Entreprise d’archivage numérique

Système d’archivage numérique : c’est quoi ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet sur l’entreprise d’archivage numérique, commençons par le commencement. Un système d’archivage est une solution qui donne la possibilité de préserver les documents sur le long terme. Celui-ci permet la pérennisation de la valeur légale des informations archivées et assure leur durabilité, leur authenticité et leur sécurité. L’archivage électronique est un élément indispensable en matière de sécurité légale, financière et fiscale pour les entreprises. Les services d’archivage électronique (SAE) viennent en complément des offres de gestion électronique des documents et des services de coffre-fort-numérique. Ce type de système va au-delà d’un simple moyen de stockage. Il est également conçu pour la préservation de l’opposabilité des fonds d’archives sur une longue durée. Les documents numériques ont les mêmes durées de conservation que les documents papier. L’enjeu de l‘archivage dématérialisé est une conservation qui assure l’intégrité des documents pendant toute la durée obligatoire imposée par la loi.

Qu’est-ce qu’une société d’archivage numérique ou tiers archiveur ?

Une société d’archivage numérique ou tiers archiveur fait référence à un prestataire de services dont la mission principale est la conservation et la gestion des documents électroniques. Ce professionnel s’occupe de l’organisation, de la formation du personnel et de la mise en place des moyens nécessaires pour garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité des documents au fil des années. Faire appel à une telle entreprise offre une multitude d’avantages non négligeables.

Quels sont les enjeux de l’archivage numérique ?

La préservation et le stockage numérique sont désormais des défis majeurs pour ce qui est de la gestion des risques des organisations qu’elles soient publiques ou privées, et qui ont besoin d’infrastructures adéquates et d’un savoir-faire spécifique. Ainsi, il est indispensable que les organisations mettent en place une solution conforme aux réglementations et aux normes actuelles, qui répondent aux spécificités de chaque secteur d’activité et aux besoins métier, tout en intégrant de manière rapide les évolutions professionnelles, technologiques et réglementaires. La valeur probante d’un document numérique s’appuie sur diverses particularités, comme l’intégrité, l’horodatage, la traçabilité et l’imputabilité. Pour répondre aux exigences et normes du marché, il est fortement recommandé de choisir une entreprise d’archivage électronique qui propose des services de confiance et qui offre à ses clients la garantie d’un document recevable en cas de contentieux.

Pourquoi numériser ses documents archivés ? avantages

Numériser ses documents présente de nombreux avantages :

Plus économique que l’archivage physique
Meilleure performance pour la recherche de documents
Moins de risques de perte de documents

L’un des avantages de l’archivage numérique est qu’il coûte moins cher que l’archivage papier. En effet, celui-ci a besoin de moins d’espace. Il n’y a pas la nécessité de disposer d’une salle dédiée à la conservation des archives, ni même d’embaucher du personnel pour la gestion des documents numérisés. Grâce aux solutions de dématérialisation, la recherche de documents est plus performante. Les professionnels peuvent utiliser des logiciels pour la recherche de leurs archives. Ces logiciels donnent un accès au document à tout moment et partout. Disposer d’un système d’archivage sous forme numérique évite les risques de dégâts en lien avec les conditions de conservation, les conditions météorologiques et le temps. Une telle solution va permettre aux documents de rester constamment utilisables et lisibles, ce qui n’est pas toujours le cas avec les archives

Quelles sont les différentes solutions d’archivage numérique proposées par les entreprises ?

Les différentes solutions d’archivage numérique proposées par les entreprises sont les suivantes :

Système d’archivage électronique ou SAE
Gestion électronique des documents ou GED
Service de coffre-fort électronique ou numérique ou CFE

Une entreprise d’archivage numérique peut proposer le SAE, soit une solution d’hébergement sécurisé qui est en parfaite conformité avec les documents électroniques des professionnels. C’est l’une des meilleures solutions quand le flux des documents papier ou de transformation digitale de l’entreprise augmente de manière importante. Le GED permet de gérer les documents et les archives. Néanmoins, il s’agit d’une solution qui ne donne pas la possibilité d’assurer leur pérennité ni leur authenticité. Le service de CFE est une solution permettant le stockage des documents en toute sécurité. Avec un coffre-fort numérique, les documents peuvent conserver leur intégrité et leur authenticité au fil du temps. Tous les employés ont un espace de stockage personnel et sécurisé avec un accès personnel.

Comment faire l’archivage électronique ?

Pour faire l’archivage électronique, il est important de respecter certaines étapes. Dans le cadre d’un projet de numérisation des documents archivés, les étapes sont les suivantes :

Utilisation d’un système d’archivage en ligne, comme le SAE, pour garantir une gestion simple et sécurisée des documents ;
Identification des interlocuteurs métier de la société pour la construction d’une équipe projet ;
Identification des documents à archiver numériquement.

Voici les 5 clés de l’archivage numérique :

Pérennité ;
Confidentialité ;
Réversibilité ;
Disponibilité ;
Intégrité.

Il faut que les documents restent lisibles et qu’ils ne subissent aucune altération pendant toute la durée de conservation obligatoire. De même, ces derniers doivent être accessibles uniquement aux individus concernés. L’entreprise doit pouvoir récupérer les documents à tout moment. Il en va de même pour les utilisateurs qui ont besoin de les utiliser. Enfin, aucune modification des documents ne doit être possible dans le temps. Il est nécessaire que la société apporte une preuve de cette intégrité. Une mise en place de journalisation ou de systèmes d’horodatage est à mettre en place.

Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage numérique ?

Faire appel à un professionnel de l’archivage numérique donne la possibilité aux entreprises d’assurer la conformité de leur gestion documentaire aux normes en vigueur. Les réglementations qui encadrent l’archivage électronique sont diverses et variées. Un spécialiste est en mesure de répondre à ces exigences et de garantir que les documents sont conservés selon les règles légales et les bonnes pratiques de secteur. Cela diminue les risques juridiques et financiers en lien avec une mauvaise gestion des archives. L’archiviste professionnel peut également optimiser la gestion documentaire, grâce à une structure, un classement et une indexation des documents de façon efficace. L’accès à l’information est facilité, la productivité des équipes améliorée et les pertes des documents essentiels évitées. Les entreprises d’archivage numérique peuvent organiser les documents de manière bien pensée, ce qui donne également la possibilité de sécuriser les données sensibles et de prévenir les risques de fuites, de destruction et d’altération des informations stratégiques. Ce type de société permet aux professionnels et aux institutions une anticipation des évolutions technologiques et une pérennisation de leurs documents. L’expert en archivage est apte à recommander les stratégies et les outils adaptés pour une transition numérique réussie, assurant ainsi une gestion des documents efficace et durable. Voici, en résumé, les avantages de faire appel à une société d’archivage électronique :

Garantie de la conformité réglementaire ;
Optimisation de la gestion des documents ;
Sécurisation des données sensibles ;
Réduction des coûts et gain d’efficacité ;
Anticipation des évolutions technologiques ;
Garantie d’une continuité et d’une traçabilité des informations.