Plus rapide, plus productive, plus compétitive : quelle entreprise ne rêverait pas que l’on puisse dire cela d’elle ? C’est en tout cas le vœu de chaque entrepreneur ou chaque porteur de projet pour sa future structure. La numérisation, induite par la loi sur la Transition Numérique, est sans aucun doute une réponse de qualité, mais il faut la mettre en œuvre.
Numérisation des documents : pourquoi est-elle mise en place ?
Chaque jour, même une petite entreprise émet et reçoit des documents. Certains n’ont pas de réelle importance pour son fonctionnement usuel, alors que d’autres seront primordiaux. Cela sera le cas des factures, par exemple, mais aussi des archives. Tous ces documents, au fil des années prennent de la place physique. Or, beaucoup sont à conserver pendant une période donnée qui correspond à leur valeur légale. Cela signifie qu’ils doivent pouvoir être produits, notamment en cas de litige, à la demande d’un client ou encore d’un juge. D’autres sont à conserver pendant toute la durée de vie de la structure, voire quelques années après. Faute de temps, de nombreux chefs d’entreprise ou même des salariés, empilent les documents sur des étagères, sans tri et classement réel. L’ennui étant qu’il est alors difficile de retrouver un papier spécifique, quand la situation l’exige.
La numérisation entend donc offrir un gain de temps, en scannant ou digitalisant tous ces documents, mais aussi en leur apportant une indexation claire, afin que chacun puisse s’il est habilité à les consulter , accéder à ces informations au besoin. Des études ont déjà été menées, prouvant à quel point il peut être chronophage, et donc contre-productif, de rechercher une information dans un document alors que celui-ci est mal rangé.
Cela est à ajouter aux ennuis que représente un document important qui a été égaré, voire tout simplement jeté, faute de connaissances dans ce domaine. Le gain d’argent, une fois que la numérisation est en place et adoptée peut être également important. Car il ne faut pas oublier que l’impression de documents sous-tend une ou plusieurs imprimantes, le coût du papier, des consommables, mais aussi un contrat de maintenance, le plus souvent pour la réparation des problèmes et l’entretien annuel des machines.
Comment mettre en place la numérisation dans son entreprise ?
La digitalisation est souhaitée et voulue par le gouvernement. Le but, bien sûr ; et c’est louable ; est que les entreprises françaises gagnent en compétitivité et en productivité par rapport aux entreprises européennes et internationales. Pour autant, même si les enjeux sont importants et sont des atouts pour les structures, il faut arriver à mettre cette numérisation en place, ce qui n’a rien d’évident. Il est nécessaire d’avoir certaines connaissances pour arriver à une dématérialisation des procédés ; ce qui requiert de suivre une formation, mais aussi de former ses équipes. Quand on se retrouve devant une salle des archives comprenant des millions de documents à scanner dans les meilleures conditions, qu’il faut trouver une politique de classement compréhensible par tous, ou encore que l’on s’aperçoit que l’on n’a pas procédé au récolement (tri) de ses documents professionnels pendant des années (en savoir plus), il est plus que normal de se sentir démotivé.
Pourtant, des solutions existent. Des entreprises spécialisées peuvent se charger de tout cela, avec des offres totalement personnalisées. Qu’il s’agisse du tri et du récolement, dans un premier temps, du choix de la méthode d’indexation des documents, de la conservation des documents papiers dans des locaux plus adaptés, pour pouvoir bénéficier d’un gain de place, d’une formation au sein des équipes pour utiliser, au quotidien la numérisation, tout peut être demandé. Il est important, dans ce cadre, de pouvoir déterminer ses besoins en amont, mais aussi d’anticiper, quelquefois sur un développement potentiel de l’activité. Qu’est-ce que cela change ? Tout simplement qu’il ne faut pas forcément opter pour une solution de stockage qui sera vite limitée, mais plutôt pour une autre. Que le partage des données doit pouvoir se faire en toute fluidité. Mais que parfois, parce que certaines données sont sensibles, il faut restreindre l’accès à certaines personnes triées sur le volet.
Enfin, ces entreprises spécialisées peuvent expliquer comment détruire des documents. La gestion des données personnelles mais aussi des informations confidentielles ou sensibles liées à l’entreprise peuvent être facilement récupérées, si l’on se contente de froisser les feuilles et de les mettre à la poubelle. Supprimer les documents de façon irréversible, mais aussi lutter contre le piratage des données numérisées sont là encore des enjeux auxquels il faut répondre, de façon claire, pour que l’entreprise ait toutes les clés en main. La numérisation, quoique souvent vue comme une contrainte par les chefs d’entreprise, est en réalité une opportunité de devenir plus efficace dans le travail de tous les jours. Faire confiance à des entreprises spécialisées pour faciliter cette transition est une première démarche pour y arriver.
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