Numérisation de Masse

La numérisation de masse fait référence à un processus qui permet de scanner les documents à la chaîne. Grâce à cette solution, il est possible d’obtenir une archive numérique accessible à tout moment et de partager les documents de son entreprise plus facilement. La numérisation en grand volume est une étape indispensable de la transformation digitale des entreprises. Elle donne la possibilité d’améliorer son efficacité opérationnelle et de mieux maîtriser les risques. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la numérisation des documents archivés en masse, comme son principe, ses avantages, les papiers concernés et la méthode à privilégier pour y parvenir.

Qu’est-ce que la numérisation de masse ?

Processus important lorsque l’on souhaite digitaliser son entreprise, la numérisation de masse consiste à scanner à la chaîne ses archives. Pour être plus précis, celle-ci intègre un document papier et le transforme en document numérique au sein du GED (Système de Gestion Électronique des Documents). Cela donne la possibilité de créer des documents au format numérique accessibles rapidement, de simplifier leur partage et de les stocker de façon harmonieuse et cohérente. Des logiciels indexeurs analysent les documents capturés dans l’objectif de concevoir une unité informationnelle fonctionnant de la même manière qu’un moteur de recherche sur le web. La numérisation en quantité importante repose ainsi sur une technologie réservée exclusivement à cette utilisation. Nous retrouvons des logiciels pointus qui garantissent un contrôle optimal du rendu numérique, que ce soit en matière d’indexation du texte des papiers numérisés ou de respect du matériau de base, mais également un parc de machine conçu pour répondre aux tâches de toute ampleur et assurer un service flexible. Numériser en volume important les archives de son entreprise sécurise les données concernant la sauvegarde, rend l’information disponible dès qu’elle en a besoin et optimise les processus pour consulter les documents.

Les différents types de numérisation en nombre

Différents types de numérisation en nombre existent :

• Numérisation fidèle en masse : numériser fidèlement ses archives signifie détruire le document original en apportant une preuve de la transformation digitale. Il est possible de conserver la copie fidèle au sein du système GED sans copie physique ;
• Numérisation simple en masse : avec ce processus, une copie numérique d’un support physique qui existe déjà est créée. Son intégration dans le système GED simplifie sa diffusion. Ce type de numérisation demande de conserver le document original au sein d’un entrepôt d’archivage conçu à cet effet.

En numérisant des documents, quelques-unes de ses caractéristiques peuvent se perdre. En effet, ce processus ne crée pas une copie exacte du document initial. Les textes, les graphiques, les images et les objets physiques sont concernés par la numérisation.

Pourquoi numériser en masse les documents archivés en entreprise ? avantages

Quelle que soit la taille d’une entreprise ou de son activité, la dématérialisation des documents professionnels est une question qui revient souvent. L’un des premiers objectifs de la transition numérique concerne l’écologie, étant donné que l’on utilise moins le support papier. De même, la conservation des documents impose une durée légale qu’il faut obligatoirement respecter. En numérisant ses archives et en les stockant sur un ordinateur, ces derniers sont conservés en bon état, sans risque de perte, de vol ou de dégradation. Numériser en masse les documents archivés en société apporte de nombreux autres avantages :

• Optimisation de la gestion documentaire pour éviter les tâches chronophages et fastidieuses ;
• Automatisation des opérations ;
• Limitation des erreurs, des risques et des oublis ;
• Diminution du temps de production pour l’entrepreneur et les collaborateurs ;
• Optimisation du temps de traitement des fichiers ;
• Diminution du temps d’archivage ;
• Libération de l’espace au sein de la structure en évitant l’encombrement avec des supports physiques ;
• Accélération et simplification des échanges de données et fichiers ;
• Simplification du travail collaboratif ;
• Gain de temps.

Comment procéder à la numérisation en gros volume de ses archives ?

Clé de la transformation digitale d’une entreprise, numériser les archives en quantité importante accélère la diffusion des documents, favorise et rend plus simple le travail collaboratif. Toutefois, scanner des documents en masse peut s’avérer assez long et contraignant. L’une des meilleures solutions pour procéder à la numérisation en gros volume de ses archives est d’installer un GED qui prend en charge l’intégralité du travail. Celle-ci offre la possibilité à l’entreprise de gagner du temps sur cette opération et d’optimiser la productivité des collaborateurs en ce qui concerne l’ensemble de ces missions. Le Système de Gestion Électronique des Documents permet de remplacer le serveur local de la structure. Cette solution de numérisation est telle une armoire documentaire, c’est-à-dire comme une architecture de classement dynamique. Le GED est efficace pour retrouver un dossier parmi les milliers que possède l’entreprise, uniquement en renseignant une donnée le concernant. Il peut s’agir de la date du document, du nom du client ou encore du type de papier numérisé. Pour scanner des documents papier en gros volume et rapidement grâce au GED, la société a juste besoin de les placer dans le périphérique et c’est tout. La solution de GED travaille avec le scanner. En effet, le scanner a comme mission de numériser tous les documents et le système de gestion électronique, de les lire, de les indexer et de les classer dans les bons dossiers. Celui-ci dispose de fonctions de Lecture Automatique des Documents (capture LAD) et de Reconnaissance Automatique des Documents (RAD). Cela signifie qu’il reconnaît les métadonnées (e-mail, date, provenance) et le format d’un papier digitalisé. Ainsi, il peut savoir quel type de document a été numérisé en masse et le stocker au sein du classeur adapté. Il est en mesure également de réaliser la création d’un chemin pour accéder à ce dernier puisqu’il se base sur les métadonnées qu’il identifie. Pour retrouver un papier scanné rapidement après une numérisation de masse, les collaborateurs peuvent le retrouver facilement en renseignant les métadonnées (date d’envoi, numéro de SIRET, nom et prénom de l’expéditeur, etc.). Le système GED facilite la numérisation des documents, il permet d’en scanner de nombreux à la chaîne sans monopoliser le temps des membres de l’entreprise (organisation documentaire intelligente et collaborative). Numériser avec un logiciel GED est 10 fois plus rapide que de scanner ses documents manuellement. Lorsque les logiciels de GED sont couplés avec un scanner performant, la numérisation peut atteindre environ 120 pages en une minute.