Ensemble de méthodes et de règles, un plan d’archivage permet la gestion et la conservation des informations, des données et des documents d’une entreprise à long terme. Celui-ci concerne les documents papier ou physiques et les documents numériques. C’est une discipline clé, utilisée par tous les experts de la gestion de l’information et les archivistes professionnels. Découvrez ce qu’est le plan pour archivage, comment le mettre en place, les étapes à suivre et les erreurs à ne pas commettre.
Plan d’archivage : c’est quoi ? Définition
La définition du plan d’archivage est simple. Un plan pour archiver des documents papier ou numériques se définit par l’organisation du stockage physique ou électronique des données et des informations. Ce plan donne la possibilité d’organiser le calendrier et le périmètre d’archivage et de gérer les responsabilités en rapport avec la conservation et la destruction des documents après la durée légale minimale de stockage, ainsi que les demandes de rechargement. La réalisation d’un plan pour l’archivage provient d’une concertation avec les responsables documentaires et juridiques et sa validation s’effectue par le comité de pilotage.
Qu’est-ce que l’organisation de l’archivage papier ?
L’organisation de l’archivage papier garantit la cohérence de la politique du stockage des documents de la structure. Grâce au système d’information, il est possible de retrouver au sein des archives physiques, une pièce justificative référencée.
Qu’est-ce que l’organisation de l’archivage électronique ?
L’organisation de l’archivage électronique fait référence à la gestion des données et documents dématérialisés. Ici, la procédure d’archivage est complexe et définit les informations devant être sélectionnées. L’archivage numérique doit assurer la qualité des informations. Ces dernières doivent être complètes, référencées et datées, et ce, dans le format que la législation impose. Le plan d’archivage devra aussi tenir compte de la pérennité des supports et de leur destruction une fois que le délai de conservation des documents arrive à terme (définition des règles). De même, il est question de traiter l’externalisation totale ou partielle des archives. C’est également le cas pour la procédure de rechargement de l’archivage, afin de pouvoir consulter les documents.
Pourquoi la mise en place d’un plan pour archiver les documents est-elle importante ?
La mise en place d’un plan pour archiver les documents est importante pour plusieurs raisons. Avec cette procédure, il est possible d’obtenir une précision de l’organisation de l’archivage pour être certain qu’il est efficace et qu’il se déroule dans de bonnes conditions. L’archivage permet d’être conforme aux normes en vigueur et de disposer d’une excellente organisation documentaire, afin que les informations se retrouvent rapidement et facilement dès que nécessaire. Cela donne également la possibilité de diminuer les coûts et les risques. Il s’agit notamment des coûts relatifs au temps passé par les salariés, ainsi que celui des infrastructures. Le plan pour une bonne gestion des archives aide aussi à la prise de décision. Le cycle de vie des papiers physiques ou électroniques est un élément indispensable dans la gestion documentaire. Concernant la durée de conservation minimale des documents, cette dernière se détermine par la valeur probatoire et varie selon leur nature. Certains documents sont concernés par un archivage longue durée en comparaison avec d’autres. Le plan d’archivage est un processus qui permet le traitement de l’ensemble de l’information, de la création à la destruction du document. Archiver de manière optimale est essentiel pour retrouver un document sans difficulté et perte de temps et pour le conserver jusqu’à la fin du délai obligatoire.
Établissement d’une stratégie d’archivage des documents efficace
Un plan bien défini est la meilleure solution pour l’établissement d’une stratégie d’archivage des documents efficace. Toute la vie utile du document est prise en compte (création, utilisation au quotidien et conservation définitive). Tous les types de documents à archiver et leur période de conservation sont définis par ce processus. Il ne faut pas oublier que la connaissance du temps pour conserver chaque papier est primordiale pour rester en règle.
Choisir un format adapté
Grâce à un plan d’archivage, la méthode la plus adaptée peut être déterminée. L’entreprise peut alors faire le choix d’une gestion de l’archivage physique ou de l’archivage digital. La dématérialisation est une technique permettant de transformer les papiers physiques en documents électroniques. De plus en plus de sociétés choisissent cette solution depuis l’apparition d’outils numériques. Quoi qu’il en soit, pour choisir le format le plus approprié, de nombreux paramètres sont à prendre en compte. Nous retrouvons une multitude d’avantages et d’inconvénients avec les archives papier et les archives numérisées. Avec un plan pour l’archivage, la traçabilité des documents est assurée, notamment en gérant les métadonnées et l’indexation. La communication, la recherche et la restitution des papiers sont plus simples. Ce système prend également en compte les archives historiques, les documents définitifs et les documents intermédiaires, ce qui assure leur pérennité, leur valeur probante et leur intégrité tout au long du délai de conservation.
Quelles sont les erreurs à éviter pour son plan d’archivage ?
Les erreurs à éviter pour son plan d’archivage sont nombreuses :
- Ne pas confondre archivage et sauvegarde : l’archivage consiste en une technique précise et fait référence à l’organisation documentaire. Il permet la catégorisation des documents. En revanche, la sauvegarde désigne uniquement la conservation des papiers sans tri. Cela signifie que les documents sont sauvegardés temporairement en toute sécurité, afin d’éviter qu’ils ne s’égarent;
- Éviter la création de trop de catégories pour un bon plan d’archivage : créer trop de catégories a tendance à rendre plus complexe le processus de recherche des informations, alors que l’objectif est que la gouvernance de ces dernières soit assurée. Il y a un effet contre-productif avec une telle catégorisation de masse, ce qui fait perdre du temps à l’entreprise. Il faut toutefois catégoriser un peu les documents pour ne pas les regrouper au même endroit, car cela rend tout autant compliquée la recherche de ces derniers. Si aucune catégorie n’existe (procédure rapide), l’accès aux documents dès que besoin devient complexe;
- Ne pas négliger l’informatique lors d’un archivage papier : en n’ayant aucun outil informatique, la catégorisation à la main est nécessaire, ce qui est une tâche chronophage. De même, le risque d’erreur est plus important. Avec de bonnes solutions d’archivage, la liste des documents et de leur emplacement peut être effectuée plus rapidement.
Afin que ces erreurs pouvant pénaliser soient évitées, faire appel à un expert en conseil d’archivage est la meilleure option. Ce spécialiste est en mesure de conseiller la société concernant le type d’outil à privilégier, mais également la politique à mettre en œuvre. Celui-ci pourra aider à la définition d’un plan pour un archivage des documents réussi.
Méthode pour définir un plan pour son archivage de documents
Pour mettre en place un plan pour son archivage de documents, divers facteurs sont à prendre en compte.
Étapes pour réaliser un plan de classement des archives
Les étapes pour réaliser un plan de classement des archives sont les suivantes :
- 1-Identification des documents ;
- 2-Entreposage des documents ;
- 3-Conservation des documents pendant tout le délai minimal ;
- 4-Consultation des documents ;
- 5-Destruction des documents après la durée minimale ;
- 6-Classement final des documents.
Respecter les étapes de l’archivage est essentiel. En effet, cela permet de rester conforme aux normes et règles d’archivage en vigueur (Code du patrimoine et norme NF). Pour un plan d’archivage bien défini, l’entreprise doit avoir une pièce justificative pour tous les documents qu’elle possède. Cela est obligatoire, surtout pour les documents électroniques, car cela permet de garantir leur valeur probante.
Étapes du plan pour un archivage optimal des papiers physiques et numériques
Voici les étapes du plan pour un archivage optimal des papiers physiques et numériques :
- 1-Indication des infrastructures déployées pour la sélection des informations et la pérennité des papiers et documents numériques : cela permet une conservation optimale du stockage numérique et des espaces physiques. Les obligations concernant la sécurité des données demandent de passer par un professionnel externe de stockage des archives ;
- 2-Réalisation d’un inventaire de tous les documents à archiver : il convient de classer les papiers physiques et électroniques par type, comme les dossiers administratifs, les factures, les devis, les courriers, etc. De même, l’entreprise doit les classer selon leur cycle de vie (courants, intermédiaires et définitifs). C’est une étape du plan d’archivage qui permet de déterminer les volumes précis des documents à stocker. Il en va de même pour les solutions d’archivage qu’elle doit mettre en œuvre ;
- 3-Détermination de règles claires et sensibilisation des salariés en ce qui concerne les bonnes pratiques et les enjeux qu’il y a de conserver les données ;
Comment mettre en place un plan d’archivage efficace ?
Pour disposer d’un plan d’archivage efficace, celui-ci doit être réalisé de manière évolutive. Il faut notamment le réviser régulièrement, afin qu’il soit toujours en adéquation avec les évolutions et les besoins des entreprises et qu’il réponde aux règles en vigueur. Pour cela, une réflexion stratégique est nécessaire. Cela passe par l’installation de solutions d’archivage physique et digital adaptées. Un plan pour l’archive des documents permet de les sécuriser, de les rendre pérennes et simplifie leur usage juridique, administratif et historique, mais également leur accessibilité.
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