Si cette problématique tend à disparaître au fil des ans grâce à la numérisation des documents et à la digitalisation des pratiques, chaque entreprise dispose encore de quelques archives au moins… et de très nombreuses et très précieuses pour certaines ! Ainsi, un déménagement d’archives est un moment délicat qui peut s’avérer un peu stressant. Voici notre liste de bonnes pratiques pour un déménagement d’archives.
Avant le déménagement
- Faites du tri : les archives ne sont pas exemptes de tri et tout n’est pas bon à garder. Aussi, délestez-vous des documents inutiles, qui prennent de la place pour rien et qui risquent de cannibaliser l’espace accordé dans vos nouveaux locaux.
- Calculez le volume dont vous avez besoin : il vous faut pour cela évaluer votre fonds actuel, et estimer la croissance de celui-ci. Effectivement, les archives ont tendance à s’entasser au fil des ans, et il importe de préparer la surface du nouveau local en conséquence.
- Organisez l’inventaire : il est impératif de dresser un inventaire des boîtes avant et après le déménagement afin d’être sûr de n’en égarer aucune. Attribuez-leur un code unique individuel spécifique et dressez-en une liste, que vous checkerez à nouveau une fois le déménagement effectué. Si vous disposez de plusieurs pièces dans les nouveaux locaux, mettez en place un code couleur attribué à chaque pièce pour faciliter la logistique.
Après le déménagement
Organisez l’inventaire d’arrivée : relevez la présence ou l’absence de chacune des boîtes identifiées par un code unique et annotées sur un fichier. Remarquez lesquelles sont manquantes et avisez-en la société de déménagement afin de procéder à leur recherche.
Notre conseil : Réfléchissez en amont à la manière dont vous souhaitez disposer les boîtes, de la plus récente à la plus ancienne, ou l’inverse ? Et faites-en sorte de les ranger en ce sens dans le camion de déménagement, afin de ne pas créer de surplus de manutention.
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