Entrepôt de stockage d’archives

Pourquoi stocker ses documents professionnels dans un local d’archives ?

Stocker ses documents professionnels dans un local d’archives apporte de nombreux avantages. Dédier un espace à l’archivage de documents évite la dégradation de ces derniers, grâce notamment à un environnement contrôlé, ainsi qu’une gestion de la température et de l’humidité optimale. La conservation des documents papier et numérique est obligatoire pendant une certaine durée minimale. De ce fait, il est important de ne pas dégrader les archivages de longue durée. Le stockage de ses archives dans un entrepôt donne la possibilité de protéger ses documents contre le vol, les inondations, les incendies et le vandalisme. Lorsqu’une entreprise perd un document archivé avec des données sensibles, celle-ci peut subir de lourdes conséquences concernant sa confidentialité, ses finances et son commerce. Il est donc essentiel de les conserver dans un lieu sûr. C’est également une solution qui offre une meilleure organisation des archives en interne. Les locaux d’archives peuvent centraliser les papiers et les ranger dans un compartiment dédié et unique à chaque personne. Ce type de local facilite l’accès et la consultation des documents dès que cela est nécessaire. Lorsque l’entrepôt est bien administré, l’organisation de l’archivage est meilleure. Pour cela, utiliser des solutions et des outils adaptés en fonction du type de papier à conserver et de la taille de la structure est essentiel.

Les conditions obligatoires à respecter pour les entrepôts de stockage des archives

Les entrepôts de stockage des archives doivent respecter de nombreuses conditions obligatoires. Il faut notamment que l’emplacement soit simple d’accès, et ce, aussi bien s’il se trouve en interne qu’en externe des locaux de l’entreprise. Utiliser un local d’archivage au sein d’un bâtiment annexe est tout à fait possible si l’espace est trop petit pour le nombre de documents à conserver. Prévenir le directeur des Archives départementales est obligatoire lorsque les collectivités territoriales souhaitent construire, aménager ou bien faire une extension de locaux pour la conservation de leurs papiers. Voici les normes devant être respectées pour la construction, l’extension ou l’aménagement d’un tel entrepôt :

• Température ambiante constante entre 16°C et 20°C : pour avoir toujours la même température en hiver et en été, il est obligatoire de disposer d’un système de climatisation et d’un système de chauffage ;
• Taux d’humidité à 55 % maximum pour une meilleure préservation des archives ;
• Système de protection des documents archivés : vidéo surveillance, alarme incendie, etc.) ;
• Mise en place de stores pour les locaux qui disposent de fenêtres : pour conserver au mieux les papiers dans un entrepôt, l’exposition à la lumière est à éviter ;
• Éclairage artificiel avec luminaire de 150 lux maximum à installer au plafond des allées. Ces lumières ne doivent surtout pas être posées au-dessus des étagères où les archives sont stockées ;
• Système de ventilation pour un renouvellement de l’air régulier et efficace ;
• Mettre en place de grandes étagères robustes pour un excellent entreposage des archives ;

La taille de l’entrepôt doit être suffisamment grande pour accueillir tous les documents à stocker. Il est vrai qu’au bout de quelques années, les documents papier et les documents électroniques sont détruits. Cependant, des nouveaux y sont stockés constamment et régulièrement pendant toute l’année. De ce fait, le local ne doit pas être trop étroit pour entreposer les documents correctement. Un espace de stockage des documents trop petit peut compromettre la bonne gestion des archives. Une entreprise qui dispose d’un local dont la taille n’est pas suffisante peut toujours envisager un déménagement des archives. Toutefois, cela consiste en une opération longue et chronophage qui peut être évitée en prévoyant à l’avance un entrepôt suffisamment spacieux pour le stockage de ses archives. La meilleure solution est de passer par un archiviste qui possède un grand local.

Étapes du stockage d’archives dans un entrepôt par un professionnel

Les prestations proposées par les spécialistes concernent le stockage, la gestion, la conservation, ainsi que la recherche des documents. Voici les étapes du stockage d’archives dans un entrepôt par un professionnel :

1. 1-Produire un procès-verbal d’inventaire en format papier ou en format numérique ;
2. 2-Rechercher des pièces sur demande après avoir contrôlé les habilitations ;
3. 3-Mettre les pièces à disposition (celles-ci peuvent se consulter ou se livrer) ;
4. 4-Consulter les entrées et les sorties des papiers (traçabilité).

Pour transférer les archives vers un centre de stockage, les différentes étapes sont les suivantes :

1. 1-Retirer et transporter les conteneurs vers l’entrepôt conforme aux normes de sécurité ;
2. 2-Remettre un bon pour enlèvement ;
3. 3-Installer un rayonnage en mode aléatoire pour une confidentialité totale ;
4. 4-Saisir la localisation des conteneurs de manière informatique ;
5. 5-Contrôler les positionnements.

Lors du transport et de la conservation des archives dans un conteneur, les documents sont conservés en toute sécurité jusqu’au site de gestion agréé. L’accès aux papiers est facilité une fois qu’ils sont stockés dans l’entrepôt. Uniquement les personnes désignées par l’entreprise ont le droit d’accéder à ces informations protégées. Les documents archivés de chaque entreprise se trouvent dans un compartiment différent, afin qu’ils ne se mélangent pas.