Pourquoi classer et archiver ses documents personnels et professionnels ?
Avant de divulguer les solutions pour classer et archiver ses documents, comprendre pourquoi cette pratique est importante est indispensable. Classer et archiver ses documents personnels et professionnels est obligatoire pendant 1 à 10 ans, selon la nature de celui-ci. Archiver des documents officiels dans un espace sécurisé est essentiel, qu’il s’agisse de factures, de papiers d’identité, de relevés de compte, de papiers bancaires, etc. Que ce soit pour un particulier ou un professionnel, il peut être compliqué de s’y retrouver au vu des diverses conditions de conservation, comme les délais minimums à respecter ou encore de trouver une méthode efficace de classement. Quoi qu’il en soit, classer et archiver de façon optimale ses documents administratifs est crucial pour rester conforme à la législation, ne pas perdre de temps et faciliter leur recherche.
Les documents d’un particulier
Pour les particuliers, le classement, l’archivage et la conservation des documents personnels permettent de respecter une obligation et de prouver l’existence d’un droit. Il faut garder ses papiers pour disposer d’un justificatif lors d’un litige, d’une réclamation ou en cas de démarches administratives. Les délais de conservation des documents sont différents d’un papier à un autre. Par exemple, certains documents ne sont à garder que deux ans, alors que d’autres doivent être classés et archivés à vie.
Les documents d’une entreprise
Classer et archiver les documents en entreprise est une obligation légale. Les entreprises sont obligées de conserver leurs documents papier ou numériques pendant une durée imposée par la loi. Tout comme pour les particuliers, la période de conservation est influencée par le type de document à classer et à archiver. Afin d’être sûre de la conformité de ces obligations et procédures, l’administration peut procéder à des contrôles. Les procédures de classement et d’archivage des documents en entreprise doivent être respectées pour éviter des sanctions, comme une amende. L’archivage papier et électronique est donc indispensable en entreprise.
Méthodes de classement et d’archivage des documents pour un particulier
Pour tout classement et archivage des documents pour un particulier, deux méthodes existent :
- Classer et archiver ses documents sous format papier ;
- Classer et archiver ses documents sous format numérique.
Archivage des documents papier
Les particuliers qui souhaitent classer et archiver leurs documents au format papier doivent être organisés pour éviter une perte de temps lorsqu’ils veulent en retrouver un pour justifier leurs droits ou encore pour effectuer une démarche administrative. Il faut commencer par établir un système de classement en amont et ensuite un système d’archivage efficace qui donnera au particulier la possibilité d’ajouter de nouveaux documents rapidement, de consulter ceux dont il a besoin et de se débarrasser des papiers dont le délai de conservation est terminé. Pour la gestion des documents physiques, il convient d’y aller étape par étape. Voici la procédure à suivre pour l’archivage des documents papier :
- Définition des documents à classer et à archiver et de la durée légale ;
- Tri les documents archivés par thème (voiture, banque, emploi, maison, impôts) ;
- Classement des documents par date pour chaque thème (du plus récent au plus ancien ou vice-versa) ;
- Classement par type de document (attestations, relevés bancaires, factures, bulletins de salaire) ;
- Archivage des documents dans des classeurs ou pochettes ;
- Tris réguliers pour se débarrasser des documents dont la durée légale de conservation est dépassée.
Archivage des documents numériques
L’archivage des documents numériques est l’une des meilleures solutions lorsque l’on manque de place au sein de son domicile ou que l’on souhaite assurer ses arrières. Pour une version digitale des documents, il est possible d’opter pour la dématérialisation ou la numérisation de ces derniers. La dématérialisation vise à recevoir des documents administratifs au format digital directement, sans avoir une version papier. Avec cette solution, le particulier reçoit ses documents en version numérique uniquement. Cela signifie qu’il n’aura pas de documents au format physique. Les documents dématérialisés sont classés, stockés et archivés sur un espace sécurisé, soit un coffre-fort numérique. Concernant la numérisation, cette méthode consiste en la conversion des documents au format papier en version digitale. Grâce à cette technique, le particulier peut disposer d’une copie de ses documents physiques sur des supports numériques. Cela lui permet également de se protéger contre toute forme de perte, de vol ou d’incendie. La numérisation est une option permettant un partage plus rapide des documents à une tierce personne. Néanmoins, il ne faut pas oublier que, selon la loi, un papier numérisé n’a pas la valeur d’un original, mais seulement d’une copie. De ce fait, il est obligatoire de conserver ses documents papier.
Comment classer et archiver des documents d’entreprise ?
Voici les différentes solutions pour classer et archiver des documents d’entreprise.
Archivage des documents en entreprise : étapes
- Identifier les documents à classer et archiver ;
- Stocker les documents archivés ;
- Classer les archives de manière organisée.
Pour classer et archiver ses documents de manière efficace, certaines règles sont à respecter.
1 – Identification des documents à classer et archiver
L’identification des documents à classer et archiver est la première étape à respecter. L’entreprise doit faire un tri pour savoir quels documents elle doit conserver et pendant combien de temps. Pour ce faire, celle-ci est tenue de connaître certaines réglementations légales pour chaque type de document. Afin de pouvoir accéder rapidement et efficacement à un document, une classification spécifique doit être incluse dans l’identification.
2 – Stockage des documents archivés
Le stockage des documents archivés est la deuxième étape. Lorsque les documents sont identifiés, il convient de les stocker de façon correcte. Pour cela, il est obligatoire pour les entreprises de posséder un espace de stockage dédié. Cet espace doit être sûr, sécurisé et accessible. Concernant les archives papier, il est important que ces derniers soientconservés dans un endroit sec et non humide et sans lumière directe. En revanche, les documents électroniques doivent être régulièrement sauvegardés sur des supports numériques sécurisés.
3 – Classement des archives de manière organisée
La dernière étape consiste au classement des archives de manière organisée. Pour la classification définitive des archives, la première chose à faire est de trier les documents selon leur utilité et leur importance. Afin de garantir l’intégrité des archives ayant une valeur légale ou une valeur historique, il faut les identifier et les conserver correctement.
Classer, stocker et conserver les documents papier
Les archives papier désignent l’ensemble des documents reçus ou produits par une société au format physique. L’archivage papier est indispensable pour la conservation d’une mémoire de l’activité sociale et économique de l’entreprise. Classer, stocker et conserver les documents papier répond à certains besoins, comme la centralisation de l’information, la sécurité lors d’un contrôle et la conservation historique. Le professionnel a la possibilité d’accéder facilement et rapidement aux informations dont il a besoin s’il classe et archive ses documents papier dans un espace centralisé. Lorsque les dossiers sont clos et sécurisés, l’entreprise peut être sereine en cas de litige ou de contrôle. En effet, les archives lui donnent la possibilité d’avoir une justification des faits ou actions. Enfin, l’archivage papier préserve l’histoire de la société, étant donné que celle-ci conserve des documents à valeur historique (rapports financiers, contrats de travail anciens, etc.).
Classer, stocker et conserver les documents électroniques
À l’ère du numérique, les archives électroniques sont de plus en plus importantes. Plusieurs types de documents sont concernés (sites internet, documents de bureautique, documents numérisés, bases de données, GED ou système de gestion électronique des documents, messages électroniques, etc.). L’archivage des documents électroniques est différent de l’archivage des documents physiques. La nature d’origine du document doit être distinguée, et ce, aussi bien pour une version physique convertie en version numérique, que pour une version uniquement électronique. Distinguer la nature d’origine des documents donne la possibilité d’orienter les procédures de classement et d’archivage et d’assurer l’intégrité des contenus. Il faut classer et archiver ses documents électroniques d’entreprise sur des supports numérisés et sécurisés. Cela permet de ne perdre aucune donnée. De même, l’entreprise doit réaliser régulièrement des sauvegardes, afin que les documents puissent être disponibles pendant toute la durée légale de conservation ou dès lors que cette dernière en a besoin.
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