Quels sont les documents à conserver 10 ans ?

Liste des documents professionnels à conserver pendant 10 ans ou plus

Vous êtes une entreprise et souhaitez en savoir plus sur les documents à conserver 10 ans ? Vous êtes au bon endroit. Au cours de son activité professionnelle, une entreprise est dans l’obligation de conserver tous les papiers reçus ou émis pendant une durée minimale. Certains documents d’entreprise doivent être conservés pendant 10 ans, voire 30 ans pour certains d’entre eux. Le délai est différent en fonction de la nature du papier en question, mais également selon les obligations légales. Passé le délai de conservation obligatoire, l’entreprise a le droit d’archiver ses documents plus longtemps si elle le souhaite. Seuls les documents contenant des données personnelles doivent être détruits une fois que le délai de conservation est passé. Pendant les dix ans de conservation imposés, l’administration peut procéder à des contrôles. Maîtriser la durée de conservation des documents est indispensable pour organiser ses archives de manière optimale. Les délais de sauvegarde vont de 1 an à 30 ans environ, il n’est donc pas toujours évident de savoir quel document doit être conservé 10 ans. Découvrez la liste des documents professionnels à conserver pendant 10 ans ou plus :

Documents civils et commerciaux : contrat conclu par voie numérique avec un consommateur à partir de 120 € (10 ans), contrat d’acquisition ou de cession de biens fonciers et immobiliers (30 ans) ;
Pièces comptables : livre et registre comptable (livre d’inventaire, grand livre, livre journal), pièce justificative (factures, bon de livraison, bon de réception, bon de commande, etc.) (10 ans) ;
Documents fiscaux : les documents fiscaux doivent être conservés pendant une période de 6 ans. Néanmoins, lors d’une activité occulte (travail dissimulé, fraude fiscale, activité illicite ou absence de déclaration) ce délai passe à 10 ans ;
Documents sociaux : Comptes annuels (annexe, compte de résultat, bilan) (10 ans à compter de la clôture de l’exercice) ;

Ne pas conserver ses documents papier ou numériques pendant toute la durée minimale imposée expose l’entreprise à des sanctions, comme une amende, etc. La durée de conservation des documents de 10 ans doit donc impérativement être respectée.

Liste des documents personnels à conserver pendant 10 ans ou plus

Certains documents de la vie courante (impôts, banque, véhicule, assurance, travail, logement, santé, etc.) doivent être conservés plus ou moins longtemps. Les documents à conserver sont nombreux et leur délai dépend de leur nature. Certains papiers administratifs ont une durée de conservation de 10 ans, alors que d’autres ne devront être gardés que pendant 1 an ou 5 ans. Il s’agit d’une durée minimale, ce qui signifie que le particulier peut les garder plus longtemps, notamment s’il souhaite apporter une preuve devant la justice. Tout comme pour les professionnels, le délai de ces documents à conserver 10 ans permet aux particuliers d’exercer un droit (demande de remboursement, justificatif en cas de litige, etc.). Il s’agit aussi des délais pendant lesquels il est possible de demander quelque chose à la personne concernée, comme le règlement d’une amende. Dans le cas où la prescription serait interrompue ou suspendue, les délais peuvent être allongés. Pour toute personne mineure, les délais sont suspendus jusqu’à l’âge de la maturité. C’est à 18 ans que les délais légaux de conservation des documents prendront effet, et ce, pendant une durée de dix ans. Voici la liste des documents personnels à conserver pendant 10 ans ou plus :

Documents d’assurance : assurance vie (10 ans), Dommage corporel (10 ans), relevé d’information automobile (à vie) ;
Documents de véhicule : facture d’achat, facture de réparation (pendant toute la durée de conservation de la voiture), certificat de cession du véhicule (pendant toute la durée de conservation de la voiture) ;
Documents en lien avec la consommation : facture des appareils ménagers (jusqu’à la fin de la garantie), certificat de garantie (jusqu’à la fin de la garantie). Certains appareils électroménagers sont garantis 10 ans ;
Documents de scolarité et de famille : diplômes, livrets de famille, convention de Pacs, contrat de mariage, acte de reconnaissance d’un enfant, jugement d’adoption, jugement de divorce, acte d’état civil (à vie) ;
Documents d’habitation : factures de travaux (2 ans ou 10 ans en fonction de la nature des travaux), acte de vente (à vie).
Documents de chômage, travail et retraite : contrat de travail, bulletins de salaire, certificat de travail, relevés d’indemnités journalières de maladie, relevés d’indemnités journalières de maternité (jusqu’à la liquidation de la retraite, soit 10 ans ou plus), bulletin de paiement de la pension de retraite ou titre de pension (à vie), carte d’invalidité d’un enfant (jusqu’à la liquidation de la retraite) ;
Documents militaires : attestation des services accomplis, livret militaire (à vie) ;
Documents de santé : examen médical, certificat médical, carnet de santé, carnet de vaccination, carte de groupe sanguin (à vie), preuve du versement d’indemnités journalières (jusqu’à la liquidation des droits à la retraite) ;

Pour un particulier, les choses ne sont pas tout à fait identiques. Si ce dernier ne conserve pas ses papiers, il ne risque aucune sanction. Néanmoins, conserver les documents est indispensable pour prouver ses droits en cas de litige ou l’existence d’une obligation.

Pourquoi est-il important de conserver ses documents pendant 10 ans ?

Maintenant que vous connaissez les documents à conserver 10 ans, voyons pourquoi cette pratique est indispensable. Conserver ses documents pendant 10 ans est important pour plusieurs raisons. Tout d’abord, respecter les durées légales de conservation des documents d’entreprise permet de rester en conformité avec la loi en vigueur. Une entreprise a tout intérêt à garder ses documents 10 ans ou plus pour se protéger contre d’éventuelles sanctions financières qui peuvent s’appliquer pour toute pièce non communiquée à l’administration fiscale. Cela donne aussi la possibilité de constituer un dossier solide lors d’une action en justice avec des preuves pour sa défense. Conserver ses documents pendant de nombreuses années offre également un gain de temps. En effet, la préservation des données importante permet une gestion documentaire efficace. Enfin, conserver des papiers pendant une longue période garantie des échanges de qualité avec les contrôleurs des impôts, les actionnaires, les investisseurs, les experts-comptables et autres interlocuteurs. Concernant les particuliers, ces derniers doivent conserver leurs documents 10 ans pour prouver l’existence d’une obligation ou d’un.

Quel format choisir pour la conservation des documents professionnels ou personnels ?

Pour les documents à conserver dix ans, il est possible de choisir entre plusieurs formats. Il est notamment possible d’opter pour le stockage papier des documents d’entreprise et donc de garder l’ensemble des pièces au sein d’un espace sécurisé et à l’abri de l’humidité. Néanmoins, cette solution demande la création d’un rayonnage avec boîtes d’archives et classeurs pour obtenir un classement optimal. Il faut savoir que ce n’est pas une option qui résiste aux dégâts du temps. La meilleure solution pour la conservation des documents professionnels et personnels est la sauvegarde en version numérique. La numérisation des documents assure l’intégrité et l’authenticité des papiers qui doivent être conservés pendant une durée de dix ans.

Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage pour la conservation des documents ?

Faire appel à un professionnel de l’archivage pour la conservation des documents offre divers avantages. Puisqu’il est obligatoire de conserver ses documents pendant autant de temps, confier ses archives à une société assure l’intégrité et la sécurité des papiers. En effet, pour être conservés pendant 10 ans, il faut que les documents importants soient protégés contre le vol, la perte et la détérioration. Un tiers archiveur est en possession d’infrastructures adaptées (solutions de sauvegarde numériques, espaces de stockage sécurisés, etc.). En passant par un prestataire expérimenté, cela offre une gestion professionnelle des documents et donc une meilleure organisation et un accès plus simple et rapide aux informations. Au cours de son activité professionnelle, une société peut vite être submergée par l’accumulation de fichiers numériques ou de papiers. Les documents peuvent être accessibles en quelques clics seulement lorsque l’archivage est structuré et que l’entreprise utilise des outils performants. Ainsi, il est possible d’optimiser la gestion administrative, ce qui est un gain de temps non négligeable. Enfin, solliciter les services d’une entreprise de gestion des archives permet de respecter les délais de conservation des documents. Les professionnels du secteur ont une parfaite connaissance des délais légaux. Ils sont donc aptes à conserver les documents 10 ans ou plus et de mettre en place des solutions adaptées pour éviter une non-conformité et des pénalités lors d’un contrôle. Vous savez tout sur les documents à conserver 10 ans. Pour plus d’informations, il est conseillé de se tourner vers une entreprise spécialisée dans la gestion des archives.