Pourquoi l’archivage pour les assureurs et courtiers est-il important ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet sur la solution d’archivage pour courtiers et assureurs, en quoi la conservation des documents de ces derniers est-elle importante ? Tout d’abord, il faut savoir que la production et le stockage des documents sont essentiels, et ce, pour toute activité professionnelle confondue. Aussi bien pour un courtier que pour un assureur, les modalités de conservation documentaire sont un aspect indispensable. L’archivage pour les compagnies d’assurance et sociétés de courtage est important pour diverses raisons. Une bonne gestion des archives permet à ces derniers d’être en parfaite conformité avec le cadre légal. La conservation des archives en tant qu’assurance ou société de courtage est encadrée par plusieurs textes de loi. Nous pouvons notamment citer le RGPD, le Code civil article 2224 et le Code des assurances article L114-1. Si les compagnies d’assurance et les sociétés de courtage ne respectent pas cette législation, ces derniers s’exposent à de lourdes conséquences, comme des amendes, une peine d’emprisonnement ou encore des interdictions d’exercer leur profession. Garder ses archives offre une protection en cas de litige avec une tierce personne. Par exemple, lors d’un contrôle de l’administration ou d’une réclamation, il faut apporter la preuve nécessaire et donc fournir l’information exacte. L’archivage pour courtier et assureur donne la possibilité d’accéder rapidement et facilement aux anciennes données. Cela offre gain de temps, d’énergie et d’efficacité aux équipes.
Quels sont les documents concernés par la conservation des archives pour assurance et courtage ?
Les documents concernés par la conservation des archives pour assurance et courtage. Les courtiers et les assureurs doivent archiver les documents suivants :
- Pièces comptables et financières (comptes de résultats, bilans, quittances, factures, etc.) ;
- Documents en lien avec la conformité et la solvabilité ;
- Documents sur les sinistres (déclarations, expertises, correspondance avec les assurés) ;
- Contrats d’assurance et annexes ;
- Documents sur les salariés (contrats de travail, bulletins de salaire, registre du personnel, solde de tout compte, documents sur le régime de retraite, primes, déclarations d’accidents de travail) ;
- Documents sociaux en lien avec la société d’assurance.
Quelle est la durée de conservation des archives d’assurance ?
La durée légale de conservation des archives d’assurance est influencée par la nature des documents concernés. Ce type de document archivé doit être conservé 10 ans minimum dans la majorité des cas. Par exemple, il faut garder au moins 10 ans les contrats d’assurance. Cette durée prend effet à partir de la dernière réclamation ou à partir de la fin du contrat. Ce délai de dix ans s’applique également aux dossiers liés aux sinistres. Il est possible que ce dernier soit raccourci en fonction de la réglementation qui s’y applique et du type de sinistre. Il est aussi obligatoire de garder les documents comptables et financiers pendant le même laps de temps. Les documents RH et ceux relatifs au personnel peuvent se conserver moins longtemps. En revanche, les documents sociaux doivent être conservés pendant au moins 30 ans après la dissolution de l’entreprise.
Quelles solutions pour les archives des courtiers ou assureurs ?
Il existe deux solutions pour les archives des courtiers ou assureurs. Il y a notamment :
- Conservation des documents sous format physique ou papier
- Conservation des documents sous format numérique ou électronique
Conservation des documents archivés de l’assurance sous format papier
La conservation des documents archivés de l’assurance en papier est la solution classique. Les documents des assureurs se retrouvent la plupart du temps sous format papier ou encore sous forme d’enregistrements, de photographies et d’argentiques. Les archives physiques demandent d’avoir un espace suffisamment grand. Malgré cela, il est assez avantageux, étant donné qu’il assure la valeur probante des documents, surtout ceux qui sont signés et conservés au format original. Les archives papier sont aussi plus sécurisées que les archives électroniques. Cette solution d’archivage évite les risques de destruction ou de vol à distance ou encore de bug, de manipulation informatique et d’obsolescence logicielle.
Conservation des documents archivés du courtier sous format numérique
La conservation des documents archivés du courtier sous format numérique permet d’accéder aux documents à distance et à tout moment. Le seul inconvénient avec cette option est qu’il y a plus de risques de vol, de bug, d’obsolescence et de manipulation informatique. C’est également une solution qui engendre des coûts plus onéreux que le stockage papier et moins respectueux de l’environnement à cause de l’énergie qu’il consomme en permanence. Néanmoins, c’est une solution d’archivage pour courtiers et assureurs qui donne la possibilité aux collaborateurs de gagner un temps précieux et de trouver les données dont ils ont besoin de manière plus simple et rapide. Cela augmente la performance au travail et permet une meilleure productivité des salariés.
Quels sont les différents systèmes d’archivage ?
Pour les courtiers et les assureurs, différents systèmes d’archivage existent :
- GED (Gestion Électronique des Documents) : la GED est un système qui permet la centralisation des documents archivés, le classement par type de projet et le partage entre tous les utilisateurs.
- SAE (Système d’Archivage Électronique) : le SAE est une solution qui donne la possibilité d’assurer la conservation des plans de construction pendant toute la durée de conservation obligatoire.
- Coffre-fort numérique : le coffre-fort numérique est une option qui protège les contrats importants. Il confère aux documents archivés une valeur probante lors d’un contentieux ou d’un litige.
Ces outils sont complémentaires et donnent la possibilité de répondre aux différents besoins en ce qui concerne la gestion et la conservation des documents. Avant de procéder à la mise en place d’un système pour archiver les documents des agences de courtages et des compagnies d’assurance, il est important de réaliser une étude approfondie des besoins, des contraintes et des obligations légales.
Pourquoi faire appel à un professionnel pour l’archivage pour courtiers et assureurs ?
Faire appel à un professionnel pour l’archivage des courtiers et assureurs est important pour une multitude de raisons. Tout d’abord, cela assure la conformité réglementaire en termes de conservation légale des documents. Il faut savoir que les assureurs et les courtiers sont soumis à des obligations strictes, surtout pour ce qui est de la solvabilité II, les exigences de l’ACPR et le RGPD. Un tiers archiveur garantit une gestion rigoureuse des données sensibles et est en mesure de respecter les délais de conservation, mais également la traçabilité complète et la sécurisation des documents papier et des documents numériques. Externaliser son archivage lorsque l’on est une compagnie d’assurance ou une entreprise de courtage est avantageux pour optimiser les processus internes et gagner du temps. Grâce à des solutions de classement, d’indexation intelligente et de numérisation, les professionnels spécialisés dans l’assurance ont un accès plus rapide à l’information dont ils ont besoin. De même, cela leur permet de réduire les pertes et les risques d’erreurs. Cette gestion documentaire centralisée permet d’améliorer la réactivité des collaborateurs, rend plus simples les audits et renforce la relation client (meilleure qualité de service). Passer par un expert de l’archivage est utile pour assurer une conservation à long terme des documents des courtiers et des assureurs. Ce type de spécialiste peut mettre en place un traitement adapté, conforme et sécurisé, et ce, aussi bien pour les déclarations de sinistre, les relevés, les pièces justificatives, les avenants et les contrats. Grâce aux services d’une telle entreprise, les professionnels du secteur des assurances profitent d’une solution d’archivage pour agence de courtage ou compagnie d’assurance évolutive et pérenne. Vous connaissez dorénavant la solution d’archivage pour assureurs et courtiers. Pour obtenir davantage d’informations sur le sujet, il est recommandé de se tourner vers un tiers archiveur expérimenté.
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