Coffre-fort numérique : c’est quoi ?
Un coffre-fort numérique (CFN) est un outil en ligne d’archivage des documents et données sensibles sur une période définie. Ce service donne la possibilité aux entreprises et à leurs salariés de dématérialiser et de sécuriser le stockage des documents importants manipulés tous les jours dans le cadre de l’activité professionnelle. La personnalisation de l’accès au coffre fort permet aux documents d’être accessibles uniquement par les personnes concernées. Un mot de passe est attribué à chaque utilisateur. Ainsi, grâce à cette gestion des accès, les documents stockés sont sécurisés et confidentiels. Le coffre-fort électronique est conçu pour le stockage et la protection des documents importants au sein d’une entreprise. Il évite à n’importe qui d’y accéder en raison d’un accès hautement sécurisé. Depuis la loi El Khomri du 8 août 2016, les entreprises ont été de plus en plus nombreuses à opter pour la mise en place d’un coffre-fort numérique (loi en lien avec la sécurisation des parcours professionnels, de la modernisation du dialogue social et du travail). Cette loi veut inciter à la mise en place d’un tel coffre-fort pour des raisons de coût et de gain de temps.
À quoi sert un coffre-fort électronique ?
Un coffre-fort électronique est utile pour de nombreuses raisons. Ce dispositif permet le stockage des documents administratifs (devis, factures, K-bis, bulletins de salaire, papiers d’identité, notes de frais, contrats, etc.). Un CFN donne la possibilité de consulter tous ces documents depuis un smartphone, un ordinateur ou encore une tablette. Les coffre-forts électroniques sont l’une des meilleures solutions pour donner un accès privé à chaque salarié pour la consultation et le téléchargement de leurs fiches de paie et de leur contrat de travail en conformité avec les obligations RGPD en lien avec la gestion des données personnelles. La mise en place d’un coffre fort numérique évite l’impression, la mise sous pli et le timbre, ce qui réduit les coûts. Cette solution est bénéfique lorsqu’il y a une perte des documents originaux ou lors d’un contrôle, étant donné qu’il est possible d’éditer des duplicatas. Les objectifs de mettre en place une telle solution en ligne d’archivage des données et documents sensibles sont nombreux. Il s’agit notamment de la protection des données les plus sensibles, du gain de temps, de la récupération de l’espace dans les locaux réservés à l’archivage des documents ou encore de la simplification de l’échange de ces derniers. De même, cela donne la possibilité de limiter l’usage du papier, de la colle, de l’encre et d’autres matériaux consommables, de trouver un document plus rapidement et facilement et d’être certain de son authenticité.
Quels sont les usages du coffre-fort numérique pour les professionnels ?
Les usages du coffre-fort numérique pour les professionnels sont nombreux. C’est un outil dont le but est de simplifier le partage des documents entre les différents interlocuteurs d’une société. Les relations sont simplifiées et tous les documents utiles sont centralisés au même endroit de manière dématérialisée. Le dirigeant et les salariés peuvent accéder aux documents demandés par une administration publique ou un établissement financier en seulement quelques clics. C’est utile, notamment dans le cadre d’un appel d’offres. De même, l’expert-comptable a la possibilité d’avoir un accès direct aux documents importants. Cela lui permet de suivre la comptabilité de l’entreprise et de procéder au compte de résultat en fin d’exercice. Il est tout à fait possible de stocker toutes les pièces comptables (budget et bilans) au sein d’un coffre-fort numérique. Il en va de même pour les administrateurs et les actionnaires d’une société. Grâce au CFN, ces derniers peuvent accéder aux procès-verbaux des réunions ou aux comptes de résultat dès qu’ils en ont besoin, et ce, sans attendre que le chef d’entreprise communique ces informations. Pour ce qui est des collaborateurs, ils possèdent un espace personnel sécurisé pour leurs fiches de paie, leur contrat de travail, leur contrat de mutuelle santé, leur contrat de prévoyance, leur certificat de travail, leur attestation employeur, leur solde de tout compte, leur rupture de collaboration et autres. Il est essentiel d’interfacer son coffre fort numérique avec son système d’information de gestion des Ressources Humaines ou SIRH. Tout salarié est autorisé à refuser l’archivage numérique de ses bulletins de salaire. S’il le souhaite, celui-ci peut demander ses fiches de paie au format papier. Un espace dédié peut également être attribué aux fournisseurs et aux clients. Cela leur donne la possibilité de retrouver le RIB de l’entreprise, mais aussi de déposer les factures à régler ou payées, les bons de commande validés ou à valider, les contrats, etc.
Les normes et agréments nécessaires pour les coffres-forts numériques
Pour être sécurisés à 100 %, les coffres-forts numériques doivent respecter certaines normes obligatoires :
- Agrément SIAF ;
- Certification AFNOR NF 203 ;
- Norme NF Z42-026 ;
- Norme NF Z42-020 ;
- Norme eIDAS ;
- Norme NF 42-025 ;
- Certification ISO 27001.
Quels sont les avantages du coffre fort électronique pour les entreprises ?
Maintenant que vous savez ce qu’est un CFN ou coffre-fort numérique, voyons quels sont les avantages apportés par cette solution qui prône la dématérialisation. Un coffre fort électronique offre une multitude d’avantages :
- Gagner en productivité ;
- Sécurisation des fichiers personnels ;
- Réduction de coûts ;
- Valorisation de la marque employeur ;
- Réduction de l’empreinte carbone ;
Avec un CFN, les fichiers professionnels sont sécurisés. En effet, les documents du chef d’entreprise, de ses collaborateurs ou encore de ses clients et de ses fournisseurs sont stockés dans un espace dédié dont l’accès n’est accessible qu’aux personnes concernées. De plus, grâce à un système d’horodatage, cet espace assure la traçabilité numérique des documents. Les documents stockés peuvent être gardés pendant toute la durée de conservation obligatoire. Un autre atout du CFN est le gain de productivité. Il s’agit d’une solution de dématérialisation qui évite de chercher les documents pendant de nombreuses heures, de réaliser des tâches chronophages et de stocker des documents papier. Grâce au coffre fort numérique, l’entreprise peut réaliser de belles économies. Ce service permet d’éviter des coûts d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et d’envoi des documents sous format physique. De même, cela supprime les frais de consommables et d’entretien du matériel, comme les imprimantes. Ce dispositif est également simple et pratique à utiliser. L’un des autres bénéfices des coffres forts électroniques est qu’ils contribuent à valoriser la marque employeur des sociétés. L’image de marque paraît ainsi plus moderne et innovante. Les nouvelles générations utilisent depuis toujours des outils digitaux, reçoivent leurs documents sous forme numérique et réalisent toutes leurs démarches en ligne. De ce fait, ces dernières sont plus enclines à attendre de recevoir leur bulletin de paie et autres documents professionnels sous format dématérialisé. Le transfert des documents est également plus simple lorsque les démarches se réalisent en ligne. Enfin, le dernier avantage du coffre-fort numérique est qu’il donne la possibilité de réduire son empreinte écologique.
Comment mettre en place un coffre fort numérique ?
Pour mettre en place un coffre fort numérique, il est important de bien choisir son prestataire, afin que celui-ci puisse proposer un accompagnement sur mesure dans ce projet de dématérialisation. Ce dernier pourra aider l’entreprise à installer un système de routage industriel sécurisé pour le dépôt des documents numériques. Faire appel à un professionnel pour son CFN est l’assurance de disposer d’un routage et d’un dépôt des documents numériques certifiés et garantis.
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