Solutions d’archivage pour les experts-comptables
nos solutions d’archivage
La gestion des archives : un sujet incontournable
Vous êtes expert comptable et, comme tous les professionnels, votre activité génère des archives. Le volume de vos archives est croissant et suit le développement de votre société.
Par ailleurs, le cabinet d’expertise comptable est tenu de restituer tous les documents fournis par ses clients, en plus de conserver ses propres documents de travail. Une stratégie d’archivage efficace s’avère également primordiale aussi bien en cas de contrôle de l’administration que de litiges avec les clients, les archives pouvant être utilisées comme moyens de preuve.
Nous proposons des solutions sur-mesure de gestion des archives spécifiquement conçues pour les Cabinets comptables.
Archivage – Contraintes et Obligations pour les experts comptables
L’archivage au sein des cabinets d’expertise comptable est strictement réglementé (RGPD, CNIL, etc). La confidentialité et la conservation de vos données sont une priorité. Les mesures exigées par ces normes sont complexes et de tout ordre :
- classement efficace des données et traçabilité des informations
- Respect des délais de destruction
- Conditions de conservation pour assurer l’intégrité des archives dans le temps
- gestion des habilitations (droits d’accès aux archives)
Le respect de ces réglementations engage directement la responsabilité des dirigeants.
La durée de conservation des archives comptables
Depuis la loi n°2008-561 du 27 juin 2008, le délai des conservation correspond à la durée de prescription au delà de laquelle le client ne peut plus agir en recours contre son expert-comptable. En cas de redressement fiscal d’un client le délai de prescription est de 3 ans qui peut être porté à 7 ans dans le cas des déclarations n’ont pas été fournies dans les délais.
Le décompte de la durée de conservation des archives est appliqué à compter de la clôture de l’exercice comptable, les documents concernés sont les suivants :
- les factures des clients ou des fournisseurs
- Les documents de gestion des stock
- Les pièces bancaires, comme les relevés, remises de chèques et talons de chèque
- Les bons de commande et le bon de livraison émis ou reçus par l’entreprise
- Les livres et registres comptables
Dans les faits, la loi impose une durée légale de conservation des archives comptables de 10 années minimum suivant la clôture d’un exercice. En cas de non-respect le Code général des Impôts, par l’article 1734, prescrit un amende de 5 000 euros applicable si les archives ont été détruite avant les délais de prescription ou en cas de constat de non-tenue des documents.
Experts-comptables : pourquoi opter pour un archivage externalisé ?
Nous l’avons vu, vos archives tracent les opérations réalisées en interne ou pour le compte de vos clients. Elles servent à la fois de preuves et d’outils pour l’amélioration continue de vos services.
Ne pas opter pour une stratégie efficace d’archivage, c’est :
- Gâcher des ressources précieuses, en espace et en temps de traitement
- Altérer votre qualité de service
- Faire peser un risque sur l’intégrité de vos archives en cas de sinistre, incendie ou inondation
- En cas d’action malveillante, la confidentialité de vos archives n’est pas forcément assurée dans vos locaux
- Prendre le risque, tôt ou tard, d’impacts néfastes pour votre activité
A l’inverse, opter pour une externalisation des archives chez Reisswolf France aura un impact rapide et durable sur votre rentabilité. Gain de place, gain de temps, conformité réglementaire, simplicité et rentabilité : notre service s’adapte entièrement à votre organisation. Il ne requiert aucune installation, aucune formation de vos agents. Nous améliorons simplement votre quotidien dans la durée.
Notre système de facturation est fixe et mensuel, vous gagnez en visibilité sur vos dépenses. Dans nos forfaits tout est compris en fonction de vos besoins
- Livraisons de documents entre 24 heures et 5 jours ouvrés en fonction de vos choix
- Scan sur demande de documents
- Mise à disposition du logiciel RWAM de gestion des archives
- Transferts de vos archives dans notre centre de stockage sécurisé
