Qu’est-ce qu’un inventaire d’archives ?

Inventaire d’archives : c’est quoi ?

Un inventaire d’archives est un instrument de recherche. Il s’agit d’un outil permettant la description des archives pour communiquer ces derniers aux personnes concernées et faciliter la recherche des documents nécessaires pour les chercheurs. Pour être plus précis, celui-ci donne la possibilité de lister et de répertorier les documents archivés clairement et rigoureusement. Les archives sont des documents qui sont regroupés par fonds. Ces fonds font référence à tous les documents qui proviennent du même producteur. Il peut s’agir d’une même entreprise, personne, famille, association ou encore d’un même service administratif. L’inventaire donne des renseignements sur l’ensemble des documents d’un même fonds. Les informations données par l’instrument de recherche sont le nom du producteur, l’histoire du document, les dates, la quantité d’archives, la façon dont elles sont classées, etc. Le regroupement des archives s’effectue dans des dossiers ou des boîtes et chacun d’eux porte une côte différente, soit un identifiant qui se compose de symboles, comme 64 J 2. L’inventaire des archives fait une description des documents qui correspondent à une côte précise.

Quels sont les différents types d’instruments de recherche ?

Différents types d’instruments de recherche existent. Un inventaire de document peut se retrouver sous les formes suivantes :

Fichier PDF ;
Livre imprimé ;
Base de données informatique ;
Fiches classées dans un fichier ;
Fascicule imprimé ;
Etc.

Un inventaire d’archives permet de décrire les articles qui sont référencés, et ce, plus ou moins en détail. Il est possible que l’instrument de recherche donne uniquement des informations concernant le contenu et la date ou qu’il fournisse de manière plus précise une description de l’archive. Grâce aux nouvelles technologies, la rédaction d’outils de recherche informatisée est tout à fait envisageable. Les entreprises et autres organisations ont la possibilité de scanner les archives papier pour une conservation sous forme dématérialisée. Pour consulter les inventaires d’archives dématérialisées, il faut se rendre sur internet ou sur un logiciel conçu à cet effet.

L’outil de recherche informatisé offre une multitude d’avantages :

Conservation des documents sensibles assurée ;
Logistique de stockage d’archives plus simple ;
Accès et diffusion des archives simplifiés ;
Diffusion des documents de recherche de manière plus large ;
Etc.

Quels sont les avantages des inventaires d’archives ?

Outil indispensable pour une gestion optimale d’une entreprise ou d’un service administratif, l’inventaire d’archives présente de nombreux bénéfices. Les inventaires d’archives permettent de trouver de manière simple et rapide les documents, grâce à un classement encadré par un système de cotes. Cet outil offre une description précise, ce qui facilite les recherches des administrations et des sociétés. L’instrument de recherche garantit une bonne conservation sur la durée des fonds d’archives actifs. Il apporte une protection des documents face aux dégradations et permet de respecter les durées légales de conservation des documents administratifs et comptables. Enfin, la traçabilité des archives est assurée avec l’inventaire, ce qui est un atout non négligeable.

Quelles sont les caractéristiques d’un inventaire des archives ?

Un inventaire archives peut être thématique ou méthodique. Les inventaires sont opposés aux répertoires numériques. Structurés toujours de façon identique, ces dispositifs sont la majorité du temps mis au point dans les services d’archives publiques. Pour les organiser, on utilise des unités documentaires ou objets. Les inventaires d’archives sont des unités regroupées en chapitres.

Comment réaliser un inventaire d’archives ?

Afin de réaliser un inventaire d’archives, il convient de suivre quelques étapes clés. La réalisation d’un instrument de recherche est l’une des meilleures solutions pour l’organisation, la conservation et la valorisation des documents d’une société, d’une institution ou d’un particulier. Pour garantir un accès efficace aux informations, répondre aux obligations légales de conservation des documents et assurer la pérennité des archives, il est important de disposer d’un inventaire bien structuré. Les étapes pour effectuer cette tâche de la bonne manière sont les suivantes : Afin de réaliser un inventaire d’archives, il convient de suivre quelques étapes clés. La réalisation d’un instrument de recherche est l’une des meilleures solutions pour l’organisation, la conservation et la valorisation des documents d’une société, d’une institution ou d’un particulier. Pour garantir un accès efficace aux informations, répondre aux obligations légales de conservation des documents et assurer la pérennité des archives, il est important de disposer d’un inventaire bien structuré. Les étapes pour effectuer cette tâche de la bonne manière sont les suivantes :

Détermination des objectifs de l’inventaire d’archives : la première étape pour la mise en place d’un inventaire archives est la définition des objectifs. Pour cela, il faut se demander si l’on souhaite réaliser un inventaire pour répondre à une obligation réglementaire, pour une meilleure accessibilité ou encore pour identifier les documents à numériser ou à supprimer. Il s’agit d’une étape cruciale pour la structure de la démarche et pour l’adaptation d’une méthodologie adaptée aux besoins.
Délimitation du périmètre de l’inventaire des archives : ensuite, il convient de délimiter le périmètre de l’inventaire. Cela permet d’éviter une dispersion inutile et de se concentrer uniquement sur les documents pertinents. Pour y parvenir, l’entreprise ou l’organisation doit préciser les fonds concernés (archives historiques, archives techniques, archives comptables, archives administratives, etc.). Il est également essentiel de définir les supports (numérique, papier, photographies et autres) et la période couverte.
Préparation du matériel nécessaire : pour réaliser un inventaire efficace pour ses archives, disposer de matériel adapté est nécessaire. Le matériel en question fait référence aux tables ou logiciels d’archives, aux ordinateurs, aux gants pour la manipulation de documents fragiles, aux boîtes de conservation, aux étiquettes et bien d’autres.
Collecte et regroupement des documents archivés : posséder un plan des locaux pour la localisation et l’organisation des documents archivés est fortement recommandé. L’étape d’après vise au rassemblement des documents au sein d’un espace de travail conçu à cet effet. Les archives peuvent être classées par date, service, type de document, etc. Pendant cette phase, il est tout à fait possible d’identifier les documents en mauvais état ayant besoin d’être restaurés ou numérisés en urgence.
Classement et description des archives : une fois les documents regroupés, il faut classer et décrire les archives en fonction d’un plan de classement défini (classement alphabétique, classement chronologique, classement thématique, type de document). Afin que le document soit décrit avec précision, indiquer son titre, sa date, son contenu et autre information pertinente est indispensable pour le retrouver de manière facile et rapide.
Mise en place d’un outil de gestion des archives : l’utilisation d’un logiciel de gestion d’archives est conseillée pour faciliter le travail d’inventaire et garantir une bonne traçabilité. Il s’agit d’outils permettant l’enregistrement des métadonnées (format papier ou numérique, localisation, numéro d’inventaire, restrictions d’accès, conditions de conservation).
Évaluation de l’état de conservation des documents et planification des actions : faire un inventaire d’archives donne également la possibilité d’évaluer l’état de conservation des documents archivés. Par exemple, certaines archives endommagées ont besoin d’être décontaminées, restaurées ou encore numérisées. Pour organiser cette tâche et assurer la conservation des documents sensibles, il est possible d’élaborer un plan d’action.
Élimination des documents obsolètes : ensuite, il convient d’identifier les documents à supprimer. En effet, en fonction des délais de conservation réglementaires, certains documents peuvent être détruits, étant donné qu’ils n’ont plus d’utilité historique ou administrative. Le respect des procédures légales est essentiel lors de l’élimination des archives obsolètes.
Rédaction d’un rapport d’inventaire : lorsque l’inventaire est terminé, l’étape suivante consiste à rédiger un rapport. Le rapport d’inventaire sert à documenter les opérations réalisées. Il s’agit d’un document qui doit comporter le mode de classement, la présentation des fonds, les critères de description et des recommandations pour améliorer la gestion des archives.
Mise à jour et suivi de l’inventaire d’archives : la dernière étape consiste à mettre à jour et à suivre l’inventaire d’archives. Ce n’est pas une tâche ponctuelle, mais bien un processus évolutif. Pour mettre à jour les données de manière régulière, il faut notamment ajouter de nouveaux documents à archiver, enregistrer les suppressions qui ont été faites, modifier les localisations, etc. Un bon suivi assure un travail pérenne et donne la possibilité d’avoir une gestion efficace des archives sur le long terme.