Numérisation d’archives comment procéder ?

La première étape consiste en le fait de réfléchir en amont sur les besoins identifiés en matière de numérisation. Chaque entreprise possède des archives. Bon nombre de ces documents sont à conserver pendant plusieurs années, car ils possèdent une valeur légale. Ils seraient donc susceptibles d’être produits en cas de litige à la demande d’un client mécontent ou parce qu’un juge, par exemple souhaite les examiner. Un inspecteur du fisc peut également faire cette demande, lors d’un contrôle fiscal. En fonction de la taille de l’entreprise, de sa date de création, de la nature de son activité mais aussi de l’ampleur de sa masse salariale, le nombre des archives peut être très important et comporter des millions de documents. Quand on sait que la transition numérique exhorte les entrepreneurs à tout digitaliser, il y a de quoi, sans doute, éprouver du découragement.

D’autant que si les archives ont été seulement amassées, dans une pièce, elles n’ont certainement pas fait l’objet d’un récolement afin de conserver les documents qui devaient l’être et supprimer ceux qui n’avaient plus d’importance pour le fonctionnement habituel de la structure, ce qui est parfois à distinguer de ceux à valeur légale. Autre gageure pour l’entreprise : posséder les machines pour pouvoir scanner les archives, mais aussi tous les documents entrants et sortants, pour une numérisation globale, ainsi que des outils de capture. Ces derniers permettent d’extraire, en fonction des besoins, des métadonnées qui vont aider à procéder à une indexation pratique de tous ces documents.

S’il peut être facile pour un entrepreneur d’acheter un ou plusieurs scanners, il faut comprendre le fonctionnement des autres logiciels, ce qui n’est pas forcément aisé. Or, tous les membres de l’équipe doivent être à même, à chaque fois qu’ils émettent ou reçoivent des documents, de pouvoir les utiliser dans ce sens pour le bien commun. Selon des études, il n’est pas rare de perdre jusqu’à 15% de son temps de productivité à la recherche d’une information. Ce n’est certes pas ce que souhaite un chef d’entreprise qui ne rêve que d’augmenter son chiffre d’affaires et d’avoir des équipes efficaces. Il peut donc être utile de se former, soi et ses collaborateurs, pour une transition numérique de qualité. Apprendre à numériser des documents ne semble pas compliqué, mais il faut que la numérisation soit fidèle ; c’est-à-dire que le document dématérialisé puisse être lu et compris ; sinon, il n’aurait pas la même valeur juridique que son pendant papier.

Il est tout à fait possible d’externaliser toutes ces tâches à une entreprise spécialisée. Elle se chargera du tri des archives, de la suppression de certains documents, en prenant soin que les données qu’ils contiennent et qui peuvent être sensibles, ne puissent pas être utilisées par autrui. En collaboration étroite avec les équipes, elle se charge de trouver une méthode de classement qui soit compréhensible par tous et facile à mettre en œuvre. Il s’agit donc bien d’un accompagnement personnalisé, au regard des besoins qui auront été soulevés. Car les archives, on l’a compris, ne sont qu’une étape, avant de se rapprocher du zéro papier dans l’entreprise. C’est en tout cas un des buts souhaités de la transition numérique, afin de limiter les coûts (papier, consommables etc…) notamment.