La gestion des archives est obligatoire et nécessaire pour la survie économique des entreprises. Cela passe ainsi par la mise en place d’une politique de traitement de l’archivage adaptée aux besoins spécifiques de chacune.
Les procédures de classement, de rangement et de conservation ne s’improvisent pas. Elles font appel à des méthodes qui permettent de simplifier l’accès aux documents, de les sécuriser et de réaliser des économies par une gestion rigoureuse
Archivage en entreprise, le principe
Qu’il s’agisse d’archivage physique ou électronique, l’archivage des documents doit être strictement organisé. Les employés ne peuvent consacrer que très peu de temps à la gestion et la conservation des documents. C’est pourquoi il est nécessaire d’optimiser cette activité. Le classement et la conservation des fichiers faciliteront par la suite la recherche et la restitution des archives.
Les enjeux de l’archivage :
La mise en place d’une politique d’archivage permettra d’assurer une gestion efficace et complète des archives.
Cette organisation permet de répondre aux enjeux suivants :
- légaux : pour respecter les lois en vigueur,
- stratégiques : c’est une aide à la décision,
- financiers : cela permet de réduire les coûts,
- historiques : la valorisation du patrimoine de l’entreprise.
Trois façons d’archiver :
- les archives de consultation courante ou “archives vivantes” : elles concernent les affaires en cours, ces documents doivent être rapidement accessibles.
- les archives intermédiaires : ces pièces ne sont plus beaucoup utilisées. Elles doivent néanmoins être conservées car elles peuvent servir de preuve. Elles doivent être rapidement accessibles.
- les archives définitives : bien qu’elles ne soient plus utilisées elles sont conservées car elles ont une valeur patrimoniale ou historique pour l’entreprise.
Les documents ainsi classés, tracés et protégés sont consultables par leurs utilisateurs à tout moment. Ils peuvent également servir de preuves en cas de litige. Enfin, un archivage en bonne et due forme garantit l’origine et l’intégrité des archives.
Internaliser l’archivage en entreprise
Les entreprises peuvent choisir d’internaliser l’archivage de leurs documents. Néanmoins cette activité n’est pas uniquement du ressort des services généraux. L’archivage est aujourd’hui l’affaire de tous les services. Cette activité demande à la fois du temps, la connaissance de la législation, des lieux et des outils adaptés à la conservation des documents.
Selon le type d’archives des mesures spécifiques doivent être adoptées :
- les archives physiques : Il faut définir une méthode de classement, d’indexation et établir une veille réglementaire. Il convient également de veiller aux conditions de température, d’hygrométrie et de protection incendie de stockage des archives
- les archives numériques : Il est nécessaire de définir une politique de gestion électronique des documents, d’établir une méthode de classement, d’indexation et de mettre en place une recherche multicritères, sémantique, etc. Il faut également établir une veille réglementaire, veiller au stockage sur les infrastructures adaptées (matérielles et logicielles), avoir des outils de conservation à long terme du numérique, assurer une veille technologique et s’intéresser de près à la sécurité des systèmes.
Externaliser l’archivage en entreprise
Faire appel à un expert de la dématérialisation c’est :
- déléguer l’archivage des documents à des professionnels pour se concentrer sur son cœur de métier.
- mettre en place et déléguer la maintenance d’un système d’archivage électronique (SAE). Un système de gestion de contenus, optimisé et performant permet de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives à partir d’une plate-forme informatique.
- évaluer l’intérêt du recours à un système mutualisé et donc moins coûteux. Ce choix peut permettre à l’entreprise de bénéficier de prix proportionnels à son activité d’archivage.
- confier cette activité d’archivage à des experts au fait de la réglementation et des dernières évolutions technologiques.
- utiliser des solutions d’archivages éprouvées, optimisées, régulièrement auditées et labellisées
- utiliser des solutions sur-mesures, répondant parfaitement aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Vous avez un besoin particulier ?