Archiver les documents en entreprise est obligatoire. Dans l’objectif de mieux gérer le nombre important de documents générés chaque année par la société, disposer d’un logiciel d’archivage est fortement recommandé. La durée de conservation des archives est fixée par la loi et dépend de la nature des papiers numériques. Ce délai pour conserver les documents d’une entreprise est celui pendant lequel l’administration est autorisée à mener des contrôles. Découvrez pourquoi l’archivage entreprise est important, quels sont les avantages et la méthode pour y parvenir.
Qu’est-ce que l’archivage en entreprise ?
L’archivage en entreprise fait référence aux solutions mises en place pour le recueil, l’exploitation, le classement et la conservation des documents jusqu’à la date autorisée pour leur destruction. Les documents à gérer au sein d’une société se comptent par milliers au cours d’une année. Par conséquent, l’acquisition d’un logiciel d’archivage est nécessaire pour une gestion optimale des papiers PDF. Les logiciels d’archivage de document sont nombreux sur le marché et leur intervention s’effectue à chaque stade de leur vie. Ces derniers proposent des fonctionnalités différentes. Nous pouvons notamment citer :
- Logiciels de système d’archivage électronique des documents ou logiciels SAE ;
- Logiciels de gestion électronique des documents ou logiciels GED ;
L’importance de l’archivage des documents dans une entreprise
L’archivage des documents dans une entreprise est important pour diverses raisons. Bien que de conserver les papiers apporte de nombreux avantages, l’archivage est une obligation légale que la société doit à tout prix respecter. La majorité des documents sont donc à archiver obligatoirement pour éviter tout problème avec la justice. Ils permettent à l’entreprise de les présenter à l’administration en cas de litige ou de contrôle. Jusqu’à l’étape des archives, il faut que les documents numériques respectent plusieurs conditions d’intégrité et d’authenticité.
Quels sont les avantages à archiver les documents PDF en entreprise ?
Outre le fait que cela soit obligatoire, archiver les documents PDF en entreprise est très avantageux :
- Sécurité : l’un des avantages principaux de l’archivage des entreprises est qu’il donne la possibilité de sécuriser les papiers. Étant donné que la majorité des documents stratégiques sont à conserver de nombreuses années, il est nécessaire que ces dernières mettent en place des conditions d’archivage optimales. De même, lors d’un sinistre (dégât des eaux, incendie, etc.), l’archivage numérique est la meilleure solution pour protéger les documents ;
- Gain de temps : grâce à l’optimisation de l’archivage entreprise, l’entreprise gagne du temps lorsqu’elle recherche un document. Archiver en entreprise permet également d’améliorer la productivité des collaborateurs, ce qui est avantageux. Une bonne archive de ses documents est un enjeu financier.
Quels documents les entreprises doivent elles archiver et conserver ?
Les documents que les entreprises doivent archiver et conserver pendant une durée définie par le Code du travail, le Code du commerce et le Code général des impôts sont les suivants :
- Archivage pièces comptables et fiscales : relevés bancaires, factures, bordereaux, notes de frais, cotisations sociales ;
- Archivage documents juridiques : certificats dépôt de comptes annuels, rapports de gestion, procès-verbaux d’assemblées ;
- Archivage documents sociaux ;
- Archivage documents commerciaux ;
Quelle est la durée d’archivage des papiers en entreprise ?
Voici la durée d’archivage des papiers en entreprise :
| Nature du document | Durée de conservation |
| Document civil et commerciale | de 2 ans à 30 ans |
| Pièce comptable | 1 an |
| Document fiscal | 6 ans |
| Document social | de 3 ans à 10 ans |
| Papier gestion du personnel | de 1 an à 5 ans |
| Dossiers clients | 10 ans |
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect du délai de conservation des documents au sein d’une société ?
En cas de non-respect du délai de conservation des documents au sein d’une société, lors d’un contrôle par l’administration, celle-ci s’expose à une amende de 1 500 € à 250 000 €. Par conséquent, l’entreprise à tout intérêt à archiver ses papiers et si possible, avec un logiciel pour une gestion plus efficace et sécurisée.
Comment archiver ses documents numériques au travail ? étapes
La solution la plus efficace pour conserver les papiers de son entreprise est de s’équiper d’un logiciel d’archivage en mode Saas ou en licence. Quoi qu’il en soit, pour archiver ses documents numériques au travail, il est nécessaire de respecter 4 étapes :
- Identifier et authentifier les archives ;
- Stocker les papiers ;
- Conserver et consulter les archives ;
- Classer et détruire les documents après le délai imposé.
1 – Identification des documents d’archives
La première étape de l’archivage d’une entreprise est l’identification et l’authentification des documents. Cette étape cruciale donne la possibilité à cette dernière de faire le choix des meilleures conditions pour archiver ses papiers PDF.
2 – Stockage numérique des archives
Le stockage numérique des archives est la deuxième étape et peut se réaliser dès que le document a été identifié et authentifié. En stockant ses papiers sous forme numérique, la société évite plusieurs désagréments, rencontrés notamment avec les documents papier (détérioration par la lumière, poussières et saletés, risques d’incendies ou d’intempéries).
3 – Consultation des documents archivés
Troisième étape, la consultation des documents archivés est essentielle pour diverses raisons. Il est important que l’entreprise archive correctement ses papiers, afin de pouvoir les consulter dès que nécessaire. Celle-ci met en place elle-même les règles de consultation et les règles de conservation dès lors que les documents sont archivés en interne, c’est-à-dire au sein de l’entreprise. Les solutions d’archivage sont efficaces pour fixer les règles et le classement des documents. De même, ces derniers peuvent détruire les documents dès que la durée pour les archiver est terminée.
4 – Classement ou destruction des papiers numériques
L’entreprise dispose de deux choix lorsque la période obligatoire pour conserver les documents est passée. Cette dernière peut classer définitivement ou détruire les documents qu’elle ne souhaite pas garder. Afin d’éviter cette étape, il est recommandé d’utiliser un logiciel qui détruit automatiquement les documents archivés, en fonction des règles que la société a établies en amont.
Critères pour choisir un logiciel d’archivage
Pour choisir un logiciel d’archivage pour son entreprise, plusieurs critères doivent être pris en compte. Il est important d’opter pour un logiciel qui peut sécuriser en toute confiance les données de la société et de contrôler l’accès aux utilisateurs. Celui-ci doit proposer une option de verrouillage des documents pour plus de sécurité. L’accès aux papiers numériques doit pouvoir se personnaliser un maximum et il faut que l’entreprise puisse en mettre d’autres en lecture seule sans possibilité de modification. Le logiciel pour l’archivage de l’entreprise doit proposer des fonctionnalités adaptées aux besoins de celle-ci. Selon la taille de la société, il est nécessaire que le logiciel propose une capacité d’archivage de document de grand volume, une option multilingue, et bien d’autres. Enfin, il convient de faire le choix d’une solution d’archivage complète des papiers qui est en mesure d’accompagner les entreprises sur le long terme. Cela signifie qu’elle doit s’adapter aux besoins actuels, mais aussi aux besoins à venir de ces dernières. De même, pour mettre toutes les chances de son côté, l’entreprise doit choisir un logiciel pour ses archives qui dispose d’un service client réactif et à l’écoute dès qu’elle en a besoin. Pour obtenir plus d’informations sur l’archivage entreprise des données en entreprise, solliciter un devis en ligne, gratuit et sans engagement est fortement conseillé. Cela permet de trouver un logiciel pour archiver ses documents adapté à ses besoins et à son budget. Rapide, il suffit simplement de remplir un petit formulaire et d’y indiquer quelques informations pertinentes, comme le type d’archive, le type d’entreprise, ainsi que ces coordonnées, comme son nom, prénom, nom de la société, adresse, numéro de téléphone, etc.)
Vous avez un besoin particulier ?