Destruction des archives
Détruisez vos archives papiers et numériques
La destruction des archives papier et numérique est un enjeu majeur, notamment en ce qui concerne la protection des données sensibles. Qu’il s’agisse de la destruction de l’archivage électronique ou de l’archivage papier, la procédure répond à des règles générales identiques. Quoi qu’il en soit, pour éviter tout risque de fraude, il est essentiel que les informations de l’entreprise soient détruites de manière 100 % sécurisée et confidentielle. Découvrez comment détruire les archives de son entreprise, que ce soit sous format papier ou format digital, les raisons pour lesquelles cette élimination est importante, ainsi que la durée de conservation des documents.
Pourquoi faut-il détruire ses archives papier et archives numériques ?
L’archivage des documents est obligatoire pour les entreprises de tout secteur, celles-ci doivent ainsi conserver leurs papiers physiques et électroniques pendant une durée minimale imposée par l’État. Détruire ses archives papier et archives numériques est important pour diverses raisons. Après le délai légal, les documents d’entreprise archivés doivent être détruits pour des raisons de confidentialité. Le professionnel peut toutefois décider d’allonger la durée de conservation, si et seulement si les documents ne contiennent pas d’informations personnelles. En effet, cela permet d’éviter tout vol de documents sensibles avec des données personnelles que la société ne souhaite pas dévoiler. En ce qui concerne le format numérique, lorsque la date de conservation arrive à terme, le système d’archivage électronique envoie une notification avec préavis à l’entreprise qui peut ainsi décider ou non de la destruction de ses documents. Elle peut aussi opter pour la prorogation de la durée avec justificatif. Cela permet notamment de ne pas détruire malencontreusement les papiers numérisés ou au contraire de dépasser le délai par erreur, ce qui provoquerait le non-respect de la législation concernant la protection des données personnelles. Pour tout manquement à cette obligation, l’entreprise peut avoir de lourdes sanctions. Il est important de savoir que les documents papier et électroniques sont conservés uniquement en cas de contrôles de l’administration fiscale, mais aussi pour prouver l’existence d’une obligation ou d’un droit et de conserver l’historique, ainsi que les données clés de l’activité pour se protéger et disposer d’une preuve en cas de litige ou de contentieux. La destruction de ses archives est donc une étape indispensable pour rester conforme au règlement RGPD (règlement européen sur la protection des personnes physiques vis-à-vis du traitement des données à caractère personnel et de la libre circulation des données).
À quel moment les archives d’entreprise sont-elles détruites ?
Les professionnels respectent les délais de conservation fixés dans le plan d’archivage pour détruire les documents confidentiels. Cela signifie que les archives d’entreprise sont détruites selon la durée imposée pour les conserver, qui est différente en fonction de la nature des papiers physiques et numériques.
Quelle est la durée de conservation des documents archivés à respecter avant leur destruction ?
Pour savoir quand procéder à la destruction des archives confidentielles, connaître le délai légal pour les conserver est essentiel. La durée de conservation des documents archivés à respecter avant leur destruction est la suivante :
| Durée de conservation des archives | Nature du document archivé |
| 3 ans | – Factures clients et factures fournisseurs – Comptes annuels – Livre commerce et annexes |
| 5 ans | – Statuts de la société – Registre de procès-verbaux – Registres et ordres – Contrats d’acquisition |
| 10 ans | – Feuille de pouvoir – Feuille de présence – Rapport du gérant – Convocation assemblées générales |
| 30 ans | – Registre des délégués du personnel – Correspondance commerciale – Dossiers relatifs aux accidents de travail – Documents de la banque – Livre de paie – Pièces constitutives de l’entreprise |
Déroulement de la destruction et de l’élimination des archives sous format papier
La destruction d’archives fait référence à une procédure obligatoire dont le but est d’éliminer tous les documents qui ont une date de conservation arrivée à échéance et aucune valeur patrimoniale qui implique de les sauvegarder définitivement. C’est la politique d’archivage qui s’occupe de l’évaluation des documents à détruire en prenant en compte s’ils sont périmés ou obsolètes. La destruction des archives sous format papier demande de procéder à un suivi, grâce à la réalisation d’un bordereau d’élimination. Pour détruire des documents d’entreprise, faire appel à une entreprise de gestion des archives et de protection des données est la meilleure solution. Cette dernière pourra ainsi délivrer au professionnel un certificat de destruction qu’il devra conserver de façon définitive.
Certificat destruction archives avec inventaire : c ‘est quoi ?
Le certificat de destruction est donné après l’élimination des archives confidentielles. Ce certificat de destruction des archives désigne un document permettant la traçabilité de l’activité. Il donne également la possibilité de disposer d’un justificatif qui prouve que la destruction à été réalisée dans le respect des règles en vigueur. Ce document certifié est remis à la société dès qu’une opération de destruction de son archivage papier a été faite. Ce certificat permet à l’entreprise de prouver que ses archives ont été détruites par un prestataire qualifié et agréé. Au sein de ce document, nous retrouvons diverses informations :
- Date de destruction du document archivé ;
- Nature du document éliminé ;
- Volume d’archives à détruire ;
- Nom de la société de gestion des archives.
Recyclage des archives sous forme papier
Lorsqu’il s’agit des archives sous forme papier, de nombreux professionnels proposent une prestation écologique. Tous les documents archivés détruits peuvent être recyclés pour favoriser un écosystème et un développement durable. Il est donc tout à fait possible de procéder à une destruction sécurisée des archives et à leur recyclage.
Détruire des archives papier en interne : bonne ou mauvaise idée ?
Si de nombreuses entreprises font le choix d’une destruction de leurs archives en interne et qu’elles font l’acquisition d’une déchiqueteuse pour y parvenir, il faut savoir que cette solution n’est pas entièrement sécurisée et qu’elle se limite à de très petits volumes. Détruire des archives papier en interne est donc une mauvaise idée, le mieux étant de passer par un spécialiste qui pourra prendre en charge cette tâche délicate et complexe de la bonne façon. Les déchiqueteuses ne sont pas fiables à 100 % et ne garantissent pas une destruction définitive des documents papier archivés. De plus, la destruction des archives en interne engendre des frais cachés. De ce fait, détruire soi-même ses archives coûte plus cher que de confier cette tâche à un professionnel réputé. En détruisant des documents en interne selon un processus sérieux, l’entreprise doit monopoliser ses salariés, alors que ces derniers pourraient plutôt se concentrer sur d’autres aspects de l’activité. Une fraude de la part de ses collaborateurs arrive plus souvent lorsqu’il s’agit d’une élimination en interne des documents. Tous les ans, environ 90 % des sociétés subissent vols et pertes de données. Ce sont les employés des entreprises qui sont responsables de plus de la moitié de ces fuites de données confidentielles et d’informations sensibles. Par conséquent, pour qu’il n’y ait aucune fraude au sein de la société, il est recommandé de faire appel à un expert pour la destruction de ces documents après la date limite de l’archivage obligatoire.
Comment procéder à une bonne gestion de la destruction des archives sous format électronique ?
Pour procéder à une bonne gestion de la destruction des archives sous format électronique, dans le respect de la législation, il est important de :
- Mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) ou d’une solution de gestion électronique (GED) ;
- Préparation et conservation des documents en respectant la politique d’archivage ;
- Construction d’un référentiel de conservation des documents grâce aux métadonnées ;
- Identification des délais pour conserver les documents archivés ;
- Préparation des archives ;
- Configuration du système d’archivage numérique pour planifier les campagnes de destruction, afin d’activer les alertes d’échéances pour prévenir les personnes concernées au moment précis ;
- Contact d’un professionnel pour détruire son archivage numérique en toute sécurité. Une société de tiers-archivage remet obligatoirement une attestation de destruction.
Faire appel à une entreprise spécialisée pour la destruction des documents conservés
Faire appel à une entreprise spécialisée pour la destruction des archives numériques et papier permet de se prémunir de toute fraude. Grâce aux services d’une société experte en archivage, la gestion et la destruction des documents conservés s’effectue en toute sécurité. L’entreprise et ses salariés se libèrent ainsi de toute contrainte d’archivage et évitent les coûts cachés. Les professionnels du secteur proposent des prestations complètes incluant la gestion, le stockage, la sécurisation et la destruction de vos archives. Pour plus d’informations, vous pouvez demander un devis destruction archives en ligne, gratuit et sans prise d’engagement.
