La masse de documents, tout comme celle des données, ne cesse de croître. Une évolution que le développement informatique et Internet ont accentuée. La gestion de ces informations sur papier ou sous forme électronique constitue un véritable enjeu stratégique pour les entreprises. Cet article aborde les points principaux de l’archivage documentaire.
L’importance de l’archivage
L’archivage documentaire est essentiel, et même vital, à plusieurs titres :
- assurer une base de référence qui permettra la prise de décision,
- permettre la vérification et les analyses comptables et financières,
- disposer rapidement et en permanence d’informations utiles au fonctionnement de l’entreprise,
- préserver la mémoire, le patrimoine, et donc le savoir-faire de l’entreprise,
- garantir la sécurité des archives physiques ou numériques stockées dans des lieux sécurisés contre les sinistres, l’intrusion mais aussi le piratage informatique,
- optimiser les coûts : grâce au gain d’espace, de temps et à une meilleurs efficacité dans la recherche des documents,
- c’est un moyen de preuve vis-à-vis des clients, fournisseurs, des salariés ou de l’administration. La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs public à conserver leurs archives pendant une durée minimale pour protéger ses droits en cas de litige et justifier de son activité lors de contrôles.
Pour assurer l’archivage des documents plusieurs solutions s’offrent aux entreprises. A commencer par internaliser cette opération.
Entreprises : les stratégies d’archivage
Pour assurer l’archivage des documents plusieurs solutions s’offrent aux entreprises.
La gestion interne de l’archivage
Lorsque la société a peu d’archives et assez de place pour stocker les documents elle peut opter pour une solution d’archivage en interne. Ce qui lui permettra d’accéder à ses fichiers à tout moment. Pour ce faire elle doit :
- engager une réflexion sur le type de classement à archiver et leurs volumes. Ce travail consiste à définir les besoins et les coûts engendrés par les charges de personnel liées à l’archivage en interne, la recherche de documents non ou mal archivé ou encore l’investissement matériel,
- choisir une méthode de classement et s’équiper de boîtes et de conteneurs d’archives, de rayonnages mobiles, scanners, incinérateurs…
- mettre en place un serveur où les fichiers stockés seront partagés. Mais aussi sécuriser cet espace de stockage afin que seules les personnes qui sont autorisées puissent y accéder,
- mettre en oeuvre son propre système d’archivage électronique (SAE),
- former le personnel,
- sécuriser les lieux de stockage et les assurer contre d’éventuels sinistres.
Toutefois commander un audit, former ou recruter du personnel et faire l’acquisition de nouvelles technologies peut s’avérer complexe et coûteux. De sorte qu’ externaliser l’archivage de ses archives présente de nombreux avantages.
L’externalisation de l’archivage documentaire
En confiant l’archivage de ses documents physiques ou électroniques à un tiers-archiveur l’entreprise se libère de nombreuses contraintes, réalise des économies et profite de services experts performants. Très concrètement cela se traduit par :
- le gain d’espace, de temps et de ressources lui permettant de se concentrer sur son coeur de métier et des activités à forte valeur ajoutée,
- le stockage des archives dans des locaux sécurisés répondant à des normes de sécurité contre les intrusions, incendies, dégâts des eaux, la poussière et les nuisibles,
- le stockage des données sur des serveurs dédiées. le recours à des ressources mutualisées (locaux, personnel, moyens techniques ou financiers) et donc moins onéreuses. Qui plus est, l’entreprise profite d’un matériel performant et récent,
- l’assurance d’une traçabilité des documents de leur création à leur destruction,
- un contrôle de l’accès aux documents garanti,
- la certitude de l’authenticité des archives assurée par l’horodatage ou la signature électronique.
Enfin, avoir recours à un professionnel de l’archivage documentaire c’est être au fait des dernières évolutions technologiques et réglementaires. L’entreprise peut ainsi de tirer le meilleurs parti de cette gestion documentaire et optimiser l’activité de l’entreprise.
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