Plan de classement : c’est quoi ?
Un plan de classement fait référence à un système de classification des documents archivés. Ce type de plan permet d’organiser, de structurer et de classer les documents d’archives pour une meilleure connaissance et une meilleure gestion. Le plan de classement permet de classifier et de retrouver facilement les archives courantes et intermédiaires. Pour ce qui est des archives définitives, celui-ci donne la possibilité de les placer et de les ordonner dans un service dédié. Le service d’archives a comme objectif de les préserver et de les conserver, mais également d’éviter tout vol, perte et dégradation accidentelle. Classer des archives selon un plan bien défini est la meilleure solution pour organiser durablement et de manière systématique les documents. Le plan de classification est considéré comme un tableau de bord de l’archivage de documents. Il classe et hiérarchise les archives papier et les archives numériques qui reflètent l’activité de l’entreprise. Un tel classement des archives utilise une méthode thématique pour le dressement d’une arborescence qui permet d’organiser des documents par sujets, c’est-à-dire du contenu général au contenu particulier. Il y a ensuite des sous-thèmes. Un indice ou une côte précèdent les sujets répertoriés. Il peut s’agir notamment d’un code alphanumérique, d’un code alphabétique ou encore d’un code chiffré. Cela donne la possibilité de retrouver les documents papier ou électroniques de manière plus simple et rapide. Les plans de classement sont des outils de travail efficaces pour les professionnels qui veulent une gestion optimale de leurs archives. Ce plan peut être personnalisé et s’adapter au fonds d’archives qui existe déjà.
Quels sont les différents types de classement ?
Différents types de classement existent :
- Plan de classement thématique : un tel plan fait référence au système de classement que l’on utilise le plus dans le domaine du secrétariat. En utilisant ce système, l’entreprise regroupe ses documents d’archives par rubrique et ensuite par thèmes pour les ranger. Avec ce type de classement, elle peut mieux localiser ses documents archivés. C’est une classification typologique et thématique.
- Plan de classement numérique : cette solution de classement est utilisée la majorité du temps par les archivistes pour la gestion de documents de gros volume. Un numéro d’identification est attribué à chaque document pour les classer.
- Plan de classement alphabétique : cette technique de classification s’adapte très bien aux fonds documentaires. Elle a comme objectif de ranger les documents en fonction de leurs titres.
Toutes les méthodes de classement peuvent se combiner entre elles.
Pourquoi l’établissement d’un plan de classement des documents est-il important pour la gestion des archives ?
L’établissement d’un plan de classement des documents pour la gestion des archives est important pour de nombreuses raisons. L’un des avantages principaux est de classer efficacement les documents pour les retrouver plus facilement et rapidement. Le plan de classification des archives est basé sur une méthode d’organisation et de classement des documents conservés qui reflète l’activité entière d’une société. Le classement des documents en deux catégories séparées est conseillé. Il y a notamment les documents de gestion et les documents de fonction. Il faut retenir que ce type de classement n’est pas seulement établi pour une conservation pérenne et sécurisée des documents archivés. Elle sert aussi à accéder aux archives de manière facile. Pour cela, la connaissance des critères d’un plan de classement est indispensable.
Les critères d’efficacité d’un plan de classification des archives
Grâce au plan de classement, les documents d’archives peuvent être regroupés de manière logique et hiérarchique (métiers, activités, fonctions, sujets ou catégories). C’est une méthodologie d’archivage qui doit répondre à des critères d’efficacité bien précis. Les critères d’efficacité d’un plan de classification des archives sont l’accessibilité, la mise à jour, l’épuration et la fiabilité.
Accessibilité
L’objectif de l’accessibilité est l’identification des documents pour que l’entreprise puisse les retrouver facilement et simplifier leur accès.
Mise à jour
Un autre critère d’efficacité du plan de classement concerne la mise à jour. Il faut que l’entreprise mette à jour l’ensemble de ses documents conservés et archivés pour que leur partage soit plus simple et que leur traçabilité soit assurée.
Épuration
L’épuration consiste à éliminer les documents qui ne sont pas utiles ou qui n’ont pas leur place dans le classement des archives (exemple : documents en doubles).
Fiabilité
Il est important qu’un plan de classement soit un maximum fiable pour que l’entreprise retrouve ses documents, peu importe l’étape du cycle de vie.
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
Pour réaliser un plan de classement efficace, plusieurs étapes sont à respecter :
- Analyse des besoins ;
- Réalisation d’un inventaire de l’existant ;
- Catégorisation des documents ;
- Mise en place d’un index ;
- Établissement des règles de nommage précises ;
- Détermination des droits d’accessibilité ;
- Réalisation d’une phase de recette ;
- Mise à jour régulière du plan de classement.
Quels sont les avantages d’un plan de classification des documents archivés
Le plan de classification des documents archivés présente une multitude d’avantages. Ce dernier est avantageux pour déterminer et structurer les documents dans un système d’archivage. Il permet une gestion de l’information plus efficace, et ce, peu importe le type de structure (organisme public, entreprise privée, association, etc.). Le plan de classement rend plus simple la recherche et la récupération des documents, ce qui permet de gagner du temps. De même, il donne la possibilité d’optimiser la gestion des documents administratifs, des documents comptables, des factures, des contrats et autres. Grâce à un classement précis, les documents peuvent être accessibles rapidement, qu’il s’agisse d’un archivage physique ou d’un archivage électronique. Lorsqu’il s’agit de formats digitaux, les plans de classification simplifient le stockage électronique et la numérisation. Cela offre une plus grande sécurité et une meilleure automatisation des flux documentaires. Les classements de ce type favorisent l’augmentation de la productivité en entreprise, étant donné que le temps pour retrouver un document est fortement limité. Un autre avantage d’un classement des documents est qu’il assure une sécurité d’un point de vue légal. L’entreprise peut donner un justificatif en cas de contrôle, et ce, dans les temps.
Est-ce que le plan de classement est obligatoire ?
L’obligation d’un plan de classification des documents est influencée par le type de structure. Par exemple, le plan de classement est obligatoire pour les administrations publiques, comme les communes. La gestion des archives administratives est essentielle, étant donné qu’il faut qu’elles restent accessibles. Les structures privées sont obligées de conserver leurs documents pendant une durée minimale. Néanmoins, le plan de classification n’est pas une obligation juridique pour les entreprises privées, mais reste fortement recommandé. En effet, classer efficacement ses archives permet de respecter les délais de conservation obligatoire des documents d’entreprise. Ces délais sont différents en fonction de la nature du document. Les différents types de plans de classement sont essentiels pour l’archivage et la gestion documentaire. La définition des types de documents, de leur durée de conservation légale et de leur utilité est un aspect important à ne pas négliger. Il convient de créer une arborescence intuitive et de déterminer les métadonnées pour les documents au format numérique. Le plan de classement est un outil de gestion documentaire crucial pour des raisons d’organisation réglementaires et économiques. Toutefois, la mise en place d’un tel classement documentaire demande d’avoir de solides compétences et connaissances dans le domaine, mais également du temps. Pour ne pas impacter leur activité, les entreprises ont tout intérêt à confier leur plan de classement à un spécialiste de l’archivage expérimenté, qualifié et certifié.
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