Quels sont les documents à conserver 5 ans ?

Liste des documents professionnels à conserver pendant 5 ans

Vous êtes une entreprise ou un particulier et souhaitez connaître les fichiers à conserver 5 ans ? Pour ce qui est des entreprises, ces dernières sont dans l’obligation de conserver tout papier reçu ou émis dans le cadre de leur activité pendant une certaine durée. Il n’est question que de durées minimales de conservation. La durée de conservation dépend de la nature du fichier. Certains papiers doivent être conservés pendant 5 ans, tandis que d’autres devront être archivés plus ou moins longtemps. En règle générale, il faut conserver ses papiers professionnels et personnels entre 1 an et 30 ans, durée pendant laquelle l’administration est autorisée à mener des contrôles. Passé le délai des cinq ans obligatoires, le professionnel peut décider de continuer d’archiver le document en question s’il le souhaite, tant qu’il a respecté ses obligations. Cependant, tout document contenant des données personnelles ne peut pas être conservé au-delà de la durée minimale imposée. Les fichiers à conserver sont nombreux et la durée varie d’un papier à un autre. Il peut donc être compliqué de s’y retrouver. Toutefois, conserver des papiers d’entreprise est obligatoire et tout manquement à ses obligations est puni par la loi. Il est donc important de bien maîtriser la durée légale de conservation des pièces. Pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu une liste des documents professionnels à conserver pendant 5 ans :

Documents commerciaux et documents civils : Document bancaire (relevé bancaire, talon de chèque) (5 ans), convention ou contrat conclu lors d’une relation commerciale (5 ans), dossier d’un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat), fichier lié à la propriété intellectuelle (5 ans à partir de la fin de la protection) ;
Documents sociaux : registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (5 ans à partir de la fin de leur utilisation), traité de fusion (5 ans), statut de la société, association ou GIE (5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS), comptes annuels (annexe, bilan, compte de résultat, etc.) (5 ans) ;
Gestion du personnel : registre unique du personnel, double du bulletin de salaire, document lié aux contrats de travail, indemnités, primes, salaires, régimes de retraite, soldes de tout compte, déclaration d’accident de travail auprès de la Sécurité sociale, vérification et contrôle du comité social et économique (CSE), observation ou mise en demeure de l’inspection du travail (5 ans) ;

Si l’entreprise ne respecte pas la durée de conservation des documents de 5 ans pour les papiers mentionnés ci-dessus, celle-ci risque une amende, ainsi que d’autres pénalités.

Liste des documents personnels à conserver pendant 5 ans

Les particuliers sont aussi concernés par les documents à conserver cinq ans. Les papiers de la vie devant être conservés sont notamment les papiers liés à la banque, à l’assurance, au véhicule, au logement, à la famille, aux impôts, etc. Il s’agit également de durées minimales de conservation. Cela signifie que lorsque le délai de 5 ans est passé, le particulier peut quand même conserver ses papiers pendant plus longtemps. Le délai de cinq ans fait référence à la période pendant laquelle ce dernier peut exercer un droit, comme par exemple, demander un remboursement, mais pas que. Cela concerne aussi la durée pendant laquelle une administration peut lui demander quelque chose (payer une amende, par exemple). Garder les fichiers pendant plus de 5 ans peut lui permettre d’apporter une preuve devant la justice. Tout comme c’est le cas pour les professionnels, les documents qui doivent être conservés sont nombreux, ce qui peut être compliqué de retenir ceux dont la durée minimale s’étend à cinq ans. Pour que vous y voyiez plus clair, voici une liste des papiers personnels à conserver pendant 5 ans :

Documents assurance : relevé d’informations automobile (à vie) ;
Documents véhicule : certificat de cession du véhicule (pendant toute la durée de conservation du véhicule), facture d’achat et de réparation (pendant toute la durée du véhicule). Sachant qu’un véhicule peut être gardé 5 ans ou plus, il faut conserver ces papiers pendant toute cette durée ;
Documents banque : dossiers de compte livret A, PEL, compte courant (convention d’ouverture de compte, etc) (5 ans à partir de la clôture du compte), talon de chèque, relevé de compte (5 ans à partir de l’opération) ;
Documents consommation et appareils ménagers : facture appareil électroménager ( jusqu’à la fin de la garantie), certificat de garantie (jusqu’à la fin de la garantie). Certains appareils ménagers sont garantis 5 ans ;
Documents famille et scolarité : avis de versement d’allocations familiales (5 ans), livret de famille, diplômes, acte de reconnaissance d’un enfant, convention de Pacs, contrat de mariage (papiers en lien avec les biens acquis ou apportés pendant le mariage par legs ou donation), jugement de divorce, acte d’état civil, jugement d’adoption (à vie) ;
Documents logement : factures gaz, électricité et eau, procès verbal d’assemblée générale de copropriété, correspondances avec le syndic, preuve de paiement des charges de copropriété (5 ans), acte de vente (à vie), contrat de location, quittance de loyer, état des lieux, inventaire du mobilier (durée de la location + 3 ans). Pour ce dernier papier, certaines locations peuvent durer 2 ans. Par conséquent, 2 ans + 3 ans = 5 ans de conservation du papier ;
Documents travail, chômage et retraite : contrat de travail, bulletin de paie, certificat de travail, relevé d’identités journalières de maladie et de maternité, carte d’invalidité d’un enfant (jusqu’à la liquidation de la retraite, donc 5 ans et plus), bulletin de paiement de la pension retraite et titre de pension (à vie) ;
Documents militaires : livret militaire et attestation des services accomplis (à vie) ;
Documents particulier employeur : bulletin de salaire de l’employé, déclaration d’accident de travail auprès de l’assurance maladie (5 ans), contrat de travail du salarié (5 ans après la fin du contrat de travail) ;
Documents santé : carte de complémentaire santé, relevé de remboursement (moins de 5 ans ou plus de 5 ans selon l’organisme), certificat médical, examen médical, carnet de vaccination, carnet de santé, carte de groupe sanguin (à vie) ;

Le délai de conservation de 5 ans pour les documents ci-dessus est à respecter pour éviter tout problème en cas de demande de l’administration ou en cas de litige.

Pourquoi est-il important de conserver ses documents pendant 5 ans ?

Maintenant que vous connaissez les documents à conserver 5 ans, il semble essentiel de comprendre pourquoi le respect de la durée minimale légale est indispensable. Conserver ses fichiers pendant 5 ans est important pour diverses raisons. Pour un particulier, la conservation des papiers personnels pendant une certaine période permet de prouver le respect d’une obligation ou l’existence d’un droit. Comme nous l’avons vu plus haut, les délais de conservation sont différents selon le type de fichier. Le particulier doit ainsi archiver ses documents un an, deux ans, trois ans, cinq ans ou encore dix ans. Il est donc important de bien se renseigner avant de détruire ou de jeter un papier important. Concernant les professionnels, ces derniers sont obligés de garder leurs papiers pendant quelques années pour ne pas s’exposer à des sanctions. Conserver des fichiers d’entreprise pendant une longue période est nécessaire pour les raisons suivantes. Tout d’abord, la bonne conservation documentaire dans le monde professionnel répond à un enjeu d’ordre réglementaire. Il est obligatoire pour une société d’archiver les papiers physiques ou numériques pendant parfois une longue durée. Le non-respect de ses obligations peut entraîner des amendes, ainsi qu’une interdiction d’exercer son activité. Mis à part cette obligation légale, il y a certains avantages à conserver ses documents professionnels. Cela est notamment un atout pour l’organisation de la société. En effet, l’entreprise et ses collaborateurs peuvent avoir besoin de consulter un fichier ou d’accéder à une information ancienne, etc. De même, il est nécessaire d’apporter une preuve en cas de litige ou de contrôle. Les papiers archivés pendant 5 ans peuvent contenir des factures ou autres qu’il faut présenter à l’administration pour faire valoir ses droits.

Quel format choisir pour la conservation des documents professionnels ou personnels ?

Pour la conservation des fichiers professionnels ou personnels, il est possible de choisir entre ces deux formats suivants :

Archivage papier ;
Archivage numérique.

Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage pour la conservation des documents ?

Faire appel à un professionnel de l’archivage pour la conservation des documents est fortement recommandé. Étant donné qu’un professionnel est dans l’obligation de conserver ses papiers administratifs pendant une si longue période, confier ses archives à un spécialiste garantit la sécurité et l’intégrité des papiers. Les papiers doivent disposer d’une protection contre la perte, le vol et la détérioration si l’entreprise veut pouvoir les conserver pendant cinq ans. Un tiers archiveur est un professionnel qui dispose d’infrastructures adéquates. Celui-ci possède des espaces de stockage sécurisés ou encore des solutions de sauvegardes numériques. Passer par un prestataire qualifié permet à l’entreprise de bénéficier d’une gestion professionnelle des fichiers, d’une facilité et rapidité d’accès aux informations et d’une organisation optimale. L’accumulation des fichiers numériques ou papiers pendant toute la durée de vie de l’activité professionnelle est une chose courante en entreprise. De ce fait, le professionnel peut vite avoir la tête sous l’eau et ne plus s’y retrouver face à tant de documents. Toutefois, quand l’archivage est structuré et que l’entreprise s’équipe d’outils performants, il est possible d’accéder aux fichiers en quelques clics seulement. Recourir à un expert est donc un gain de temps et permet d’optimiser la gestion administrative de sa société. En sollicitant les services d’une entreprise de gestion des archives, c’est la garantie d’être en parfaite conformité concernant les délais de conservation des documents. En effet, ce type de société connaît parfaitement les lois en vigueur en ce qui concerne les délais légaux. Cette dernière peut donc conserver les fichiers 5 ans ou plus, proposer des solutions adaptées pour rester conforme à la réglementation et éviter à l’entreprise d’avoir des pénalités en cas de contrôle. Vous savez tout sur les papiers à conserver 5 ans. Se rapprocher d’un tiers archiveur est nécessaire pour disposer de plus d’informations sur le sujet.