Stockage d’urgence
Stockage d’urgence : c’est quoi ?
Le stockage d’urgence est un processus qui s’effectue lorsque les papiers d’une entreprise doivent être transférés dans un autre endroit en raison d’une situation imprévue lui obligeant. Stocker en urgence des archives peut s’effectuer parce que les documents papier font face à une catastrophe naturelle (inondation), un incendie, des travaux imprévus, un déménagement, des attaques de rongeurs, des problèmes d’humidité à cause d’une fuite d’eau ou encore une décision de la justice qui impose à la société de changer de lieu. Pour être plus précis, ce type de stockage concerne toutes les situations qui obligent l’entreprise à transférer des archives urgemment.
Étapes à suivre avant le stockage des archives en urgence dans un entrepôt
Avant le stockage des archives en urgence dans un entrepôt, l’entreprise doit suivre quelques étapes :
- 1-Évaluation et constatation des dégâts dans le cas d’une catastrophe, d’une attaque de rongeur, d’un problème d’humidité et autres ;
- 2-Évacuation et tri des documents ;
- 3-Traitement des documents ;
Évaluation et constatation des dégâts
Avant toute intervention de stockage pour urgence, il est essentiel d’évaluer et de constater les dégâts. Pour cela, il faut faire un recensement précis des pertes et des dégâts matériels ainsi qu’un établissement et une mise à jour de la liste des fonds. L’entreprise doit indiquer la localisation et l’état de chaque document (en état normal, sec, humide, trempé, moisi, dispersé, rongé, détérioré, brûlé, etc.).
Évacuation et tri des archives
La réalisation d’un tri entre les archives en bon état et les archives sinistrées est indispensable pour réduire les volumes à traiter et les frais de traitements. Pour y parvenir, il est nécessaire que les documents archivés soient facilement identifiables et qu’il existe des tableaux de gestion. Après avoir constaté tout cela, le professionnel doit faire un tri des documents secs, humides, mouillés, brûlés, etc et réaliser l’évacuation des documents sains en priorité. Pour les archives qui ont subi une détérioration, il convient de les évacuer en les manipulant avec soin. Les papiers qui ne peuvent pas être récupérés sont à éliminer.
Traitement des archives
Avant un stockage urgence, le traitement des archives est essentiel. En ce qui concerne les documents pollués par les eaux usées, les eaux de la mer ou encore par les boues, il faut les rincer directement sur place ou au sein des ateliers. Pour ce qui est des documents humides et trempés, plusieurs solutions sont envisageables. L’entreprise peut procéder à un séchage rapide des archives en contrôlant l’environnement. Au moment de les sécher, les documents moisis doivent être séparés des autres papiers. Cette technique est à utiliser plutôt pour une petite quantité d’archives humides ou mouillées. Dans le cas où il y aurait d’importantes quantités et que le personnel n’a pas le temps de les sécher, il est possible de congeler les documents dans les 48 heures et à une température comprise entre -30°C et -40°C (température idéale pour la réduction de la taille des cristaux d’eau). Les documents sont à congeler par petites unités identifiées. Pour un stockage prolongé, une température de -18°C est recommandée.
Pourquoi faire appel à un tiers archiveur pour stocker ses papiers en urgence ?
Faire appel à un tiers archiveur pour stocker ses papiers en urgence apporte de nombreux avantages. Une entreprise de stockage d’archives dispose d’une structure adéquate pour le transfert de documents en urgence. Les entrepôts de stockage donnent la possibilité d’archiver des documents en plusieurs formats (papiers et numériques). L’ensemble de l’archivage physique peut être stocké en urgence au sein du même centre, ce qui permet un accès facilité. Les archiveurs qui proposent des prestations de stockage urgent sont agréés. Ils disposent notamment de la certification NF de l’AFNOR qui signifie que le service d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques répond à des critères de qualité et qu’il est conforme à la réglementation en vigueur. Ce type de société dispose également de l’agrémentation SIAF (Service Interministériel des Archives de France). Cette dernière permet d’attester que le professionnel est agréé de manière officielle pour la conservation des archives au format papier. Ils ont également la certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001, ainsi que l’Éco-label pour un transport éco-responsable. Pour tout stockage d’urgence, le prestataire qui s’occupe de transférer et de transporter les archives vers son centre respecte la confidentialité et la sécurité des documents.
Comment se déroulent le transfert et le transport des archives lors d’un stockage en urgence ?
Des règles très strictes sont respectées par le prestataire de transport et de déménagement d’archives lors d’un stockage en urgence. Celui-ci doit porter une attention particulière à la fragilité des documents physiques transportés, mais aussi aux contraintes de confidentialité et de sécurité. Le transfert des papiers s’effectue au sein de camions équipés de suspensions pneumatiques. Cela permet aux documents fragiles d’être transportés en toute sécurité. Afin de ne pas contaminer les archives chimiquement ou biologiquement, les véhicules de transport sont nettoyés et désinfectés entre chaque déménagement. Le déménagement d’un dépôt d’archives en urgence ne peut pas se réaliser à l’improviste. Pour cela, il est nécessaire d’avoir du personnel formé à cet effet. Lorsque cela est urgent, le stockage archive peut être temporaire ou permanent. Quoi qu’il en soit, une organisation spécifique est mise en place pour que l’opération se déroule dans de bonnes conditions. En cas de stockages urgents, l’entreprise qui prend en charge le déménagement des archives fait une analyse des papiers existants, de leur volume et de leur conditionnement. Ensuite, celle-ci met en œuvre des procédures, ainsi qu’une gestion de transfert d’archivage. Cela prend la forme d’un cahier des charges qui peut contenir un plan de classement, une procédure d’inventaire ou une procédure de récolement. Le prestataire définit les obligations qu’il faut respecter en ce qui concerne la confidentialité, la méthodologie, le planning, la protection physique et l’assurance. Il prépare les archives à stocker et indique leur emplacement de départ, ainsi que leur localisation d’arrivée.
Stockage d’archives urgent avec Reisswolf
Vous êtes à la recherche d’un prestataire sérieux et fiable pour votre stockage d’archives urgent ? Pour tout stockage d’urgence, Reisswolf met à disposition des entrepôts hautement sécurisés. Les locaux sont aux normes concernant la température et l’humidité et sont nettoyés régulièrement, afin de ne pas compromettre le bon état des documents stockés avec de la poussière ou des moisissures. Les pièces que Reisswolf utilise pour stocker en urgence les archives des entreprises bénéficient d’une sécurité irréprochable. Des dispositifs de sécurité et anti-incendie sont installés dans les entrepôts. De même l’accès aux données est sécurisé. Pour obtenir plus d’informations et connaître les services et les prix proposés, une demande de devis en ligne, gratuit et sans prise d’engagement, est fortement recommandée. Il suffit de remplir un petit questionnaire rapide et d’y indiquer sa situation et ses attentes. Vous recevrez ensuite un devis stockage urgence adapté à vos besoins et à votre budget.
