale des archives et un gain financier.
