Sécurisation des archives physiques de l’entreprise
Sécurisation de vos archives
La sécurité des archives physiques d’une société est au cœur des préoccupations. Les petites et grandes entreprises sont obligées de prendre des mesures efficaces, afin d’assurer la protection, l’intégrité et la confidentialité de leurs documents papier. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la sécurisation des archives physiques de l’entreprise et faites appel à un professionnel agréé pour la gestion, la conservation et la destruction de vos documents confidentiels.
Pourquoi un archivage physique sécurisé des documents d’entreprise est-il important ?
Avant de vous divulguer les solutions pour la sécurisation des archives physiques d’une entreprise, intéressons-nous de plus près au sujet. L’archivage physique sécurisé des documents d’entreprise est essentiel pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, en plus d’être une contrainte légale, la gestion et la sécurisation de ses archives format papier sont une nécessité pour les sociétés de toute taille. Que ce soit des papiers physiques ou électroniques, les professionnels sont tenus d’archiver leurs documents pendant toute la durée de conservation minimale obligatoire. Ce délai de conservation des documents fait référence à la période pendant laquelle l’administration peut réaliser des contrôles, mais également celle où les entreprises ont le droit de faire valoir leurs droits en cas de litige ou de contentieux. C’est pour cette raison que la sécurité des documents archivés physiquement est indispensable. Toutefois, l’archivage des documents papier est une procédure compliquée, d’autant plus lorsque les règles et les bonnes pratiques ne sont pas effectuées dans le respect de la législation en vigueur (classement, stockage, destruction). Même si gérer des archives peut paraître une action simple, étant donné qu’il suffit de ranger, de classer et de conserver ses papiers, ce processus ne doit pas être pris à la légère et de nombreux points doivent être respectés. Pour un archivage efficace, il est essentiel de conserver et de garder les documents de l’entreprise en parfait état, afin que leur recherche et leur restitution puissent se faire à tout moment, et pour cela les sécuriser est crucial. Il ne s’agit pas ici d’un simple stockage pour respecter la période de conservation des papiers, mais plutôt d’une gestion globale de l’archivage physique de ces derniers. Cette gestion fait partie d’une politique d’archivage durable, qui prend en compte la création jusqu’à la destruction des documents.
Comment sécuriser les archives papier de son entreprise ? étapes
Pour sécuriser les archives papier de son entreprise, plusieurs étapes doivent être respectées :
- 1-Mettre en place une politique de gestion documentaire : pour une sécurisation optimale des archives physiques des sociétés, la mise en place d’une politique de gestion documentaire solide est primordiale. Afin de préserver les documents d’entreprise, cette politique ne doit pas être négligée et concerne toutes les étapes présentées ci-dessous ;
- 2-Classer les papiers : le classement des documents physiques est la deuxième étape pour mettre en sécurité les archives de l’entreprise. Pour que les papiers soient classés de manière rigoureuse, la société doit notamment identifier les informations contenues au sein de chaque dossier. Grâce à cette classification et à la définition de leur valeur, les archives physiques sont mieux organisées et sécurisées ;
- 3-Établir des procédures pour la gestion des archives papier : l’établissement de procédures claires pour gérer ses archives physiques passe par le détail d’instructions concernant la façon de manipuler, stocker et sécuriser les documents jusqu’à la date limite de conservation ;
- 4-Connaître les délais légaux de conservation des documents : pour plus de sécurité, savoir combien de temps il faut conserver ses archives sous forme papier est important. Cela permet de s’assurer que chaque document est conservé pendant la durée obligatoire et détruit conformément à la loi ;
- 5-Procéder à la conservation physique des archives dans un lieu adapté : cela permet d’être sûr que l’entreprise stocke ses papiers dans des conditions optimales et qu’elle évite ainsi tout dommage, perte ou vol des données ;
- 6-Détruire les documents obsolètes : afin de réduire le risque de compromission des informations sensibles et de libérer de l’espace de stockage, il est nécessaire de procéder à la destruction sécurisée des documents papier.
Sécurisation des locaux où les archives physiques sont conservées
La sécurisation des locaux des archives physiques est tout aussi importante que la gestion documentaire. Pour une sécurité optimale des papiers, la première chose à faire est de s’occuper du contrôle d’accès. Cela signifie que la société doit permettre uniquement aux personnes autorisées d’accéder au local d’archive. Pour y parvenir, la mise en place de contrôles biométriques, de serrures sécurisées ou encore de systèmes de verrouillage est indispensable. Une formation des salariés en ce qui concerne les enjeux du contrôle d’accès et le respect des politiques de sécurité est nécessaire. Il faut également sécuriser les documents archivés en leur apportant une protection contre les inondations et les incendies.
En effet, ce type de catastrophe naturelle peut mettre en danger les archives papier d’une entreprise. Ainsi, pour la prévention contre ces événements, la société doit faire le choix d’un stockage de son archivage physique au sein d’un environnement sûr avec des systèmes de détection d’inondations et d’incendies, mais également d’un entreposage des documents dans des boîtes étanches sur des étagères spécialement conçues pour être imperméables. Toutes ces techniques réduisent les risques et sécurisent un maximum les archives de sa société. La surveillance et la sécurité physique des documents conservés de l’entreprise sont également un point à considérer pour éviter tout accès non autorisé. Il est possible d’installer des alarmes et des caméras de sécurité. Pour plus de renfort, la présence d’agent de sécurité est recommandée, ce qui permet de dissuader les personnes qui s’introduisent sans autorisation. L’enregistrement détaillé des salariés qui peuvent accéder aux archives est aussi un point essentiel. Il en va de même pour les heures et dates concernant cette accessibilité. Tout cela donne la possibilité de renforcer la sécurisation et la traçabilité.
Autres conseils pour la sécurisation de ses archives d’entreprise
Pour la sécurisation des archives physiques d’entreprise, il est aussi possible de :
- Mettre en place de politiques de confidentialité : étant donné que les documents d’entreprise qu’il est nécessaire d’archiver contiennent la majorité du temps des informations commerciales sensibles et les données personnelles des salariés, l’établissement d’une politique de confidentialité stricte est conseillé. Cela donne la possibilité aux entreprises d’être certaines que leurs informations sont en sécurité et non compromises. Pour y parvenir, celles-ci peuvent établir des procédures pour la manipulation et l’accès aux archives et classer les documents selon le niveau de confidentialité de chacun d’eux.
- Souscrire à une assurance adaptée : lorsqu’il y a une inondation, un incendie ou un vol, la souscription à une assurance adéquate permet la récupération de la valeur des documents endommagés ou perdus.
Les bonnes pratiques à appliquer pour une gestion des documents archivés de l’entreprise en toute sécurité
| Gestion des archives physiques pour une sécurisation optimale | Conseils |
| Identification des papiers | – Faire une liste des types de documents de façon standard et claire – Coller des étiquettes sur les classeurs et boîtes en y indiquant les informations essentielles – Mettre des numéros et codes sur chaque document physique |
| Organisation physique des documents | – Mettre les documents dans des boîtes, classeurs et étagères adaptés à leur volume – Structurer son classement de manière cohérente et logique – Ne pas surcharger – Avoir des allées de circulation |
| Sécuriser et restreindre l’accès aux archives | – Prévoir des mesures de sécurisation pour la protection des archives physique des entreprises et de prêt temporaire des documents – Disposer d’un accès limité aux uniques personnes autorisées |
| Mise en place d’une politique de conservation | – Planification régulière des évaluations pour l’ajustement si besoin de la politique de conservation – Établissement des délais de conservation des papiers selon la législation – Réalisation d’une procédure pour détruire les documents obsolètes et classer les papiers à garder |
| Réalisation d’un inventaire | – Maintien d’un inventaire des archives en incluant le contenu conservé, la date de stockage et de destruction – Mise à jour de l’inventaire après avoir ajouté ou retiré un document physique |
| Former les collaborateurs | – Formation des salariés sur les procédures de gestion des archives – Sensibilisation des collaborateurs pour qu’ils respectent les politiques de confidentialité et les politiques de sécurité |
Faire appel à un professionnel certifié pour archiver et sécuriser les papiers de sa société
Faire appel à un professionnel certifié pour archiver et sécuriser les papiers de sa société offre divers avantages. Les entreprises de gestion des archives physiques disposent de locaux adaptés à cet effet. En passant par un tiers archiveur, les documents des entreprises sont protégés contre les catastrophes naturelles et le vol d’informations confidentielles. Ce dernier s’assure de la sécurité, de la conformité, de la gestion optimisée et de la réduction de frais liés à l’archivage. Il prend en compte la confidentialité et respecte les obligations légales en ce qui concerne la production, la conservation et la restitution des archives physiques. Pour une sécurisation des papiers archivés de l’entreprise, contacter Reisswolf est tout à fait possible. Ce professionnel de l’archivage physique fournit des solutions fiables répondant aux besoins de chaque client. Il protège et sécurise les archives des entreprises en tout lieu et en tout temps.