Gérer les archives en interne : analyse et méthodologie

Tous les professionnels produisent des archives dans le cadre de leurs activités. La multitude de documents créés, les différents formats d’archives (papiers ou numériques), la réglementation applicable à chaque document et la sensibilité des données font de l’archivage une charge pesante et complexe pour les professionnels. De plus, l’immense majorité des entreprises sont totalement indépendantes quant à la gestion de leurs archives, et doivent assumer cette charge seules.

Par conséquent, archiver en interne avec méthode aura des impacts bénéfiques pour votre société, qui se répercuteront directement sur vos conditions de travail et sur les résultats de votre entreprise. Elles garantiront votre conformité au Règlement Général pour la Protection des Données ou tout autre obligation légale pour la gestion de données.

A contrario, l’absence de méthodes d’archivage engendrera à coup sûr des conséquences néfastes pour tout professionnel : perte de données sensibles, incapacité de délivrer une information de façon urgente et précise à un client, patient, organisme de santé ou public, perte d’espace utile au sein de locaux etc. Ces risques s’amplifient avec le temps, et altèrent les conditions de travail des professionnels.

Sachant cela, quelles méthodes permettront à tous les professionnels d’améliorer rapidement et durablement la gestion de leurs archives ?

Nous développerons dans cet article une méthode simple et complète pour optimiser votre archivage. Nous vous invitons à consulter nos cas client pour illustrer cette méthode.

Système d’archivage :
trois étapes pour comprendre et analyser avant d’agir

L’amélioration du traitement de vos archives exige une analyse précise de votre système d’archivage actuelle. Cette analyse requiert du temps. Dans le cas où vous n’auriez pas ce luxe, je vous invite à nous contacter : nos archivistes répondront avec plaisir à vos questions. Tous nos devis sont gratuits.

1. Inventaires et typologies des documents

Tout d’abord, répondons à la question suivante : quelles archives mon entreprise / cabinet / officine / magasin produit-elle ? Il y a autant de réponses que de professionnels, selon son activité, son emplacement géographique etc. Cependant, nous pouvons rapidement identifier les inventaires principaux :

Documents comptables
Ressources humaines
Documents juridiques
Dossiers patients ou clients
Autres inventaires possibles (achats, services généraux, fournisseurs, qualité etc.)

Plus l’identification des archives est précise, plus faciles seront les étapes d’analyse suivantes.

Astuce : utilisez un tableau Excel que vous organiserez comme suit :

Colonne 1 : Inventaire (RH, Comptabilité, Dossier patient etc.)
Colonne 2 : Typologie* (Pour le RH : Fiche de paye, contrat de travail, URSAAF etc. ; Pour la comptabilité : bilans, journaux de caisses etc.)
Colonne 3 : si nécessaire, ajoutez une sous-typologie.

*En archivage, la typologie est la nature ou le type de document. Une typologie désigne précisément un seul type de document.

Exemple de tableau des inventaires et typologies à télécharger

2. Délais de conservation des archives

Une fois ce tableau complété, il convient d’appliquer à chaque typologie / sous-typologie d’archives les délais de conservation qui leur sont appliquées. Cette information est primordiale pour optimiser la gestion de vos archives et doit être complétée rigoureusement :

Selon les durées légales, en tenant compte des spécificités de votre profession.

Par exemple : les livres et registres comptables doivent généralement être conservés 10 ans, tous comme les bilans ; les factures sont quant-à-elles conservées 3 ans etc. Attention, certaines typologies ont des durées de conservation beaucoup plus longues.

Selon votre activité et vos besoins.

Il est parfois utile de conserver certains documents au-delà de leur délai de conservation légale. Par exemple, les opticiens doivent fréquemment renouveler une paire de lunette, plusieurs années après la visite du client. Il est donc primordial pour les opticiens de bien conserver et de pouvoir retrouver rapidement les dossiers clients, leurs anciennes ordonnances, fiches techniques, commandes etc. Nous vous conseillons de référencer les délais de conservation dans une colonne de votre tableau Excel, à côté des typologies (voir le tableau « Exemple de tableau des inventaires et typologies »).

3. Habilitations à la gestion des archives

Troisième et dernière étape de l’analyse, l’application des habilitations. Une habilitation, c’est le droit accordé à une personne d’accéder à un document, pour effectuer une action précise : le consulter, le partager, le modifier ou même le détruire. Est-il souhaitable que tous vos salariés et collaborateurs aient accès aux fiches de paies, documents comptables ou même dossiers clients ? C’est à vous d’en juger. Cependant, l’application d’habilitations claires, et communiquées à chacun, permettront par la suite de contrôler l’accès de vos documents et donc les risques liés à une mauvaise utilisation. Ces habilitations peuvent également être renseignées dans le tableau, par inventaire, ou plus précisément par typologie (voir tableau d’exemple). Notre analyse est terminée : place à l’optimisation.

Cinq méthodes pour un archivage efficace en interne

1. Rangez et protégez vos archives

Dans un premier temps, assurez-vous que les archives sont correctement conditionnées en boites d’archives, classeur, dossier suspendu, conteneurs etc. Un bon conditionnement doit vous permettre d’optimiser l’espace tout en vous donnant facilement accès aux documents. Il permet également la bonne conservation des archives à long terme, en les protégeant des chutes, inondations, poussières etc.

Par expérience, les boites d’archives et conteneurs sont idéaux pour une conservation optimisée et de qualité de vos archives. Nous pouvons vous envoyer des petits lots selon vos besoins. Nos boites sont solides, ergonomiques et faciles à monter !

Le papier est une matière durable si les conditions de conservation sont optimales, mais fragile en cas d’intempéries. Un dégât des eaux, des variations de températures brutales ou tout simplement une chute peuvent être fatales pour vos documents. Evitons donc le stockage d’archives directement au sol, sans conditionnement, dans une pièce mal isolée ou poussiéreuse (garage, grenier, cave, chaufferie etc.).

Attention : le papier est une matière inflammable ; assurez-vous que vos locaux d’archives pallient ce risque, ou votre assurance s’en souviendra…

Enfin, afin de vous faire gagner un temps précieux lors de la recherche de document, mettez en place une cartographie simple de vos armoires / locaux d’archives, et affichez-la. En un coup d’œil, n’importe quel collaborateur pourra comprendre l’organisation de l’espace d’archives par inventaire (Comptabilité, Ressources humaines etc.). Au sein de cet inventaire, utilisez une méthode simple pour retrouver les contenants, en les classant par ordre alphanumérique ou chronologique.

2. Classez vos archives dès leur création

Grâce au tableau des inventaires et typologies que vous aurez complété, respectant les délais légaux de conservation mais aussi adapté à votre organisation propre, vous pouvez facilement classer vos nouvelles archives. Pour cela, placez l’ensemble des documents dans un contenant adapté (boites d’archives) et notez sur ce contenant :

L’inventaire concerné
La ou les typologies de documents
La date de mise en archivage
La date de destruction, que vous pouvez calculer à partir des délais de destruction renseignés dans le tableau
Toute autre information vous semblant nécessaire

Astuces :

Si votre contenant comprend plusieurs typologies aux dates d’élimination différentes, notez la date de destruction la plus tardive. Cela vous évitera de détruire des documents n’ayant pas dépassé leur délai de conservation
Au lieu de noter la date de destruction précise, notez l’année suivant cette date. Exemple, pour une date de destruction prévue le 15 Juillet 2023, notez 2024. Cela vous fera gagner du temps lors des destruction que vous pourrez réaliser annuellement

Une fois le contenant correctement identifié, rangez le dans votre espace d’archivage, en respectant votre organisation par inventaire et ordre chronologique / alphanumérique. Il faut éviter de ranger les archives sans identification complète ou au mauvais endroit, même temporairement. Ces documents deviennent vite non-identifiables, inutiles, et impossible à éliminer.

A l’intérieur des contenants, vous pouvez ranger les documents par dossiers, eux-mêmes rangées selon un ordre défini (chronologique ou alphanumérique).

Avec notre logiciel de gestion des archives RWAS, bénéficiez d’un outil de création d’étiquettes pour vos boites d’archives, classeurs et autres contenants.

Champs de saisie personnalisables
Ajoutez votre logo, modifiez le design de vos étiquettes
Calcul automatique des dates de destruction
Enregistrement des nouvelles archives dans RWAS, et émission d’un code-barre par boite / classeur

3. Détruisez les archives au fil de l’eau

Grâce au étapes précédentes, vos archives sont maintenant identifiées et classées. Nous vous invitons à effectuer des opérations de destruction régulièrement (une à deux fois par an). La destruction a un double intérêt :

Elle permet un gain d’espace régulier
Elle assure l’élimination les données dont vous n’avez plus la responsabilité légalement. Ces données, notamment à caractère personnel ou sensible, sont une source de risque potentiel en cas de mauvaise utilisation ou même de conservation

Vous pouvez très rapidement identifier les contenants dont la date de destruction est dépassée grâce aux annotations présentes sur les contenants. Par ailleurs, il est plus intéressant d’effectuer la destruction une fois par an, au moment le plus opportun pour votre entreprise, afin de simplifier cette opération.

Attention : toute destruction de document doit être tracée et prouvée.

Astuce : nous travaillons avec des ESAT (Etablissement et Service d’Aide par le Travail, qui emploient des personnes en situation de handicap) spécialisés dans la destruction confidentielle d’archives, et recyclent le papier. La destruction de vos archives est donc valorisée ! Cette destruction se conclue par la remise d’un certificat de destruction confidentielle, et d’un bordereau de destruction préparé par notre archiviste.

N’hésitez pas à contacter les ESAT autour de vous, certains pourraient vous proposer des services de destruction. Sinon, contactez-nous : nous pourrons vous accompagner dans cette démarche.

Lorsque vous effectuez une destruction d’archives, notifiez la date sur votre tableau de suivi, et gardez une trace de cette opération

4. Digitalisez vos archives selon vos besoins

La digitalisation est un processus de plus en plus rependu, et peut être une solution d’optimisation des données. Cependant, l’archivage papier permet bien des avantages, et nous le préconisons dans la plupart des cas :

Les documents papiers ont une valeur légale et sont facilement considérés comme originaux. Plusieurs conditions doivent être remplies pour qu’un document digital soit considéré de la sorte
Un document papier ne peut pas être piraté
L’archivage papier ne nécessite pas de GED, logiciel spécifique ou investissement en serveur et sécurité informatique
Toutes les organisations utilisent le papier, même si elles sont équipées de logiciels de digitalisation. La conservation du papier permet donc d’éviter l’étape de la numérisation, chronophage et coûteuse
Selon les méthodes de travail, le papier présente un confort de travail uniqueoute autre information vous semblant nécessaire

La digitalisation des archives est cependant très pratique pour partager rapidement un document, conserver une copie et travailler sue certaines données.

En classant correctement vos dossiers, vous pourrez, selon vos besoins, rechercher puis numériser les quelques documents dont vous avez vraiment besoin en version digitale. Ainsi la digitalisation n’est pas généralisée, mais spécifique, et donc optimisée. Elle n’est pas coûteuse, et es réalisée au compte-goutte, à l’aide d’un simple photocopieur.

A l’intérieur des contenants, vous pouvez ranger les documents par dossiers, eux-mêmes rangées selon un ordre défini (chronologique ou alphanumérique).

Lorsque vos archives sont externalisées dans nos locaux, vous avez accès à l’outil « Scan-sur-demande » sur votre compte en ligne RWAS. En quelques clics, recherchez et sélectionnez un dossier, cliquez sur « Scan-sur-demande » : nous scannons le dossier, et vous le transmettons en quelques heures, digitalisé !

5. Faire appel à un professionnel de l’archivage, en particulier un archiviste.

Archiver correctement en interne est tout à fait faisable, mais demande beaucoup de ressources :

Du temps : pour la recherche réglementaire puis pour la gestion des archives, en particulier si le classement n’est pas optimisé
De l’espace : de qualité pour une bonne conservation, sécurisé et aménagé, à proximité des espaces de travail

Ce temps et cet espace sont bien mieux utilisés pour votre activité propre : c’est pour cela que de nombreux professionnels ne traitent pas, ou très peu, leurs archives.

Heureusement, en France, nous formons des archivistes (Master 2) capables d’organiser et de gérer tout type de fonds d’archives. Armés de leurs connaissances réglementaires, outils archivistiques et de leur expérience, les archivistes sont capables, en très peu de temps, d’optimiser n’importe quel fonds d’archives. Ce métier est méconnu du grand public : les archivistes travaillent habituellement pour les grands organismes publics, et les fonds d’archives complexes.

Chez REISSWOLF, nos archivistes ont un rôle commercial, et sont directement en lien avec nos clients. Un archiviste référent vous apportera tous les conseils dont vous avez besoin, et trouvera les meilleures solutions pour améliorer votre système d’archivage. Dans le cas d’une externalisation, destruction, numérisation, ou tout autre opération, c’est l’archiviste qui pilotera directement les opérations.

REISSWOLF possède toutes les ressources en interne pour réaliser la conservation, la manutention et le transport de vos archives.

Nos centres de conservation d’archives sont totalement sécurisés et optimisés pour une conservation optimale. Toutes vos archives sont alors accessibles en ligne, sur votre compte RWAS, grâce auxquels vous gardez la main sur tous vos documents, qu’ils soient dans nos locaux ou dans vos bureaux.

Vous pouvez, en quelques clics, consulter les documents, créer de nouvelles archives, demander la destruction de boites etc. RWAS est offert avec toute opération de stockage, et peut-être mis à votre disposition même pour un archivage interne uniquement (beaucoup plus interactif et pratique qu’un suivi sur Excel).

Tous nos devis sont gratuits, alors n’hésitez pas à nous contacter !

Bon archivage à vous, en espérant vous avoir aidé !