Quelles solutions pour l’archivage administratif ?

Dossier administratif : c’est quoi ?

Avant de savoir quelles sont les solutions pour l’archivage administratif, il semble important d’apporter quelques précisions sur le sujet. Au cours de son activité, une entreprise traite divers documents d’ordre administratif qu’elle réunit au sein d’un dossier. Lorsque le dossier est clos, le professionnel doit l’archiver. Pour commencer, un dossier est composé de plusieurs documents qui ont un thème commun. Un dossier administratif fait référence à celui qui est reçu ou produit par une entité du droit public, comme les collectivités territoriales et l’État. Dans les documents administratifs, il est possible de trouver des rapports, des études, des procès-verbaux, des comptes rendus, des circulaires, des décisions, des avis, des réponses ministérielles et bien d’autres. La loi 78-753 du 17 juillet 1978 stipule que tous les citoyens sont autorisés à accéder aux documents de l’administration, et ce, peu importe leur support et leur forme. Les documents achevés sont les seuls à faire l’objet d’un droit de communication.

Pourquoi archiver les dossiers administratifs ?

Archiver les documents administratifs est essentiel pour répondre à quatre enjeux :

Enjeux juridiques
Enjeux organisationnels
Enjeux économiques
Enjeux de sécurité et protection des données

L’archivage administratif est tout d’abord une obligation légale, qui, en cas de non-respect, peut exposer l’entreprise à des sanctions financières et juridiques (amendes, interdiction d’exercer, emprisonnement et des démarches au tribunal. Il est donc important de respecter les durées minimales de conservation des documents, en fonction de leur nature. La société doit être en mesure de présenter des preuves en cas de litige avec une tierce personne ou en cas de contrôle par l’administration fiscale. Lorsqu’elle met en place une excellente procédure d’archivage de dossier administratif, elle peut présenter les documents ou informations demandés. Une autre raison pour laquelle il est indispensable d’archiver ses documents administratifs est pour tout ce qui touche à l’organisation. Même après qu’un dossier soit clôturé, les salariés peuvent avoir besoin de consulter tel ou tel document. L’archivage donne la possibilité d’accéder facilement, rapidement et à tout moment aux pièces nécessaires. Bien gérer ses archives administratives est avantageux pour l’aspect économique. En effet, la gestion documentaire est liée à l’organisation au quotidien. Un archivage de qualité permet de gagner du temps et rend plus efficaces les collaborateurs. Cela se traduit par une meilleure productivité au travail. Par ailleurs, ce type de document peut comporter un certain nombre d’informations sensibles. Par conséquent, l’archivage des papiers administratifs est essentiel pour la sécurité des données. Pour assurer l’intégrité des documents face à l’altération, à la perte, au vol et autres risques, il est nécessaire de disposer d’infrastructures, d’équipements et d’outils spécifiques, mais également de compétences particulières. Concernant le côté réglementaire, les documents administratifs archivés permettent de respecter le RGPD de l’entreprise, relatif aux données à caractère personnel. La protection des informations par le biais d’un bon archivage administratif protège la structure des concurrents quand les dossiers contiennent des informations commerciales.

Comment réaliser l’archivage administratif ?

Pour réaliser l’archivage administratif, il est important de suivre quelques étapes. Tout d’abord, l’entreprise doit mettre en place des solutions d’archivage cohérentes avec son entité. Ces solutions dépendent du format auquel la société reçoit ses documents administratifs, des infrastructures qu’elle possède, etc. Il y a des entreprises qui font le choix de passer au 100 % numérique, alors que d’autres optent pour la solution papier exclusivement. D’autres encore, favorisent le format mixte. Il est possible de demander des conseils d’archivage d’entreprise auprès des professionnels du secteur pour connaître la solution la plus adaptée à son entreprise. Grâce à l’aide d’un tiers archiveur, cette dernière peut définir un plan de classement et déployer des méthodes adéquates. Elle a également la possibilité de sensibiliser ses collaborateurs concernant l’importance d’une bonne gestion de ses archives. Il y a quatre étapes à respecter pour ce qui est de l’archivage des dossiers d’ordre administratif :

Identifier et authentifier les archives
Stocker les archives
Conserver et consulter les archives
Supprimer et classer les archives

Méthode d’archivage de dossiers administratifs

Plusieurs méthodes d’archivage de dossiers administratifs existent. Les méthodes pour classer ses futures archives dépendent du type de documents à conserver, de leur volume, ainsi que de l’organisation qu’il y a en place au sein de la structure. L’entreprise a le choix entre un classement par ordre alphabétique, un classement par ordre numérique ou un classement par catégorie ou par thème. Pour le premier cas, l’entreprise doit trier alphabétiquement les noms des documents. Toutefois, elle peut aussi trier par mots clés ou par sujet. Cette méthode pour archiver les documents administratifs offre un gain de temps non négligeable. Néanmoins, cette solution demande une indexation des dossiers avec précision. Pour le deuxième cas, il faut attribuer un numéro aux documents ou dossiers. Il est possible pour le numéro d’être assigné chronologiquement. Il convient de le faire par ordre croissant. Afin de donner une précision à l’attribution numérique, le professionnel a la possibilité d’ajouter un libellé aux documents. Enfin, pour le troisième cas, l’entreprise peut créer des thèmes ou des catégories. Il s’agit d’une technique impliquant le regroupement des documents et des dossiers par une thématique commune.

Quelle est la durée de conservation légale après l’archivage administratif ?

La durée de conservation légale après l’archivage administratif est influencée par la nature du document. Il est important de respecter les durées minimales de conservation des archives pour toutes les raisons citées plus haut. Les documents de ce type doivent être conservés entre 1 an et 30 ans :

Contrat commercial : 5 ans
Police d’assurance : 2 ans
Contrats de garantie : 2 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
Pièces comptables : 10 ans
Documents fiscaux : 6 ans
Documents sociaux : entre 5 et 10 ans
Pièces relatives au personnel (fiches de paie, contrats de travail, régimes de retraite, soldes de tout compte registre unique du personnel) : 5 ans
Documents charges sociales : 3 ans

Quels sont les outils et solutions pour archiver des dossiers administratifs ?

Les outils et solutions pour archiver des dossiers administratifs sont nombreux. Il est envisageable de choisir le format physique ou format papier et le format numérique ou format électronique.

Archivage papier administratif

L’archivage papier administratif est un format considéré comme classique. Ce format présente l’avantage d’être sécurisé en termes de vol de données à distance et de bug informatique. Le prix d’une archive papier est moins élevé que celui d’une archive électronique, tout comme son impact environnemental. Néanmoins, la gestion de l’archivage de documents administratifs demande de disposer d’un espace physique assez grand (locaux dédiés).

Archivage électronique administratif

L’archivage électronique administratif offre une multitude d’avantages. Pour commencer, il facilite l’accessibilité aux archives. Il est possible d’avoir accès aux documents à distance et à n’importe quelle heure. Néanmoins, il y a plus de risques de vol de données, comme le phishing ou le hacking. Le format électronique donne la possibilité de gagner de la place également, mais nécessite de plus lourds investissements pour ce qui est de la transition numérique. De plus, il ne faut pas oublier le coût de la consommation énergétique des serveurs qu’il y a besoin pour sécuriser les documents archivés. En effet, il faut que les machines tournent constamment, ce qui peut être onéreux.

Faire appel à un professionnel pour un archivage administratif : avantages

Faire appel à un professionnel pour l’archivage administratif assure une gestion rigoureuse et conforme aux obligations légales de conservation des documents. Un tiers archiveur a une parfaite maîtrise des normes de conservation, de tri et de destruction des documents archivés, ce qui diminue les risques et les pénalités lors d’un litige ou d’un contrôle par l’administration. De même, l’expert garantit une traçabilité claire des dossiers, ce qui est indispensable pour retrouver une information en cas de besoin. Externaliser cette tâche permet aux professionnels de gagner du temps. Cela favorise l’optimisation du travail et donne la possibilité à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier. Les entreprises spécialisées dans l’archivage sont en mesure de mettre en place des solutions efficaces et sécurisées, que ce soit pour le format papier ou le format numérique. Celles-ci assurent l’intégrité des documents, ainsi que leur confidentialité et leur accessibilité. Vous connaissez désormais les différentes solutions pour l’archivage administratif. Pour plus d’informations, il est conseillé de se tourner vers un tiers archiveur compétent.