Le récolement est une opération de contrôle physique de la présence de documents et d’objets dans un dépôt d’archives, une bibliothèque, un centre de documentation ou un musée.
Les collections sont passées en revue pour vérifier la présence effective des pièces, en les comparant avec le fond théorique indiqué sur le registre d’inventaire ou le catalogue topographique papier ou informatique. Cette opération permet également de dresser le bilan de l’intégrité et de l’état de conservation de ces collections
COMMENT PROCÉDER AU RÉCOLEMENT ?
Le récolement est obligatoire :
- pour les archives municipales : dans l’année qui suit chaque élection municipale et de groupement de communes. Il doit également être effectué lors d’un changement de maire ou de président en cours de mandat, et lors du transfert des archives dans un nouveau local.
Il s’agit pour les mairies de recenser les archives de la commune. Le maire sortant remet alors au maire entrant un inventaire détaillé des dossiers communaux ou une liste des documents principaux conservés en mairie ainsi qu’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives communales.
- pour les archives départementales : à chaque changement de directeur,
- pour les musées : tous les 10 ans. Le récolement permet ici de localiser les objets inscrits sur le registre d’inventaire du musée, de vérifier leur marquage, les sources documentaires et leur état. La traçabilité des collections patrimoniales est ainsi assurée. Certains musées ferment temporairement, suspendent leurs expositions ou renforcent leurs équipes pour mettre en œuvre cette opération.
Le récolement hors du cadre réglementaire :
Bien que non obligatoire pour les bibliothèques et les centres de documentation, ces organismes s’y plient régulièrement. Avant de lancer l’opération ces derniers re-classent soigneusement les pièces et objets dans leurs rayonnages.
Pendant cette période, afin de faciliter le récolement, les prêts de documents ne sont plus assurés comme habituellement. Cette vérification des collections permet d’effectuer un juste état des lieux des pièces présentes et manquantes. De sorte que celles qui manquent pourront, si nécessaire, être remplacées. Le catalogue de la bibliothèque sera également mis à jour.
Enfin, les archivistes pratiquent régulièrement des récolements hors du cadre réglementaire pour dresser un état des lieux des fonds. Ils identifient les documents à détruire à l’expiration de leur durée d’utilité administrative, et ceux à conserver au titre d’archives définitives.
Récolement : une obligation légale ou nécessaire ?
Le récolement peut être effectué de plusieurs façons :
- manuellement : l’équipe dispose d’une liste exhaustive des documents avec leur localisation et leur cote. La présence des pièces est contrôlée dans les rayons. Ils sont cochés sur le registre d’inventaire lorsqu’ils sont présents. Les pièces manquantes sont supprimés du catalogue ou mentionnés dans le registre d’inventaire s’il y en a un.
- informatiquement : il faut être équipé d’une douchette, d’un lecteur de puces RFID portatif et d’un ordinateur doté d’un logiciel de gestion informatique. Il suffit de scanner les codes-barres. Le logiciel se charge ensuite de comparer le catalogue avec les identifiants enregistrés et génère une liste des documents manquants et une liste de documents anormalement présents.
Bien entendu, il faudra ensuite veiller à effectuer les corrections nécessaires.
Outil technique précieux de gestion, le récolement est d’une grande utilité. Il permet d’avoir une bonne connaissance des fonds d’archives, de vérifier leur état de conservation, d’évaluer les conditions de stockage et d’effectuer la destruction de certains documents.
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