La transformation numérique ne fait pas uniquement référence à la mise en place d’un site internet, mais concerne également l’archivage digital des entreprises. Toutefois, lorsque l’on souhaite archiver ses documents numériquement, la solution de conservation doit être choisie avec attention. Il faut que celle-ci respecte la valeur probante et l’intégrité des données au fil du temps. Découvrez l’aide à la transition numérique proposée par Reisswolf, ainsi que les avantages de la digitalisation des archives.
Transition numérique : c’est quoi ?
Avant de parler plus en profondeur de l’aide pour la transition numérique, savoir de quoi l’on parle est indispensable. La transition numérique est un processus mis en place par les entreprises qui souhaitent se digitaliser. Outre la présence en ligne et sur les réseaux sociaux, cette transformation englobe également l’archivage numérique des documents papier (paperless). La transformation digitale est encadrée par la loi. C’est depuis l’évolution de la législation en France et en Europe dans les années 2000 que la notion d’écrit électronique a été introduite dans le Droit. L’usage des documents électroniques est donc rendu possible par le Droit du Travail, le Droit fiscal, le Droit social, le Droit de la preuve, le Droit commercial et le Droit civil. Certains principes fondamentaux sont à respecter, comme la durée légale de conservation des documents numérisés.
Pourquoi l’archivage numérique des documents est-il important ? avantages
L’archivage numérique consiste en la conservation des documents papier sous forme électronique. Il s’agit des factures, bon de commande, contrats, dossiers de production, bordereaux de livraison, documents RH, etc. Bien plus qu’une solution de stockage des données, c’est un outil de travail qui donne la possibilité de consulter et de modifier les informations dès que nécessaire. La transformation numérique des documents apporte de nombreux avantages :
- Gain de temps :
- Gain de place ;
- Risques limités ;
- Coûts de l’utilisation du papier réduits ;
- Sécurité de l’accès aux archives ;
- Écologique ;
- Information restituée sur de nombreux supports ;
- Optimisation de la productivité ;
- Temps de recherche des documents réduit ;
- Partage des documents et facilité de manipulation.
Amélioration de la productivité et réduction du temps de recherche
Archiver ses papiers sous forme digitale améliore la productivité de l’entreprise et des collaborateurs et réduit le temps de recherche des informations, ce qui est un avantage non négligeable. Lorsque la société dispose d’une mauvaise gestion des archives, elle peut rencontrer des difficultés à retrouver et identifier un document, ce qui lui fait perdre du temps. La numérisation rend plus simple la recherche documentaire et donne la possibilité aux salariés d’avoir et de consulter rapidement la bonne version du document sur lequel ils doivent travailler. Grâce à un logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) ou à un logiciel de gestion de contenu, les collaborateurs peuvent accéder au document numérisé directement sur le site, mais également chez eux en distanciel. Cette aide à la transition numérique est un archivage en ligne. Que ce soit pour la recherche des fiches de paie archivées, des dossiers collaborateurs ou de tout autre document, c’est un gain de temps pour les membres de l’entreprise. Il suffit de quelques clics pour trouver le papier digitalisé.
Sécurisation des informations et des données
Un autre atout de l’archivage digital est qu’il offre une meilleure sécurité des informations et des données vulnérables appartenant aux entreprises. En effet, à contrario des documents physiques qui peuvent être volés par un tiers ou bien subir une détérioration ou une destruction lors d’inondations ou d’incendies, les archives numériques sont stockées sur le cloud ou sur des serveurs distants et sont sauvegardées régulièrement, ce qui leur offre une grande protection. Même lors d’un désastre informatique, les données peuvent être récupérées. Grâce à des contrôles d’accès stricts et des systèmes de cryptage avancés, la sécurité des documents archivés est garantie à 100 %. Les utilisateurs autorisés par l’entreprise sont les seuls à pouvoir consulter et modifier les fichiers. Les risques de vol, de manipulation non autorisée et de fuites des données sont ainsi fortement réduits. Ce type d’outil pour la transition digitale offre une traçabilité intégrale, étant donné qu’il peut enregistrer toutes les interactions avec le document. Ainsi, toute activité non conforme aux politiques de la société ou suspecte peut être décelée. Cela est indispensable pour le respect du droit des affaires et des normes de conformité.
Gestion digitale des archives plus simple et conformité avec les réglementations
La transition numérique permet une gestion des archives plus simple et garantit la conformité avec les réglementations. La numérisation automatise le versement des informations client au sein des applications de gestion. En plus d’offrir un gain de temps et de réduire drastiquement les oublis et les erreurs, c’est une solution qui donne la possibilité de constituer plus facilement les dossiers d’archives centralisés. Les informations sont réunies dans un seul et même endroit.
Quelle solution pour la transformation numérique de son entreprise ?
Pour la transformation numérique de son entreprise, la solution d’archivage digital en ligne Reisswolf f.i.t est conforme aux normes et donne la possibilité d’accéder aux documents très rapidement, grâce à une recherche facilitée. C’est une aide à la transition électronique dont il suffit simplement de réaliser une recherche de texte précise pour trouver son document numérique archivé. Les bénéfices de cette aide pour l’entreprise sont un accès crypté par le biais d’une connexion SSL point à point et un portail en ligne pour l’échange de ses documents. Aucune installation de logiciel ou de matériel informatique n’est nécessaire, la société n’a donc aucun coût d’investissement. Cette solution pour archiver ses documents en ligne est accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe où (application pratique). Le stockage des données s’effectue dans les centres informatiques Reisswolf sur 6 serveurs séparés, ce qui garantit une sécurité optimale. Cet expert en transition digitale propose ses services de numérisation de tous les documents des entreprises en fonction de leur organisation. La digitalisation des documents est conforme à la réglementation. Le groupe Reisswolf maîtrise parfaitement les sources de documents avec plus de 500 000 plans et 50 millions de papiers numérisés tous les ans pour ses clients du secteur privé, du secteur public et du secteur médical.
Faire appel à un professionnel pour aider à la digitalisation des documents archivés
Faire appel à un professionnel pour aider à la digitalisation des documents archivés présente divers avantages. Les professionnels de l’archivage numérique sont experts dans leur domaine d’activité. Par conséquent, ces derniers peuvent garantir une transition électronique cohérente, efficace et simple à mettre en place et à gérer. De même, ils sont en mesure d’optimiser les performances de la stratégie de dématérialisation et ont une parfaite maîtrise des coûts associés. Passer par un spécialiste c’est l’assurance d’avoir un travail de qualité qui respecte la loi en vigueur. Archiver chez un tiers donne également la possibilité de respecter le délai légal de conservation des documents. Ce type d’entreprise peut proposer une solution d’archivage adapté aux besoins de ses clients. Elle prend en compte le secteur d’activité, les particularités de la structure, ainsi que les documents concernés. L’archivage électronique réalisé par soi-même est une tâche chronophage, mais aussi risquée, étant donné les contraintes réglementaires et techniques. Confier sa transformation digitale à une société spécialisée permet de gagner du temps. L’entreprise peut alors se concentrer sur d’autres aspects importants, comme la gestion de son activité. Une fois la date de conservation arrivée à terme, les spécialistes peuvent détruire les documents dans le respect des normes. Grâce à cette aide à la transition numérique, il n’y a aucun risque de destruction accidentelle. Ils ne se chargent pas uniquement de supprimer les données sensibles, mais les détruisent, tout en garantissant une totale confidentialité.
Vous avez un besoin particulier ?