Solutions d’archivage pour les officiers publics ou ministériels
nos solutions d’archivage
Quelles sont les spécificités des archives pour un officier public ou officier ministériel ?
Quelle est la meilleure méthode de gestion des archives pour un officier public ou ministériel ? Numérique et papier ? Nous vous proposons ici une réponse qui vous paraîtra étonnante, mais qui mérite votre pleine et entière attention.
Les typologies d’archives notariales
Les notaires produisent des documents unique en comparaison des autres professions. En voici les principales typologies :
- minutes – tous types de contrats ou de transactions relatifs à des personnes physiques ou morales et à des biens mobiliers et immobiliers.
- La grosse ou expédition est la copie authentique de la minute. Celle-ci est communicable aux parties prenantes.
- Les répertoires font l’inventaire de tous les actes réalisés au sein de l’étude. Il s’agit d’un outil de classement organisé par ordre, numéro de l’acte ou autre méthode d’organisation.
- Les dossiers de clients concernent les pièces à propos d’une famille, personne physique ou morale.
Les typologies d’archives pour les huissiers et commissaires priseurs de justice
Pour les huissiers et commissaires priseur de justice, nous retrouvons les minutes, constituées :
- Des actes et des exploits. Ce sont des documents rédigés et signés par un huissier de justice, ayant une haute autorité juridique. Les mises en demeure , sommations et assignations sont quelques exemples d’actes.
- Des procès-verbaux de constat sont également rédigés par un huissier de justice ou un commissaire priseur. Un huissier y décrit, à la demande d’un particulier ou professionnel, une situation donnée. Ce document a également une valeur juridique probante.
Chaque officier public ou ministériel produit et gère également des archives administratives permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’étude (comptabilité, RH, gestion du cabinet etc).
Obligations réglementaires pour les notaires, huissiers de justice et commissaires priseur de justice
En ce qui concerne l’archivage, les officiers publics ou ministériels sont soumis à des obligations réglementaires spécifiques.
En effet Les archives notariales, d’huissier de justice ou de commissaire priseur ont un statut particulier : elles sont à la fois privées … et publiques. Par conséquent, les minutes et répertoires de notaire seront, après 75 ans, (ou 100 ans lorsque le dossier concerne une personne mineure) transférées aux Archives Départementales et Archives Nationales. C’est ce qu’on appelle l’obligation de versement (article R212-15 du Code du patrimoine).
Chaque notaire est donc tenu d’assurer la bonne conservation de ces archives afin de sécuriser cette part de patrimoine. Cela concerne également les nouveaux acquéreurs d’offices notariaux qui doivent garantir la pérennité des archives de leur prédécesseur.
Pendant ces 75 années, un notaire doit être capable de communiquer à ses clients et à l’Etat toutes les pièces placées sous sa garde. Notons que la fréquence de consultation des actes croît chaque année du fait de l’accélération des rotations de bien immobiliers.
Pour les huissiers et commissaire priseurs, les actes, exploits et procès-verbaux sont des archives publiques. Elles doivent être versées 25 ans après leur création (article R212-15 du Code du patrimoine).
De même que les notaires, chaque commissaire priseur ou l’huissier de justice est responsable du stockage et de la protection des ces documents publics pendant cette période.
Les autres documents (dossiers clients, archives administratives etc) sont considérés comme privées. Bien que plus souple, la réglementation impose toutefois des délais de conservation minimum et une confidentialité des informations. Par exemple, les bilans comptables doivent être conservés pendant une durée de 10 ans. Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter la page sur les délais de conservation.
