Tout document qu’une entreprise reçoit ou émet lié à son activité est à conserver obligatoirement durant une durée minimale. En fonction des obligations légales et de la nature des papiers, le délai est différent. Passé cette période, il est tout à fait possible pour l’entreprise d’archiver ses documents plus longtemps, tant qu’ils ne contiennent pas de données personnelles. C’est au cours de ce délai que les contrôles peuvent être menés par l’administration fiscale. Découvrez le tableau de la durée de conservation des documents d’une entreprise, les avantages de cet archivage et la forme sous laquelle il est possible de les stocker.
Pourquoi le respect de la durée légale de conservation de ses documents d’entreprise est-il important ?
Avant de vous présenter les différents tableaux pour la durée d’archivage des papiers des entreprises, quelques points doivent être éclaircis. La maîtrise de la durée pour conserver les divers documents d’une société est indispensable pour l’organisation de ses archives. Tout d’abord, garder les différents documents concernant son entreprise est obligatoire pour rester en conformité avec le droit en vigueur. Mis à part ça, le respect de la durée légale de conservation de stables documents d’entreprise apporte plusieurs avantages. Cela permet aux auto-entrepreneurs de se protéger et d’éviter toute sanction financière pouvant s’appliquer en cas de non-communication des pièces de l’administration fiscale. La sauvegarde des papiers donne la possibilité à la société d’avoir des preuves pour se défendre lors d’une action en justice. La préservation des données est assurée, grâce à une gestion documentaire efficace. Organiser les documents administratifs est la meilleure solution pour gagner du temps et être plus productif sur d’autres aspects de son activité. Enfin, conserver les papiers d’entreprise garantit des échanges de qualité avec les différents actionnaires, comme les experts-comptables, les contrôleurs des impôts, les investisseurs et bien d’autres.
Comment conserver les documents de son entreprise ? format papier ou format électronique
Pour conserver les documents de son entreprise, le professionnel peut choisir soit le format papier, soit le format numérique ou encore les deux versions. Le stockage papier des documents d’une société consiste à garder ses factures, contrats et autres pièces au sein d’un espace sécurisé, à l’abri de l’humidité et dédié spécialement à cet effet. Pour un classement optimal, la création d’un rayonnage avec boîtes d’archives et classeurs est indispensable. À savoir que des entreprises spécialisées dans l’archivage proposent de stocker les documents des entreprises dans des entrepôts spécialement conçus pour cela. L’autre solution est de sauvegarder les papiers en format numérique. Encadrée par l’article A102 B du Livre des procédures fiscales, la numérisation assure l’authenticité et l’intégrité de ces éléments.
Tableaux des délais de conservation des papiers d’entreprise
Les tableaux des délais de conservation des papiers d’entreprise sont classés par catégories. Nous retrouvons un tableau pour la durée légale de sauvegarde des documents comptables, sociaux, fiscaux, commerciaux et civils et de la gestion du personnel. Ces délais de prescription permettent aux individus de saisir la justice pendant toute cette période qui peut aller de 1 an à plus de 10 ans. Voici les différents tableaux par type de document.
Tableau de durée minimale de conservation des documents de gestion du personnel
Les papiers qu’une entreprise produit ou reçoit en lien avec la gestion de ses salariés doivent être gardés entre 1 an et 5 ans selon leur nature. C’est une obligation légale qui lui permet de faire valoir ses droits devant la justice et d’apporter une preuve concernant la bonne administration de leurs intérêts. Retrouvez ci-dessous, le tableau de la durée minimale de conservation des documents de gestion du personnel.
| Document | Durée conservation |
| Comptabilisation des horaires, heures d’astreintes et compensation des salariés | 1 an |
| Comptabilisation des jours de travail des employés (convention de forfait) | 3 ans |
| Document sur les taxes et les charges sociales sur salaires | 3 ans |
| Déclaration d’accident de travail à la Sécurité sociale | 5 ans |
| Contrôle et vérification du comité économique et social | 5 ans |
| Mise en demeure ou observation de l’inspection du travail | 5 ans |
| Fiche de paie | 5 ans |
| Contrats de travail, indemnités, primes, salaires, soldes de tout compte et régime de retraite | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans après le départ de l’employé |
Tableau du délai pour conserver les documents fiscaux
La durée de conservation d’un document fiscal est fixée à 6 ans (article L102 B du Livre de procédures fiscales). Cette période donne la possibilité à l’administration fiscale de réaliser des contrôles et des enquêtes (droits de communication). Le délai peut augmenter à 10 ans dans le cas de travail dissimulé, d’une exploitation illégale, d’une fraude fiscale ou encore d’un défaut de déclaration. Voici le tableau du délai pour conserver les documents fiscaux.
| Document en fonction du type d’impôt | Durée conservation |
| Impôts sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Impôts locaux directs (taxes foncières, etc.) | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour sociétés à responsabilité limitée (exercice libéral, exploitations agricoles) et sociétés individuelles | 6 ans |
| Cotisations foncières des entreprises (CVAE et CFE) | 6 ans |
| Bénéfices agricoles, bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices industriels et commerciaux (BIC) en régime réel | 6 ans |
| Taxes sur conventions d’assurance, impôts sur les spectacles, taxes sur chiffre d’affaires (TVA et taxes annexes) | 6 ans |
Tableau des durées de conservation des documents comptables
L’article L123-22 du Code de commerce impose une période pour conserver les documents comptables de 10 ans et concerne les personnes physiques et morales qui disposent d’une inscription au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Ce délai de conservation est de 6 ans pour les sociétés qui ont un statut différent (obligations légales du Livre des procédures fiscales). Découvrez le tableau des durées de conservation des documents comptables.
| Document | Durée conservation |
| Comptes annuels et documents de synthèse (compte de résultat, annexe, bilan, etc.) | 10 ans |
| Registres comptables et livres (grand livre, livre-journal, livre d’inventaire) | 10 ans |
| Pièces comptables (tickets, bons de livraison, bordereaux, factures client et fournisseur, devis, quittances, etc.) | 10 ans |
Tableau des délais de sauvegarde des documents commerciaux et civils
Certains documents présentés au sein du tableau ci-dessous peuvent faire partie de la catégorie des pièces comptables. Dans ce cas, la période de conservation est de 6 ans. Les délais indiqués font référence aux périodes de détention minimales. L’entreprise peut garder ses justificatifs pendant plus d’années si elle possède assez de solutions d’archivage. Voici le tableau des délais de sauvegarde des documents commerciaux et civils.
| Document | Durée conservation |
| Garantie pour les prestations et biens fournis au client | 2 ans |
| Lettres de résiliation d’assurance | 2 ans |
| Polices d’assurance | 2 ans |
| Contrats et justificatifs de crédit consommation ou de prêt immobilier | 2 ans |
| Déclarations en douane | 3 ans |
| Papiers avocat | 5 ans |
| Document propriété intellectuelle (dépôt de marque, brevet, modèle et dessin) | 5 ans |
| Papiers sur le transport de marchandises | 5 ans |
| Document banque sur le compte courant et le compte épargne | 5 ans |
| Documents bancaires (ordres de virement, talons de chèque, relevés de compte, etc.) | 5 ans |
| Conventions et contrats relatifs à la relation commerciale | 5 ans |
| Documents en lien avec le sinistre avec dommage corporel | 10 ans |
| Contrats signés électroniquement avec montant égal ou supérieur à 120€ | 10 ans |
| Contrats de cession et contrats d’acquisition de biens fonciers et de biens immobiliers | 30 ans |
Tableau de la durée pour archiver les documents sociaux
Les entreprises commerciales produisent et reçoivent différents types de document social. L’article L225-117 du Code de commerce stipule que les sociétés sont obligées de transmettre aux actionnaires les dossiers en rapport avec les trois derniers exercices. Ce même code indique la liste des documents concernés, dont notamment les procès-verbaux, les feuilles de présence, les rapports et les comptes annuels. Découvrez sans plus attendre le tableau de la durée pour archiver les documents sociaux.
| Document | Durée conservation |
| Conventions réglementées | 3 ans |
| Rapport commissaires aux comptes | 3 ans |
| Rapport gérant du Conseil de l’administration | 3 ans |
| Feuilles de pouvoirs et feuilles de présence | 3 ans |
| Traités de fusions et actes sur le fonctionnement de l’entreprise | 5 ans |
| Registres (titres des mouvements, titres nominatifs, procès-verbaux du Conseil d’administration et des assemblées, ordres de mouvement) | 5 ans |
| Dossiers de modification statut d’entreprise | 5 ans |
| Statut entreprise, statut d’association et statut de groupement d’intérêt économique | 5 ans |
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