Gestion des archives médicales
nos solutions d’archivage
Les archives de Santé
La loi impose une conservation longue des données personnelles à caractère médical. La problématique de l’archivage de ces données est par conséquent très importante.
Pour les établissements publics ou privés, la durée réglementaire de conservation des dossiers médicaux est de 20 ans minimum à compter du dernier passage du patient dans l’établissement.
Pour les praticiens libéraux, la durée réglementaire de conservation est de 10 ans à compter de la stabilisation de la santé du patient
Le délai de communication du dossier médical au patient est de huit jours à compter de la demande pour les dossiers récents et deux mois pour les dossiers anciens, c’est-à-dire ceux dont la dernière pièce remonte à plus de 5 ans ou si il y a eu admission en psychiatrie.
Les besoins en archivage des professionnels de santé
- Respect du secret médical et du RGPD : offre plusieurs moyens d’anonymisation des données personnel. Nous pouvons indexer en fonction d’un numéro de dossier. Ou réaliser un classement alphabétique ou chronologique des dossiers afin d’indexer les dossiers par bornage alphabétique. Le secret médical est préservé et la recherche facilitée.
- Connaissance des législations et conseils archivistes : La bonne conservation des dossiers médicaux est importante
- Conservation d’échantillon dans le cadre de la pharmacovigilance.
- Conservation sur longue durée et sécurisée
- Possibilité de payer la totalité de la conservation pendant la durée légale avec destruction en fin de contrat dés la première année (médecin qui partent à la retraite)
- Site agréé par le Ministère de la culture pour les archives publiques
- Mise à disposition d’un système de stockage Cloud inclus avec RWAM pour le stockage des documents scannés
- Stockage de dossier pour la médecine du travail
Prestations et savoir-faire en archivage médical
- Conseil, audit et formation
- Stockage sécurisé et optimale pour de la conservation de longue durée
- Destruction confidentielle des archives avec ESAT local partenaire pour favoriser l’insertion
- Numérisation des dossiers de production pour accès immédiat en cas d’audit
- Classement des dossiers
- Mise à disposition d’un système de salle de communication sur site en cas de besoin
- Rapatriement des archives en moins de 24h pour les hauts de France en J+1 pour les autres régions
- Logiciel adaptable à tout type de structure (pharmacie, médecin indépendant, hôpital et clinique, centre de médecine du travail, Grands groupes pharmaceutiques, PME dans le domaine de la santé, etc.)
- Stockage dans zone climatique contrôlé, avec variation ou faible variation selon les besoins.
Nos cas clients d’archivage dans le domaine médicale et pharmaceutique
Entreprise pharmaceutique spécialisée dans le matériel chirurgical et implanté sur 4 continents. Nous stockons les archives de son siège et de ses deux sites français, ainsi que des échantillons de production dans le cadre de la pharmacovigilance.
Un très gros projet qui a nécessité plusieurs mois de travail et de nombreuses réunions afin de lancer une politique d’archivage normalisée, basée sur notre logiciel.
Aujourd’hui, tous les services ont accès à leurs archives de façon sécurisée. Et grâce aux scans sur demande, ont accès à leurs documents en un temps record en cas d’audit.
Nous conservons les archives d’un médecin généraliste qui part à la retraite sans repreneur de patientèle, ce qui arrive fréquemment en zone rurale. Il a la responsabilité des dossiers de ses patients pendant 10 ans à compter de la dernière consultation. Attention cependant, en tant que médecin libéral vous avez la possibilité de voir votre responsabilité civile recherchée dans un délai de trente ans. Nous stockons ainsi l’ensemble de ses dossiers patients, afin qu’en cas de demande de restitution de dossier, nous puissions fournir les documents à ses anciens patients.
DIRECCTE Normandie : stockage des dossiers de la médecine du travail des sites ICPE fermés du Calvados. Dans le but de prévenir les maladies professionnelles et pour permettre le suivi médical des anciens employés, les dossiers sont conservés 50 ans à compter de la fermeture de l’usine. Nous conservons des radios et de dizaines de milliers de dossiers médicaux.
